1. Zhodnocení platného právního stavu
Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, změnil mj. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „archivní zákon“), do něhož vložil pravidla atestace elektronických systémů spisové služby. Ta předpokládala, že od 1. ledna 2024, respektive 1. ledna 2025 budou veřejnoprávní původci (zejména stát, územní samosprávné celky a další části veřejného sektoru) povinni vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, jemuž byl udělen atest. Atest osvědčuje, že elektronický systém spisové služby splňuje požadavky právních předpisů upravujících výkon spisové služby [archivního zákona, vyhlášky upravující podrobnosti výkonu spisové služby a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“)]. Atestaci elektronického systému spisové služby mají zajistit jejich objednatelé (zpravidla se jedná o dodavatele elektronických systémů spisové služby), přičemž proces atestace zabezpečuje buď externí atestační středisko pro elektronické systémy spisové služby určené Ministerstvem vnitra, případně samo Ministerstvo vnitra.
Změnu archivního zákona vyvolala potřeba sjednotit podobu výkonu spisové služby a přejít na její vedení v příslušným požadavkům odpovídajících elektronických systémech spisové služby. Řádný výkon spisové služby totiž představuje jeden z předpokladů bezvadného plnění úkolů státu, územních samosprávných celků a dalších částí veřejného sektoru. Uvedená pravidla atestace elektronických systémů spisové služby se proto stala součástí právního řádu, nicméně vzhledem ke způsobu, jakým byla zavedena (pozměňovacím návrhem při projednávání zákona č. 261/2021 Sb. v Poslanecké sněmovně), neproběhla širší diskuse s veřejnoprávními původci i dodavateli elektronických systémů spisové služby, jichž se bezprostředně dotýkají.
Při implementaci zákona č. 261/2021 Sb. se ukázalo, že bude nutné prodloužit přechodné období k řádné přípravě na všechny změny. Změna byla provedena zákonem č. 89/2022 Sb., kterým se mění zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění zákona č. 270/2021 Sb. Původní termín pro podání objednávky atestu, stanovený ode dne 1. února 2022, byl posunut na 1. červenec 2023, obdobně byla prodloužena také další přechodná období (ustanovení § 69e a § 74 odst. 11 a 12 archivního zákona se použijí od 1. července 2024 a ustanovení § 63 odst. 3 a 4, § 64 odst. 4 a 7 a § 65 odst. 8 od 1. ledna 2026).
Aktuální zkušenosti z implementačních prací však indikují, že ani toto odložení účinnosti novely archivního zákona, respektive prodloužení přechodného období, není dostatečné. Veřejnoprávní původci nebudou schopni připravit se během něho na vypořádání stávající spisové manipulace a její přípravu na přechod do atestovaných elektronických systémů. Dodavatelé elektronických systémů spisové služby pak nebudou schopni účinně pomoci veřejnoprávním původcům s vypořádáním a současně s přípravou elektronických systémů k atestaci. Vypořádání spisové manipulace znamená rozdělit ji na vyřízené a uzavřené, respektive nevyřízené a neuzavřené dokumenty a spisy. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynuly skartační lhůty, pak původce vyřadí ve spolupráci s příslušným archivem. Aby původci nemuseli všechny nevalidní dokumenty opravit, respektive doplnit chybějící metadata, mohou využít trvalého skartačního souhlasu vydaného příslušným archivem na konkrétní část spisového a skartačního plánu, jenž jim umožní vyřadit nevalidní dokumenty a spisy bez skartačního řízení, tedy bez přítomnosti archivu a bez nutnosti doplňovat či opravovat metadata. U všech zbývajících dokumentů a spisů však budou muset opravu (doplnění) provést, aby následně byly převedeny do atestovaného systému. Je pak samozřejmé, že při přípravě stávajících dokumentů a spisů uložených ve spisovnách a správních archivech veřejnoprávních původců bude žádoucí asistence dodavatelů elektronických systémů spisové služby.
Účinné znění archivního zákona předpokládá v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě bezvýjimečné užití atestovaných elektronických systémů spisové služby.
Atestované tak musí být i elektronické systémy spisové služby, které jsou součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti. Informační systémy pro nakládání s utajovanými informacemi jsou certifikovány ze strany Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost. Certifikace takového systému vylučuje úplné splnění požadavků daných národním standardem. Podmínky atestace by tak nebylo možné zcela naplnit a muselo by dojít k vytvoření mnoha výjimek z jednotlivých ustanovení národního standardu. Navíc by bylo nutné, aby atestační středisko a jeho zaměstnanci disponovali osvědčením o přístupu k utajované informaci minimálně stupně utajení „Tajné“.
