1. Zhodnocení platného právního stavu, včetně zhodnocení současného stavu ve vztahu k zákazu diskriminace a ve vztahu k rovnosti mužů a žen
Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění zákona č. 270/2021 Sb., mění s účinností od 1. února 2022 mj. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Do tohoto zákona se vkládají pravidla atestace elektronických systémů spisové služby. Ta předpokládají, že od 1. února 2022, respektive v případě již existujících veřejnoprávních původců po uplynutí přechodného období budou veřejnoprávní původci (zejména stát, územní samosprávné celky a další části veřejného sektoru) povinni vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby, kterým byl udělen atest. Atest osvědčuje, že elektronický systém spisové služby splňuje požadavky právních předpisů upravujících výkon spisové služby (zákona o archivnictví a spisové službě, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby). Atestaci elektronických systémů spisové služby si mají zajistit jejich dodavatelé, přičemž proces atestace zabezpečuje buď externí atestační středisko pro elektronické systémy spisové služby určené Ministerstvem vnitra, případně samo Ministerstvo vnitra. S účinností od již zmiňovaného 1. února 2022 mají dodavatelé elektronických systémů spisové služby zakázáno dodávat veřejnoprávním původcům neatestované elektronické systémy spisové služby.
Výše uvedená pravidla atestace elektronických systémů spisové služby se stala součástí právního řádu na základě pozměňovacího návrhu k sněmovnímu tisku 756 volebního období Poslanecké sněmovny 2017 až 2021 bez širší diskuse s veřejnoprávními původci i dodavateli elektronických systémů spisové služby. Druzí z uvedených hodnotí atestaci elektronických systémů spisové služby jako zásadní riziko jak z pohledu výkonu spisové služby a celkové úrovně správy dokumentů ve veřejné správě, tak i z hlediska možných soudních sporů či arbitráží.
Lze učinit soud, že řádný výkon spisové služby představuje jeden z předpokladů bezvadného plnění úkolů státu, územních samosprávných celků a dalších částí veřejného sektoru. Eventuální dysfunkce při výkonu spisové služby tak může vyvolat zásadní problémy ve funkčnosti veřejného sektoru. Tyto jsou pak s to způsobit státu a dalším veřejným entitám značné hospodářské škody, a protože mezi významné veřejnoprávní původce spadají bezpečnostní sbory, orgány činné v trestním řízení či složky integrovaného záchranného systému, i ohrozit bezpečnost státu.
Považují-li dodavatelé elektronických systémů spisové služby, kteří z povahy věci představují pilíř fungování spisové služby v elektronické podobě, rámec atestace elektronických systémů spisové služby za zásadní překážku plnění své role, je namístě posouzení a případná revize tohoto rámce. Ty by měly předejít tomu, aby se veřejnoprávní původci nedostali do situace, kdy nebudou mít k dispozici elektronické systémy spisové služby splňující požadavky příslušných právních předpisů.
Jakkoliv Ministerstvo vnitra jakožto ústřední správní úřad ve věcech spisové služby principiálně atestaci elektronických systémů spisové služby podporuje, v průběhu implementačních prací identifikovalo určité nedostatky jejího stávajícího rámce.
V první řadě může být aplikačním problémem fakt, že u nových veřejnoprávních původců, tedy těch, kteří vzniknou od 1. února 2022 včetně, vzniká povinnost vykonávat spisovou službu v atestovaných elektronických systémech spisové služby od 1. února 2022, respektive od okamžiku jejich vzniku. To však do doby, kdy reálně nejsou k dispozici žádné atestované elektronické systémy spisové služby, není splnitelné.
Diskutabilní je i stejná účinnost zákazu nabízení nebo dodávání neatestovaných elektronických systémů spisové služby veřejnoprávním původcům adresovaného dodavatelům elektronických systémů spisové služby a ostatních pravidel atestace. Dodavatelům elektronických systémů spisové služby se tak do doby, kdy získají pro své produkty atest, uzavírá podstatná část trhu.
Naopak, stávající právní úprava nemá žádné dopady na rovnost mužů a žen a není ani v rozporu se zákazem diskriminace.
2. Odůvodnění hlavních principů navrhované právní úpravy, včetně dopadů navrhovaného řešení ve vztahu k zákazu diskriminace a ve vztahu k rovnosti mužů a žen, a vysvětlení nezbytnosti navrhované právní úpravy v jejím celku
Stěžejním principem navrhované právní úpravy je odložení účinnosti pravidel atestace elektronických systémů spisové služby. Vytvoří se tak prostor pro jejich posouzení a případnou revizi a pro přípravu dodavatelů elektronických systémů spisových služeb na jejich aplikaci.
