Zásady ochrany osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ - PARAGRAFIQ

účinné od: 6. 7. 2026, aktualizováno: 22. 7. 2026 (doplněn program poskytování dokumentů ke zlepšení služby, čl. 3.2; dříve 19. 7. 2026 pověřenec/DPO čl. 1.3, postavení zpracovatele u firemních a advokátních uživatelů čl. 1.4, zvláštní kategorie údajů čl. 4.2 a odkaz na seznam subzpracovatelů čl. 5.2; dříve 8. 7. 2026 šifrování, pseudonymizace a Trezor - čl. 2.3, 2.4, 5.1 a 9a)

1.1. Správcem osobních údajů je:

Azonal Systems s.r.o., se sídlem Školská 660/3, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO: 24083208, DIČ: CZ24083208, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 438486, e-mail: info@paragrafiq.cz, datová schránka: 8t88tp3 (dále jen „Správce”).

1.2. Správce zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1.3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO). Správce posoudil povinnost jmenovat pověřence dle čl. 37 GDPR a dospěl k závěru, že se na něj nevztahuje: není orgánem veřejné moci, jeho hlavní činnost nespočívá v rozsáhlém pravidelném a systematickém monitorování subjektů údajů ani v rozsáhlém zpracování zvláštních kategorií osobních údajů. Pověřenec proto nebyl jmenován. Dotazy k ochraně osobních údajů a žádosti o výkon práv vyřizuje Správce na info@paragrafiq.cz nebo prostřednictvím datové schránky 8t88tp3.

1.4. Postavení zpracovatele u firemních a advokátních uživatelů. Vkládá-li uživatel, který je podnikatelem, právnickou osobou nebo advokátem, do Platformy osobní údaje třetích osob (zejména svých klientů), je ve vztahu k těmto údajům správcem on a Provozovatel vystupuje jako zpracovatel. Podmínky takového zpracování upravuje Zpracovatelská smlouva (DPA) dostupná na paragrafiq.cz/dpa; aktuální seznam subzpracovatelů je na paragrafiq.cz/subzpracovatele.

2.1. Autentizační a identifikační údaje (zdroj: registrace, Supabase Auth):

- e-mailová adresa (povinná pro registraci)

- způsob autentizace: e-mail + heslo, nebo Google OAuth (v případě Google OAuth: jméno, profilový obrázek a e-mail z Google účtu)

- UUID uživatele (interní identifikátor)

- datum a čas registrace, datum posledního přihlášení

- hash hesla (ukládá výhradně Supabase Auth; Správce k němu nemá přímý přístup)

2.2. Profilové a profesní údaje (zdroj: dotazník, nastavení účtu):

- zobrazované jméno, název firmy, IČO firmy

- profesní role (OSVČ, majitel firmy, HR, advokát apod.)

- velikost firmy, obor činnosti

2.3. Uživatelské konverzace a dotazy AI (zdroj: AI asistent):

- obsah dotazů zadaných do AI asistenta

- odpovědi AI asistenta a citované prameny práva

- metadata konverzace: název sezení, počet výměn, spotřeba kreditů, čas vytvoření

- Upozornění: dotazy mohou obsahovat osobní údaje třetích osob. Uživatel je povinen zadávat pouze údaje, k jejichž zpracování má oprávnění.

- Uživatel by neměl do dotazů zadávat rodná čísla, čísla dokladů, údaje o zdravotním stavu, údaje o dětech, údaje o trestních věcech ani jiné citlivé nebo nadbytečné osobní údaje, pokud to není pro poskytnutí služby nezbytné a pokud k tomu nemá odpovídající právní důvod.

- Pseudonymizace před předáním AI modelu: před odesláním textu poskytovateli AI modelu Správce na vlastní infrastruktuře automatizovaně nahrazuje detekované osobní údaje (jména fyzických osob, rodná čísla, čísla účtů, telefonní čísla, e-mailové adresy a další identifikátory) neutrálními zástupnými označeními (např. „Osoba 1"). Převodní tabulka mezi zástupným označením a skutečným údajem je uložena výhradně v šifrované podobě na serverech Správce v EU a poskytovateli AI modelu se nikdy nepředává. Detekce probíhá automatizovaně a nemusí zachytit všechny osobní údaje ve všech tvarech; povinnost dle předchozích odrážek tím není dotčena.