Zde však nastává problém, že se během provádění atestace atestační středisko může seznámit s informacemi o elektronickém systému spisové služby, jeho vnitřní struktuře a užívání, které by měly zůstat ve výhradní dispozici konkrétního uživatele tohoto systému. Znalost takových informací jinými subjekty vyvolává riziko ohrožení činnosti uživatelů těchto specifických systémů, jimiž jsou zejména státní orgány působící na úseku bezpečnosti státu. Budování specifického pracoviště atestačního střediska, které by zohlednilo zvláštní aspekty elektronických systémů spisové služby, které jsou součástí informačních systémů pro nakládání s utajovanými informacemi, však s ohledem na množství takových systémů není účelné. Takové řešení se nadto nevypořádá s požadavkem na minimalizaci subjektů, kteří jsou nositelem znalosti utajované informace (right to know).
Jako příliš nákladná a zatěžující se ukazuje povinnost užívat výlučně atestovaný elektronický systém spisové služby některými veřejnoprávními původci. To se týká zejména tzv. obcí I. typu, tedy obcí, které vykonávají přenesenou působnost pouze v základním rozsahu, organizačních složek těchto obcí a těmito obcemi zřizovaných právnických osob a dále škol a školských zařízení ve smyslu § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona. Zatížení, které by na tyto subjekty dopadlo v souvislosti s povinností mít atestovaný elektronický systém spisové služby, nelze po těchto subjektech, které vykonávají spisovou službu jen v omezeném rozsahu, spravedlivě požadovat. Trend v oblasti výkonu spisové služby u těchto subjektů by měl vést spíše k tomu snižovat požadavky a povinnosti na ně v souvislosti s výkonem spisové služby kladené, než je zatěžovat dalšími povinnostmi.
Doba platnosti atestu elektronického systému spisové služby, která je aktuálně dvouletá, se jeví v kontextu komplexnosti procesu atestace včetně míry zatížení jejího objednatele jako nepřiměřeně krátká, jestliže v této době nedojde ke změně v samotném elektronickém systému spisové služby, nebo se nezmění požadavky archivního zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 archivního zákona nebo národního standardu, které by mohly mít na platnost atestu vliv.
Jako nedostatek se ukazuje neexistence a na základě stávající právní úpravy archivů i nemožnost zřízení bezpečnostního archivu Kanceláře prezidenta republiky. Potřebu bezodkladného vyřešení této situace cestou novely příslušných ustanovení archivního zákona, která by zřízení bezpečnostního archivu Kanceláře prezidenta republiky umožnila, vyslovil rovněž výbor pro bezpečnost Poslanecké sněmovny ve svém usnesení č. 111 ze dne 31. srpna 2023 k Informaci o zajištění řádného chodu spisového a archivního úseku Kanceláře prezidenta republiky.
2. Odůvodnění hlavních principů navrhované právní úpravy a vysvětlení nezbytnosti navrhované právní úpravy v jejím celku
Shrnutí navrhovaných změn
Předkládanou novelou se navrhuje:
- odložit povinnost veřejnoprávních původců používat atestovaný elektronický systém
spisové služby z 1. ledna 2026 na 1. ledna 2027,
- odložit zákaz dodávat neatestované elektronické systémy spisových služeb
veřejnoprávním původcům z 1. července 2024 na 1. ledna 2025,
- vyjmout z povinnosti mít atestovaný elektronický systém spisové služby obce I. typu,
jimi zřizované právnické osoby a organizační složky těchto obcí a také školy a školská zařízení,
- vyjmout z povinnosti mít atestovaný elektronický systém spisové služby ty systémy,
které jsou součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi,
- prodloužit platnost atestu ze 2 na 3 roky,
- vypustit pravidlo, podle kterého pozbývá atest platnosti 1 rok po změnách
atestovaných požadavků a namísto něj upravit povinnost zřizovatele potvrdit shodu systému se změněnými pravidly nebo potvrdit shodu změněného systému s platnými pravidly,
- umožnit Kanceláři prezidenta republiky zřizovat bezpečnostní archiv.