V souvislosti s odložením účinnosti pravidel atestace elektronických systémů spisové služby je potřeba také ekvivalentně odložit účinnost povinnosti vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v atestovaných elektronických systémech spisové služby, a to i ve vztahu k eventuálně nově vzniklým veřejnoprávním původcům. Posun je nutný z toho důvodu, že nevykonává-li veřejnoprávní původce dosud spisovou službu v elektronické podobě či ji sice vykonává, avšak jeho elektronický systém spisové služby nezíská atest, je potřeba získat (zpravidla na základě veřejné zakázky) a implementovat atestovaný elektronický systém spisové služby.
Navrhovaná právní úprava nemá na rovnost mužů a žen žádné dopady a není ani v rozporu se zákazem diskriminace.
3. Zhodnocení souladu navrhované právní úpravy s ústavním pořádkem České republiky
Navrhovaná právní úprava je v souladu s ústavním pořádkem České republiky a plně respektuje též Listinu základních práv a svobod.
4. Zhodnocení slučitelnosti navrhované právní úpravy s předpisy Evropské unie, judikaturou soudních orgánů Evropské unie nebo obecnými právními zásadami práva Evropské unie a s mezinárodními smlouvami, jimiž je Česká republika vázána
Navrhovaná právní úprava nezapracovává do českého právního řádu právo Evropské unie. Předpisy Evropské unie, judikatura soudních orgánů Evropské unie nebo obecné právní zásady se na materii řešenou navrhovanou právní úpravou nevztahují. Na navrhovanou právní úpravu se mezinárodní smlouvy, jimiž je Česká republika vázána, rovněž nevztahují.
5. Předpokládaný hospodářský a finanční dopad navrhované právní úpravy na státní rozpočet, ostatní veřejné rozpočty, na podnikatelské prostředí České republiky a sociální dopady, včetně dopadů na specifické skupiny obyvatel, zejména osoby sociálně slabé, osoby se zdravotním postižením a národnostní menšiny, a dopady na životní prostředí
Navrhovaná právní úprava nebude mít dopad na veřejné rozpočty ani na podnikatelské prostředí České republiky. Naopak eliminuje možnou hrozbu škody.
Navrhovaná právní úprava nebude mít sociální dopady a nijak nezasáhne ani životní prostředí.
6. Zhodnocení dopadů navrhovaného řešení ve vztahu k ochraně soukromí a osobních údajů
Navrhovaná právní úprava nebude mít žádné dopady na ochranu soukromí a osobních údajů.
7. Zhodnocení korupčních rizik
Navrhovaná právní úprava není spojena s žádnými korupčními riziky.
8. Zhodnocení dopadů na bezpečnost nebo obranu státu
Navrhovaná právní úprava nemá vliv na bezpečnost nebo obranu státu.
9. Způsob projednání návrhu zákona
Navrhuje se, aby s předloženým vládním návrhem zákona byl vysloven souhlas již v prvém čtení podle § 90 odst. 2 zákona o jednacím řádu Poslanecké sněmovny, a to s ohledem na výše uvedené skutečnosti. S ohledem na fakt, že navrhovaný zákon zasáhne do účinného rámce atestace elektronických systémů spisové služby (novela zákona č. 499/2004 Sb. provedená zákonem č. 261/2021 Sb. nabyde, jde-li o atestace elektronických systémů spisové služby, respektive povinnost vykonávat spisovou službu výlučně v elektronické podobě, účinnosti již 1. února 2022), je nutné přijmout navrhovaný zákon tak, aby byla účinnost změn vzešlých z novely zákona č. 499/2004 Sb. provedené zákonem č. 261/2021 Sb. pozastavena co nejdříve.
K čl. I bodům 1 a 2:
Předmětnými body se odkládá účinnost některých pravidel atestace elektronických systémů spisové služby. V bodě 1 se tak činí ve vztahu k ustanovení, které stanovuje působnost Ministerstva vnitra ve vztahu k atestacím elektronických systémů spisové služby, a dále ve vztahu k ustanovení, které upravuje problematiku týkající se určení atestačního střediska. Tato ustanovení budou účinná ode dne 1. července 2022 (tj. o 5 měsíců později, než bylo původně zamýšleno). V bodě 2 se tak činí ve vztahu k ustanovením upravujícím samotný proces atestace elektronického systému spisové služby. Tato ustanovení budou účinná ode dne 1. července 2023 (tj. o 17 měsíců později, než bylo původně zamýšleno). Z pohledu předkladatele by doba do tohoto data měla být adekvátní pro přípravu dodavatelů elektronických systémů spisových služeb na atestace a na případnou revizi pravidel.