2.4. Nahrané dokumenty (zdroj: funkce analýzy dokumentů a spisů):

- obsah nahraných dokumentů (formáty DOCX a PDF, včetně skenovaných dokumentů s rozpoznáním textu OCR; max. 10 MB)

- metadata dokumentu: název souboru, datum nahrání

- parsovaný text dokumentu uložený pro účely analýzy

- dokumenty jsou vázány na uživatelský účet a přístupné pouze danému uživateli

- obsah dokumentů, výsledky jejich analýz i převodní tabulky pseudonymizace jsou v databázi uloženy šifrovaně (AES-256); šifrovací klíče nejsou součástí databáze (podrobně čl. 9a)

- volitelný Trezor: uživatel si může v nastavení aktivovat režim, ve kterém je šifrovací klíč jeho dokumentů chráněn klíčem odvozeným z jeho hesla - obsah pak nelze dešifrovat bez přihlášení uživatele, a to ani ze strany Správce (podrobně čl. 9a a paragrafiq.cz/bezpecnost)

2.5. Data z dotazníku (zdroj: dotazník pro první uživatele):

- e-mail, profesní role, velikost firmy, obor

- frekvence využívání právních informací, odhadovaný objem dotazů

- největší pracovní problémy v oblasti práva

- požadované funkce produktu

- preferovaný cenový plán, míra ochoty platit za službu

- volný text (poznámky, první otázka pro asistenta)

2.6. Kreditová a platební data (zdroj: kreditový systém):

- stav kreditového účtu (měsíční kredity, bonusové kredity, datum obnovy)

- historie kreditových transakcí: typ, zdroj, počet kreditů, časová značka

- (budoucí) platební údaje při zavedení placených plánů - budou upřesněny při spuštění plateb

2.7. Technické a provozní údaje (zdroj: provoz aplikace):

- IP adresa a záznamy přístupu (pro bezpečnost a ochranu před zneužitím)

- údaje z anti-spam a bezpečnostního ověření (např. Cloudflare Turnstile při registraci)

- nastavení účtu (motiv light/dark, preference rozhraní)

- hlášení chyb zaslaná prostřednictvím vestavěného nástroje

3.1. Osobní údaje jsou zpracovávány zejména za těmito účely:

a) správa uživatelského účtu a poskytování služeb AI asistenta (plnění smlouvy),

b) provoz beta programu a shromažďování zpětné vazby pro vývoj produktu (oprávněný zájem Správce),

c) ukládání a zpracování dotazů a dokumentů za účelem generování odpovědí AI (plnění smlouvy),

d) správa kreditového systému a budoucí fakturace (plnění smlouvy / plnění právních povinností),

e) zajištění bezpečnosti a integrity systému, ochrana před zneužitím (oprávněný zájem Správce),

f) plnění právních povinností - účetnictví, daně (zákon č. 563/1991 Sb.),

g) marketing a zasílání novinek - pouze se souhlasem uživatele.

3.2. Program poskytování dokumentů ke zlepšení služby. Poskytne-li uživatel v rámci programu poskytování dokumentů ke zlepšení služby dobrovolně vlastní dokument (například smlouvu, výzvu nebo protokol; blíže čl. 5a Všeobecných obchodních podmínek), zpracovává Správce osobní údaje třetích osob obsažené v takovém dokumentu (zejména údaje druhé smluvní strany) pouze krátce a výhradně za účelem jejich okamžité a nevratné anonymizace. Právním základem tohoto zpracování je oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) spočívající ve zlepšování šablon a nástrojů Platformy a v prevenci podvodů. Po anonymizaci Správce trvale uchovává pouze anonymní strukturu, typové klauzule a technická metadata, která se nevztahují k identifikované osobě a nejsou osobními údaji; původní dokument se neukládá do trvalého úložiště a jeho pracovní kopie se po dokončení anonymizace nebo po odmítnutí odstraní. Přímé informování těchto třetích osob není možné nebo by vyžadovalo nepřiměřené úsilí, a proto Správce plní informační povinnost vůči nim touto veřejnou informací (čl. 14 odst. 5 písm. b) GDPR). Do dokončení anonymizace lze uplatnit práva subjektu údajů podle čl. 8 v plném rozsahu; po nevratné anonymizaci již o osobní údaje nejde, takže žádost o jejich výmaz je bezpředmětná (recitál 26 GDPR).