Odklad použitelnosti některých pravidel
Základním cílem navrhované právní úpravy je odložení účinnosti vybraných ustanovení archivního zákona v oblasti atestací elektronických systémů spisové služby. Vznikne tak prostor pro adekvátní přípravu veřejnoprávních původců, jichž se povinnost atestace bude týkat, na změnu elektronických systémů spisové služby a jejich případnou revizi a přípravu dodavatelů na atestace elektronických systémů spisové služby.
Odklad zahrnuje odložení účinnosti povinnosti veřejnoprávních původců vykonávat spisovou službu v atestovaných elektronických systémech spisové služby. Důvodem posunu je skutečnost, že nevykonává-li veřejnoprávní původce dosud spisovou službu v elektronické podobě, či ji sice vykonává, avšak jeho elektronický systém spisové služby nezíská atest, je potřeba připravit se na přechod, získat a poté implementovat atestovaný systém.
Dále se odkládá účinnost ustanovení § 69e archivního zákona o zákazu nabízet nebo dodávat elektronické systémy spisové služby, jimž nebyl udělen atest, ustanovení § 74 odst. 11 a 12 o přestupku při porušení ustanovení § 69e archivního zákona a rovněž ustanovení § 64 odst. 4 a 7 a § 65 odst. 8 archivního zákona týkající se vedení jmenného rejstříku, respektive používání zvláštních technologických prostředků. Uvedená ustanovení, respektive činnosti z nich vyplývající, tvoří nedílnou součást spisové služby veřejnoprávního původce. Je proto nutné, aby byly vykonávány v již atestovaných systémech.
Vyjmutí některých původců z povinnosti mít atestovaný systém
Aby se předešlo nepřiměřeným nákladům ve vztahu k rozsahu výkonu spisové služby, vyjímají se z povinnosti užívat výlučně atestovaný elektronický systém spisové služby tzv. obce I. typu, tedy obce, které vykonávají přenesenou působnost pouze v základním rozsahu, organizační složky těchto obcí a těmito obcemi zřizované právnické osoby a dále školy a školská zařízení ve smyslu § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona.
To však nepředstavuje výjimku z povinnosti užívat pro výkon spisové služby elektronický systém spisové služby jako takový (splňující požadavky archivního zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 archivního zákona a národního standardu). Povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě pro všechny veřejnoprávní původce, byť tímto návrhem odkládaná na 1. ledna 2027, v archivním zákoně zůstává.
Archivní zákon musí garantovat uživatelům elektronického systému spisové služby, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi, že nedojde k ohrožení utajovaných informací uložených v tomto systému či obecněji k ohrožení jejich činnosti. Proto se takové systémy rovněž vylučují z povinnosti atestace.
Platnost atestu
Kromě odložení účinnosti vybraných ustanovení archivního zákona v oblasti atestací elektronických systémů spisové služby se navrhuje prodloužení doby platnosti atestu elektronického systému spisové služby ze stávajících dvou let na tři roky. Prodloužením doby platnosti atestu uspoří veřejnoprávní původci finanční prostředky, které by museli v takto krátkých periodách vynaložit na provedení atestace.
Zároveň se upouští od pravidla, podle něhož při změně požadavků archivního zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 archivního zákona nebo národního standardu platí atest nejvýše 1 rok od nabytí účinnosti této změny.
Dojde-li ke změnám požadavků nebo ke změnám v elektronickém systému spisové služby a elektronický systém bude nadále splňovat požadavky archivního zákona, vyhlášky a národního standardu, vyrozumí o tom objednatel atestace Ministerstvo vnitra a atestační středisko. Ministerstvo vnitra v případě pochybností může uplatnit svou pravomoc spočívající v možnosti zahájení revize atestu.
Oprávnění Kanceláře prezidenta republiky zřizovat bezpečnostní archiv
Úprava § 53 archivního zákona, kterou se Kanceláři prezidenta republiky umožní zřídit si bezpečnostní archiv, zajistí včasné a řádné vyřazování vyřízených dokumentů obsahujících utajované informace, které již tato instituce ke své činnosti nepotřebuje. Kancelář prezidenta republiky je provozovatelem dvou akreditovaných specializovaných archivů, disponuje kvalifikovaným personálem i zkušenostmi a je schopna vytvořit stavebně- technické, prostorové, bezpečnostní, materiální, finanční a personální podmínky pro zajištění odborných činností i bezpečnostního archivu.