K čl. I bodu 3:
Odklad účinnosti pravidel atestace elektronických systémů spisové služby vyžaduje reflexi i v případě zápovědi dodavatelů elektronických systémů spisové služby nabízet nebo dodávat veřejnoprávním původcům neatestované elektronické systémy spisové služby a souvisejícího přestupku.
Nově tak účinnost zápovědi nastane o 12 měsíců později než samotná účinnost pravidel atestace elektronických systémů spisové služby, tj. od 1. července 2024. Dodavatelé elektronických systémů spisové služby tudíž nebudou nuceni objednat provedení atestace elektronických systémů spisové služby ihned po nabytí účinnosti pravidel atestace. Na druhé straně však nemohou počítat s tím, že do doby účinnosti zápovědi bude existovat poptávka veřejnoprávních původců po dodání neatestovaného elektronického systému spisové služby, budou-li tito muset po 1. lednu 2026 využívat výlučně systémů atestovaných. Zápověď však samozřejmě nebude bránit, aby dodavatelé elektronických systémů spisové služby nemohli i po její účinnosti veřejnoprávním původcům poskytovat služby spojené s rozvojem a provozem neatestovaných elektronických systémů spisové služby již využívaných veřejnoprávními původci (do doby jejich náhrady atestovanými systémy či získání atestace). „Pouze“ nebude možno nabízet či dodávat „nový“, tj. dosud nevyužívaný neatestovaný elektronický systém spisové služby. Zápověď se omezuje pouze na nabízení nebo dodávání neatestovaných elektronických systémů spisové služby veřejnoprávním původcům. To znamená, že dodavatelé elektronických systémů spisové služby nebudou nijak omezováni v nabídkách a dodávkách mimo oblast veřejnoprávních původců.
K čl. I bodu 4:
Cílem uvedeného bodu je odložení účinnosti povinnosti vykonávat spisovou službu výlučně v elektronické podobě a výlučně v atestovaných elektronických systémech spisové služby.
Ta pro veřejnoprávní původce (tj. pro organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky vytvářející dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu o archivnictví a spisové službě, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce a právnické osoby zřízené zákonem), které vznikly po 1. únoru 2022, platí v zásadě od okamžiku jejich vzniku. Pro ty z veřejnoprávních původců, které vznikly před 1. únorem 2022, pak měla nastat 1. ledna 2024, jedná-li se o organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, respektive 1. ledna 2025 v případě ostatních typů veřejnoprávních původců.
Pozdější účinnost pravidel atestace elektronických systémů spisové služby je nutné zohlednit i v datu účinnosti povinnosti vykonávat spisovou službu výlučně v elektronické podobě a výlučně v atestovaných elektronických systémech spisové služby. Nově se stanoví jednotné datum 1. ledna 2026, a to bez ohledu na typ veřejnoprávního původce. Lze očekávat, že v průběhu podzimu roku 2023 budou na trhu elektronických systémů spisové služby první atestované systémy. 24 měsíců by tak mělo představovat pro veřejnoprávní původce dostatečnou dobu pro pořízení a implementaci atestovaných elektronických systémů spisové služby (nevykonávali-li dosud spisovou službu v elektronické podobě, případně nezískal-li by jimi dosud používaný systém atestaci).
K čl. I bodu 5:
Pro snadnější náběh odložených atestací se stanoví pevné datum, do kdy musí Ministerstvo vnitra stanovit a publikovat postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výši úplaty za provedení atestace. Lze mít za to, že pětiměsíční předstih publikace postupů, podmínek a výše úplaty před vlastním zahájením atestace umožní dodavatelům elektronických systémů spisových služeb se na atestace řádně připravit.
K čl. I bodů 6 až 8:
S ohledem na fakt, že navrhovaný zákon zasáhne do účinného rámce atestace elektronických systémů spisové služby, je nutno se vypořádat s možnými již probíhajícími atestacemi či dokonce atestacemi provedenými. Navrhuje se k nim vůbec nepřihlížet s tím, že již zaplacená úplata za provedení atestace (ať bude proces atestace završen nějakým výsledkem či nikoliv) bude vrácena objednateli atestace.
K čl. II (účinnost):
Pro naléhavost potřeby suspendace stávajících pravidel atestace elektronických systémů spisové služby popsanou výše se účinnost navrhované právní úpravy stanoví již prvním dnem následujícím po dni vyhlášení zákona.
V Praze dne 26. ledna 2022
Předseda vlády: prof. PhDr. Petr Fiala, Ph.D., LL.M., v. r.
1. místopředseda vlády a ministr vnitra: Mgr. Bc. Vít Rakušan v. r.