4.1. Právním základem zpracování je:

a) plnění smlouvy nebo opatření před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): autentizační údaje, chat data, dokumenty, kreditový systém, uživatelský účet,

b) plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): účetní doklady, daňové záznamy,

c) oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): technické logy, provozní bezpečnost, data z dotazníku pro vývoj produktu,

d) souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): newsletter a marketingová komunikace, Google Analytics 4 (pouze po udělení souhlasu přes cookie banner).

4.2. Zvláštní kategorie údajů a údaje o trestních věcech. Obsah, který uživatel sám vkládá (dotazy, nahrané dokumenty), může obsahovat zvláštní kategorie osobních údajů dle čl. 9 GDPR (např. údaje o zdravotním stavu) nebo údaje týkající se trestních věcí dle čl. 10 GDPR. Správce tyto údaje aktivně nevyhledává ani je nezpracovává pro vlastní účely; zpracovává je výhradně v rozsahu nezbytném pro poskytnutí požadované funkce a na pokyn uživatele, který odpovídá za existenci právního důvodu pro jejich vložení (u firemních a advokátních uživatelů viz čl. 1.4 a Zpracovatelská smlouva). Před předáním poskytovateli AI modelu se údaje pseudonymizují (čl. 2.3). Uživatel se zavazuje nevkládat takové údaje nad nezbytný rozsah.

5.1. Osobní údaje mohou být zpřístupněny těmto příjemcům:

a) Poskytovatel serverové infrastruktury v EU - provoz databáze, aplikace a self-hosted autentizačních komponent. Správce provozuje vlastní databázový server a autentizační vrstvu postavenou na technologii Supabase/PostgreSQL.

b) OpenAI Ireland Limited (Irsko) a její přidružené společnosti skupiny OpenAI (USA) - poskytovatel AI modelu. Dotazy uživatele a části obsahu dokumentů jsou předávány OpenAI API za účelem generování odpovědí, a to na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy (DPA) a po pseudonymizaci popsané v čl. 2.3 (detekované osobní údaje jsou před předáním nahrazeny zástupnými označeními). Data z API volání nejsou používána k trénování modelů (smluvně i nastavením účtu Správce) a OpenAI je uchovává nejvýše 30 dnů výhradně pro účely prevence zneužití, poté jsou smazána.

c) Google LLC (USA) - (i) Google Analytics 4: analytické cookies pro měření návštěvnosti (pouze se souhlasem; Google Consent Mode v2); (ii) Google OAuth: pokud uživatel zvolil přihlášení přes Google, Google zprostředkovává autentizaci a sdílí základní profilová data.

d) Cloudflare, Inc. (USA) - anti-spam a bezpečnostní ověření Cloudflare Turnstile při registraci a ochraně formulářů.

e) Poskytovatel e-mailové infrastruktury - odesílání transakčních e-mailů, potvrzení registrace, odpovědí na kontaktní formulář a případně newsletteru.

f) ComGate Payments, a.s. (ČR) - poskytovatel platební brány pro platby kartou. Při platbě jsou bráně předány e-mail, jméno plátce a částka; platební údaje (čísla karet) zpracovává výhradně poskytovatel plateb, Správce je neukládá.

g) Fio banka, a.s. (ČR) - vedení bankovního účtu Správce. Při platbě bankovním převodem Správce zpracovává údaje z bankovního výpisu (číslo účtu plátce, jméno, variabilní symbol, částku) za účelem spárování platby a plnění účetních povinností.

h) účetní a daňoví poradci Správce (při plnění zákonných povinností).