3. Zhodnocení souladu navrhované právní úpravy s ústavním pořádkem České republiky
Navrhovaná právní úprava je v souladu s ústavním pořádkem České republiky.
4. Zhodnocení slučitelnosti navrhované právní úpravy s předpisy Evropské unie, judikaturou soudních orgánů Evropské unie nebo obecnými právními zásadami práva Evropské unie a s mezinárodními smlouvami, jimiž je Česká republika vázána
Navrhovaná právní úprava nezapracovává do českého právního řádu právo Evropské unie. Předpisy Evropské unie, judikatura soudních orgánů Evropské unie nebo obecné právní zásady se na materii řešenou navrhovanou právní úpravou nevztahují. Na navrhovanou právní úpravu se mezinárodní smlouvy, jimiž je Česká republika vázána, rovněž nevztahují.
5. Předpokládaný hospodářský a finanční dopad navrhované právní úpravy na státní rozpočet, ostatní veřejné rozpočty, na podnikatelské prostředí České republiky a sociální dopady
Navrhovaná právní úprava bude mít pozitivní dopad na státní rozpočet a ostatní veřejné rozpočty.
Prodloužení doby platnosti atestu ze 2 na 3 roky umožní větší rozprostření výdajů souvisejících s atestováním systémů v čase (de facto jde o způsob snížení „roční“ ceny atestu o jednu třetinu).
Vyjmutí některých veřejnoprávních původců (obcí I. typu, jimi zřizovaných organizací a škol a školských zařízení a provozovatelů systémů pro nakládání s utajovanými informacemi) z povinnosti mít atestovaný elektronický systém spisové služby má také potenciál snížit finanční dopady na tyto instituce a obecně směřuje k zajištění větší přiměřenosti zákonných požadavků faktickým možnostem jejich adresátů.
Pro podnikatelské prostředí České republiky bude mít úprava pozitivní efekt pro vývoj verzí elektronických systémů spisové služby, které nebudou spojeny s požadavky právních předpisů pro oblast spisové služby, a v prodloužení lhůty, po kterou může být nabízen neatestovaný elektronický systém spisové služby, a tím více času budou mít dodavatelé na přizpůsobení nabízených elektronických systémů spisové služby právním předpisům pro oblast spisové služby ve smyslu atestačních požadavků. Návrh zákona tím eliminuje možnou hrozbu škod, k nimž by mohlo dojít v důsledku nedostatečného časového prostoru pro vývoj elektronických systémů spisové služby zohledňujících všechny požadavky.
6. Odůvodnění návrhu, aby Poslanecká sněmovna vyslovila s návrhem zákona souhlas již v prvém čtení
Z důvodu časové naléhavosti se navrhuje použít ustanovení § 90 odst. 2 zákona č. 90/1995 Sb., o jednacím řádu Poslanecké sněmovny, ve znění pozdějších předpisů, podle kterého může Poslanecká sněmovna s návrhem zákona vyslovit souhlas již v prvém čtení. Návrh je svou podstatou především novelou přechodných ustanovení, jejímž cílem je půlroční odložení účinnosti ustanovení § 69e archivního zákona upravujícího zákaz nabízet nebo dodávat neatestovaný elektronický systém spisové služby veřejnoprávním původcům, kteří budou mít povinnost užívat výlučně atestovaný elektronický systém spisové služby, a ustanovení § 74 odst. 11 a 12 archivního zákona jakožto přestupku při porušení § 69e archivního zákona, a jednoroční odložení účinnosti ustanovení zakládajících povinnost vykonávat spisovou službu výlučně v elektronické podobě a výlučně v atestovaném elektronickém systému spisové služby společně s ustanoveními týkajícími se jmenných rejstříků a zvláštních technologických prostředků. Vyslovením souhlasu se zákonem v prvém čtení se zabrání tomu, že se dotčení veřejnoprávní původci nebudou v časovém horizontu, který mají podle aktuálně platné právní úpravy k dispozici, schopni připravit na vypořádání stávající spisové manipulace a její přípravu na přechod do atestovaného elektronického systému spisové služby a že dodavatelé elektronických systémů spisové služby nebudou schopni účinně pomoci veřejnoprávním původcům s vypořádáním spisové manipulace a současně s přípravou elektronických systémů spisové služby k atestu.
K čl. I bodu 1 (§ 53 odst. 1):
Navrhuje se rozšířit výčet orgánů oprávněných zřídit bezpečnostní archiv o Kancelář prezidenta republiky. Bez změny předmětného ustanovení by Kancelář prezidenta republiky nemohla bezpečnostní archiv zřídit, a nemohla by tak do doby zrušení utajení zajistit včasné a řádné vyřazení utajovaných dokumentů v rámci výběru archiválií ve skartačním řízení.
K čl. I bodům 2, 3 a 6 (§ 63 odst. 3 a 4):
Z povinnosti využívat pouze atestovaný elektronický systém spisové služby, který splňuje požadavky archivního zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 archivního zákona a národního standardu, se nově navrhuje vyloučit obce se základním rozsahem přenesené působnosti (tzv. obce I. typu) a jejich organizační složky, školy a školská zařízení ve smyslu § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona a právnické osoby zřízené nebo založené obcemi se základním rozsahem přenesené působnosti. Pro tyto subjekty se s ohledem na jejich velikost či rozsah výkonu spisové služby jeví povinnost nechat atestovat elektronický systém spisové služby jako příliš zatěžující, ať už z pohledu budoucích nutných výdajů nebo administrativní a časové náročnosti.
Nově je dále navrhováno zrušení povinnosti podrobovat elektronické systémy spisové služby atestu a jeho případné revizi specifikované v ustanoveních § 69b, 69c a 69d archivního zákona také v podmínkách veřejnoprávních původců, kteří provozují elektronické systémy spisové služby v rámci certifikovaného informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.
Současně se zrušuje stávající koncepce, podle níž změní-li se v průběhu platnosti atestu požadavky archivního zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 archivního zákona nebo národního standardu, platí atest elektronického systému spisové služby nanejvýš 1 rok ode dne účinnosti změny.
Kromě stanovení samotných výluk v § 63 odst. 3 a u jedné z nich také jejího legislativně-technického promítnutí v § 63 odst. 4 (posiluje se normativnost ustanovení a napravuje legislativně-technická vada spočívající v nesprávném použití plurálu) je třeba úprava § 69e. Ta spočívá ve stanovení logických výjimek ze zákazu dodávat neatestované elektronické systémy spisové služby u vybraných veřejnoprávních původců.
K čl. bodu 4 (§ 69d odst. 1):
Navrhuje se prodloužit platnost atestu elektronického systému spisové služby ze dvou na tři roky. Doba dvou let se jeví v kontextu komplexnosti procesu atestace včetně míry zatížení jejího objednatele jako nepřiměřeně krátká. Prodloužením doby platnosti atestu dojde k úspoře finančních prostředků, které by výrobci nebo potažmo veřejnoprávní původci museli v takto krátkých periodách vynaložit na provedení atestace.
K čl. I bodu 5 (§ 69d odst. 2):
Platná právní úprava adekvátně nezohledňuje časovou náročnost přípravy dodavatelů elektronických systémů spisové služby na atest, průběh vlastního atestu a následnou implementaci nové verze elektronického systému spisové služby s atestem u veřejnoprávního původce. Zmíněné činnosti zpravidla není během jednoho roku možné standardně provést a rušená část uvedeného ustanovení je v tomto ohledu obtížně aplikovatelná. Navrhuje se proto, že atest bude platit, i když se v průběhu jeho platnosti změní požadavky archivního zákona, vyhlášky upravující podrobnosti výkonu spisové služby nebo národního standardu nebo se změní samotný elektronický systém spisové služby, pokud elektronický systém bude i nadále splňovat podmínky pro udělení atestu, tedy bude splňovat požadavky všech uvedených předpisů. O této skutečnosti vyrozumí objednatel atestu (tedy primárně výrobce) Ministerstvo vnitra a atestační středisko, které atest vydalo. Změnou ustanovení je reagováno zejména na skutečnost, že v elektronickém systému spisové služby běžně probíhají změny, které jsou však takového charakteru, že nemusí mít na platnost atestu vůbec vliv. U veřejnoprávních původců pak mohou vznikat pochybnosti, jak s těmito změnami naložit, respektive zda se nejedná o změny, které by mohly vést ke zneplatnění atestu. Znalostí toho, zda změna provedená v elektronickém systému spisové služby by mohla mít vliv na platnost atestu, disponuje především výrobce elektronického systému spisové služby, tj. obvykle ten, kdo nechává systém atestovat – právě ten proto bude mít povinnost vyrozumět Ministerstvo vnitra a příslušné atestační středisko.