5.2. Aktuální seznam dalších zpracovatelů (subzpracovatelů) včetně jejich role, umístění a záruk pro předávání je dostupný na paragrafiq.cz/subzpracovatele. O zapojení nového subzpracovatele informuje Správce nejméně 14 dní předem.

6.1. Někteří zpracovatelé nebo příjemci (zejména OpenAI, Google a Cloudflare) mohou zpracovávat údaje v USA. Předávání osobních údajů skupině OpenAI probíhá na základě standardních smluvních doložek (SCC) dle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR, které jsou součástí uzavřené zpracovatelské smlouvy. Předávání společnostem Google LLC a Cloudflare, Inc. probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (EU-US Data Privacy Framework), v němž jsou tyto společnosti certifikovány.

6.2. Informace o konkrétních zárukách předávání může uživatel vyžádat na info@paragrafiq.cz.

7.1. Autentizační údaje a profil: po dobu trvání uživatelského účtu; po smazání účtu jsou aktivní záznamy odstraněny bez zbytečného odkladu, s výjimkou dat, která je Správce oprávněn nebo povinen uchovat podle právních předpisů, pro ochranu právních nároků, bezpečnostní logy nebo technické zálohy po dobu jejich retenčního cyklu.

7.2. Obsah konverzací: uchovává se dle zvoleného tarifu - u tarifu Free 30 dní od poslední aktivity konverzace, u tarifu Start 1 rok, u tarifů Profi a Expert po dobu existence účtu. Doba uchování se řídí vždy aktuálním tarifem účtu; po přechodu na nižší tarif se na konverzace uplatní kratší doba dle nového tarifu. Konverzace sdílené veřejným odkazem se uchovávají po dobu jejich zveřejnění. Uživatel může kteroukoli konverzaci i celý účet kdykoli smazat. Nahrané dokumenty: po dobu existence účtu. Smazáním konverzace, dokumentu nebo účtu jsou aktivní záznamy odstraněny bez zbytečného odkladu, s výhradou technických záloh a zákonných výjimek.

7.3. Data z dotazníku: po dobu trvání projektu Paragrafiq, maximálně 5 let od získání.

7.4. Účetní a daňové záznamy o platbách a kreditech se uchovávají ve třech vrstvách podle jejich povahy a příslušného právního titulu:

a) Daňové doklady (faktury a doklady o zaplacení): 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).

b) Účetní podklady včetně záznamů o kreditových transakcích (interní kreditový ledger, který dokládá vznik a čerpání závazku ze služby): 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají (§ 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví); v případě nesplněného závazku po odpovídajícím delší dobu (§ 32 odst. 3 téhož zákona). Po smazání účtu jsou tyto záznamy nadále vedeny pouze v anonymizované podobě (bez vazby na konkrétní osobu), a nepředstavují tak již osobní údaje.

c) V nezbytném rozsahu údaje potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (například reklamace či zpětné vyúčtování platby, spor o kredity): po dobu příslušných promlčecích lhůt (§ 629 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník), na základě oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a čl. 17 odst. 3 písm. e) GDPR.

Uchování podle písm. a) a b) je zákonnou výjimkou z práva na výmaz dle čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR.

7.5. Technické logy: 90 dní od zaznamenání.

7.5a. Záznam o provedeném výmazu účtu: po smazání účtu uchováváme anonymní technický záznam (interní identifikátor účtu, datum výmazu a počet vystavených dokladů - bez jména, e-mailu či jiných osobních údajů) pro doložení splnění žádosti o výmaz (čl. 5 odst. 2 GDPR).

7.6. Záznamy Google Analytics: dle nastavení GA4 (maximálně 14 měsíců).

8.1. Subjekt údajů má právo:

a) na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),

b) na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR),

c) na výmaz - „právo být zapomenut” (čl. 17 GDPR),

d) na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),

e) na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR),

f) vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR),

g) odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3 GDPR).

8.2. Praktické uplatnění práv:

- Export dat (přenositelnost): uživatel může stáhnout veškerá svá data ve formátu JSON v nastavení účtu (Nastavení → Účet → Exportovat data).