K čl. II bodu 1 (přechodná ustanovení)
V současné době je ustanovení § 69e archivního zákona, které zakazuje nabízet veřejnoprávním původcům neatestované elektronické systémy spisové služby, sice účinné, ale s ohledem na čl. CXXII bod 3 zákona č. 261/2021 Sb. použitelné až od 1. července 2024. Cílem navrhované úpravy je odložit použitelnost § 69e archivního zákona k 1. lednu 2025.
Příprava elektronického systému spisové služby podle požadavků archivního zákona, vyhlášky upravující podrobnosti výkonu spisové služby a národního standardu jejich dodavateli nebo uživateli je složitý a časově náročný proces. Netýká se jen úpravy elektronického systému spisové služby do stavu, v němž bude produkovat výhradně validní dokumenty, ale rovněž úpravy stávajícího elektronického systému spisové služby k zabezpečení nápravy nevalidních dokumentů a spisů. Období, během něhož mohou výrobci a dodavatelé nabízet nebo dodávat elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky uvedených předpisů, se proto navrhuje prodloužit o 6 měsíců, aby mohli výrobci a dodavatelé řádně připravit všechny části elektronického systému spisové služby podléhající atestaci.
Účinnost zákazu tak nastane 1. ledna 2025, tedy až 18 měsíců od okamžiku, kdy bylo možné poprvé žádat o atest. Dodavatelé elektronických systémů spisové služby tudíž nebudou nuceni objednat provedení atestace v neadekvátně krátkém časovém horizontu. Na druhé straně však nemohou počítat s tím, že do doby nabytí účinnosti zákazu bude existovat velká poptávka veřejnoprávních původců po dodání neatestovaných elektronických systémů spisové služby, bude-li většina veřejnoprávních původců muset po 1. lednu 2027 využívat výlučně systémy atestované. Zápověď však samozřejmě nebude bránit, aby dodavatelé elektronických systémů spisové služby mohli do 31. prosince 2026 veřejnoprávním původcům poskytovat služby spojené s rozvojem a provozem neatestovaných elektronických systémů spisové služby již využívaných veřejnoprávními původci. Bude to více než vhodné zejména proto, že veřejnoprávní původci, jichž se povinnost atestace bude týkat, musí během přechodného období vypořádat všechny dokumenty a spisy a spisovou službu připravit na přechod do atestovaného elektronického systému spisové služby.
K čl. II bodu 2 (přechodná ustanovení)
Část veřejnoprávních původců je podle aktuálně účinného znění archivního zákona oprávněna vykonávat spisovou službu do 31. prosince 2025 stále v listinné podobě, od 1. ledna 2026 by ji však měli vykonávat jen v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby. Tato změna vyžaduje složitou a časově náročnou přípravu na přechod mezi dvěma ve většině případů značně odlišnými způsoby výkonu spisové služby. Vzhledem k náročnosti přípravy přechodu mezi oběma způsoby výkonu spisové služby se období, po které tak veřejnoprávní původce může činit, prodlužuje o 1 rok.
Ustanovení § 63 odst. 3 a 4 archivního zákona je zásadní pro veřejnoprávního původce dokumentů, jehož nyní používaný elektronický systém spisové služby nesplňuje všechny požadavky archivního zákona, vyhlášky upravující podrobnosti výkonu spisové služby a národního standardu. V období do 31. prosince 2025 totiž musí vypořádat všechny dokumenty a spisy vedené dosud v elektronickém systému spisové služby nesplňujícím všechny požadavky, aby do nového nástroje převedl zpravidla jen validní dokumenty a spisy. S ohledem na složitost problematiky a zvolené řešení institutu atestací je totiž naprosto vyloučené, aby takový systém vůbec prošel atestačním řízením, jehož základním požadavkem je, aby elektronický systém spisové služby produkoval a ukládal výhradně validní dokumenty a spisy. Možnost zachování původní verze elektronického systému spisové služby v přechodném období by řešení problému jen oddálilo, neboť ten bude na konci přechodného období identický a pravděpodobně ve stejném rozsahu. Veřejnoprávní původce, jehož se povinnost atestace bude týkat, proto bude mít dostatek času, aby dokumenty a spisy s nevyhovujícími metadaty upravil a do nového, již atestovaného elektronického systému spisové služby, je převedl s bezchybnými metadaty.
Veřejnoprávní původce vyřadí všechny vyřízené a uzavřené dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty, ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení ještě před přechodem na nový způsob výkonu spisové služby. Vyřízené a uzavřené dokumenty a spisy, jimž ještě neuplynuly skartační lhůty, a všechny nevyřízené a neuzavřené dokumenty a spisy musí připravit k převodu do nového elektronického systému spisové služby. Během přípravy musí veřejnoprávní původce zejména doplnit všechna povinná metadata, která tyto dokumenty a spisy nemají, a bez nichž je nebude možné převést do elektronického systému spisové služby.
K čl. III bodu 1 (bod 3 přechodných ustanovení k novele archivního zákona obsažené v zákoně č. 261/2021 Sb.):
V návaznosti na změny navrhované v čl. II bodu 1 se z čl. CXXII bodu 3 zákona č. 261/2021 Sb. vyjímá ustanovení o použitelnosti § 69e archivního zákona. Ustanovení § 69e archivního zákona stanovující zákaz nabízet nebo dodávat neatestovaný elektronický systém spisové služby veřejnoprávním původcům, kteří budou mít povinnost užívat výlučně atestovaný elektronický systém spisové služby, bude podle přechodných ustanovení k navrhovanému zákonu (čl. II bod 1) použitelné od 1. ledna 2025. Zároveň se o půl roku, tj. na 1. leden 2025, odkládá použitelnost souvisejících ustanovení § 74 odst. 11 a 12 archivního zákona, která upravují přestupek při porušení § 69e archivního zákona.
K čl. III bodu 2 (bod 4 přechodných ustanovení k novele archivního zákona obsažené v zákoně č. 261/2021 Sb.):
V návaznosti na změny navrhované v čl. II bodu 2 se z čl. CXXII bodu 4 zákona č. 261/2021 Sb. vyjímá ustanovení o použitelnosti § 63 odst. 3 a 4 archivního zákona. Ustanovení § 63 odst. 3 a 4 bude do 31. prosince 2026 použitelné v podobě, v jaké bylo účinné ke dni 31. ledna 2022. Od 1. ledna 2027 pak bude § 63 odst. 3 a 4 archivního zákona použitelný ve znění navrhovaném v zákoně č. 261/2021 Sb. a v čl. I bodech 2 a 3 (čl. II bod 2). Zároveň se o rok, tj. na 1. leden 2027 odkládá použitelnost ustanovení týkajících se jmenných rejstříků a zvláštních technologických prostředků. Uvedená ustanovení, respektive činnosti z nich vyplývající, tvoří nedílnou součást spisové služby veřejnoprávního původce. Je proto nutné, aby byly vykonávány v již atestovaných elektronických systémech spisové služby.
K čl. IV (účinnost):
Nabytí účinnosti návrhu zákona se navrhuje k prvnímu dni kalendářního měsíce následujícího po jeho vyhlášení. Stanovení účinnosti k prvnímu dni kalendářního měsíce následujícího po vyhlášení zákona je odůvodněno časovou naléhavostí. Z důvodu právní jistoty dotčených subjektů je nezbytné, aby navrhovaný zákon byl účinný co nejdříve. Dotčení veřejnoprávní původci nebudou v časovém horizontu, který mají podle aktuálně platné právní úpravy k dispozici, schopni připravit na vypořádání stávající spisové manipulace a její přípravu na přechod do atestovaného elektronického systému spisové služby a dodavatelé elektronických systémů spisové služby nebudou schopni účinně pomoci veřejnoprávním původcům s vypořádáním spisové manipulace a současně s přípravou elektronických systémů spisové služby k atestu. Stanovení účinnosti v souladu s jednotnými dny právní účinnosti, tedy od 1. ledna 2024, přitom nemusí být s ohledem na dobu potřebnou pro projednání návrhu zákona v orgánech Parlamentu, k opatření podpisu prezidenta republiky a dobu potřebnou pro vyhlášení zákona ve Sbírce zákonů reálné.
V Praze, dne: 25. 10. 2023
Předkladatelé:
Jiří Havránek v.r. Robert Králíček v.r. Petr Letocha v.r. Michal Zuna v.r. Jiří Horák v.r. Marie Pošarová v.r. Roman Kubíček v.r.