- Smazání účtu (výmaz): uživatel může požádat o nevratné smazání účtu a přidružených aktivních dat v nastavení účtu (Nastavení → Účet → Smazat účet), pokud jejich další uchování není vyžadováno nebo povoleno právními předpisy.

- Kontakt pro výkon práv: info@paragrafiq.cz nebo datová schránka 8t88tp3.

8.3. Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

9.1. Služba nepoužívá plně automatizované rozhodování, které by mělo právní účinky na uživatele ve smyslu čl. 22 GDPR. AI asistent generuje odpovědi výhradně pro informativní účely; veškerá rozhodnutí na základě výstupů činí uživatel sám.

9a.1. Správce přijal zejména tato technická a organizační opatření:

a) veškerá data jsou uložena na serverech v Evropské unii (Německo); databáze není přístupná z veřejného internetu,

b) obsah nahraných dokumentů, výsledky analýz a převodní tabulky pseudonymizace jsou v databázi šifrovány (AES-256-GCM); šifrovací klíče jsou uloženy odděleně mimo databázi - obsah není čitelný z výpisu databáze ani ze záloh,

c) osobní údaje v textech se před předáním poskytovateli AI modelu pseudonymizují na infrastruktuře Správce (čl. 2.3),

d) naskenované dokumenty se přednostně zpracovávají rozpoznáním textu přímo na serverech Správce; externímu zpracování je sken předán pouze s výslovným souhlasem uživatele,

e) komunikace mezi uživatelem a Platformou je šifrována (TLS),

f) přístup k produkčním systémům má pouze Správce; hesla uživatelů jsou ukládána výhradně ve formě kryptografického otisku.

9a.2. Trezor (volitelné šifrování klíčem uživatele): uživatel si může v nastavení aktivovat režim, ve kterém je šifrovací klíč jeho dokumentů dodatečně chráněn klíčem odvozeným z jeho hesla. Obsah dokumentů pak lze dešifrovat výhradně v rámci přihlášené relace uživatele; Správce k němu nemá přístup. Při aktivaci obdrží uživatel jednorázový obnovovací kód - při ztrátě hesla je tento kód jedinou cestou k obnovení přístupu k obsahu Trezoru; bez něj je obsah nenávratně nedostupný, což uživatel aktivací bere na vědomí. Podrobný popis opatření je na paragrafiq.cz/bezpecnost.

10.1. Platforma zpřístupňuje veřejně dostupná soudní rozhodnutí (judikaturu) převzatá z oficiálních databází soudů (Nejvyšší soud, Ústavní soud, Nejvyšší správní soud) za účelem zpřístupnění práva a právních informací (čl. 85 GDPR a § 27 zákona č. 110/2019 Sb. - zpracování pro účely výkonu práva na svobodu projevu a na informování).

10.2. U zveřejňované judikatury Správce uplatňuje anonymizaci jmen fyzických osob (účastníků řízení) na iniciály - ve stejném rozsahu, v jakém ji provádějí soudy - a odstraňování dalších přímých identifikátorů (datum narození, rodné číslo, adresa). Tato anonymizace je zaváděna postupně na celý archiv; u rozhodnutí, u nichž dosud nebyla plně provedena, Správce z vlastního podnětu nebo na základě žádosti (viz 10.3) zjednává nápravu - dotčené rozhodnutí z veřejné části odstraní nebo doplní jeho anonymizaci. Jména soudců, státních zástupců, advokátů a názvy právnických osob, jakožto údaje veřejné justiční praxe, zůstávají zachována.

10.3. Žádost o odstranění nebo anonymizaci konkrétního rozhodnutí: pokud se v některém zveřejněném rozhodnutí poznáváte a přejete si jeho odstranění nebo doplnění anonymizace, napište na info@paragrafiq.cz nebo prostřednictvím datové schránky 8t88tp3. Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do 30 dnů; v naléhavých případech (zejména údaje týkající se trestního řízení) bezodkladně.

11.1. Tyto Zásady mohou být aktualizovány. Aktuální znění je vždy dostupné na Platformě na adrese paragrafiq.cz/soukromi.

11.2. Tyto Zásady jsou účinné od 6. 7. 2026, ve znění aktualizace z 8. 7. 2026.