22
VYHLÁŠKA
Ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky
ze dne 5. března 1973
o podnikových archivech
Ministerstvo vnitra Slovenské socialistické republiky stanoví v dohodě se Slovenskou akademií věd a ministerstvem kultury Slovenské socialistické republiky podle § 11 odst. 1 vládního nařízení č. 29/1954 Sb., o archivnictví:
Základní ustanovení
§ 1
(1) Organizace určené touto vyhláškou soustřeďují v podnikových archivech, které jsou jejich odbornými zařízeními, všechen archivní materiál, tj. písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy trvalé dokumentární hodnoty, které vznikly z činnosti organizací a jejich právních předchůdců, popřípadě s ní úzce souvisí, mají historický nebo politický, kulturní a hospodářský význam a které byly vytříděny podle předpisů o vyřazování1) (dále jen „archiválie“).
(2) Archiválie organizací uložené v podnikových archivech jsou neoddělitelnou součástí jejich integrované vědeckotechnické a informační základny.
§ 2
(1) Organizace prostřednictvím svých podnikových archivů všestranně pečují o archiválie, zejména o jejich ukládání do trvalé archivní úschovy, o jejich ochranu, evidenci, odborné zpracování, zpřístupňování a využívání pro hospodářské, technické, politické, kulturně výchovné i vědecké účely; dohlížejí na dodržování předpisů o spisové manipulaci a na vyřazování písemností v ústřední spisovně a ve speciálních spisovnách organizací.
(2) Archiválie uložené v podnikových archivech jsou socialistickým společenským vlastnictvím. Jsou chráněny zákonem.
Zřizování a spravování podnikových archivů
§ 3
(1) Podnikové archivy zřizují tyto organizace:
a) ústředně řízené státní hospodářské organizace,
b) ústředně řízené rozpočtové a příspěvkové organizace, pokud provádějí hospodářskou činnost,
c) peněžní a pojišťovací organizace,
d) výrobní a spotřební družstva a družstevní podniky zřízené vyššími družstevními organizacemi.
(2) Ministerstvo vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“) může po projednání s organizací uvedenou v předchozím odstavci (dále jen „organizace“) stanovit, že z důvodů účelnosti má organizace namísto zřízení podnikového archivu ukládat archiválie v příslušném státním nebo okresním archivu, popřípadě v Archivu města Bratislavy nebo v Archivu města Košic.
§ 4
Organizace může zřídit pobočku svého podnikového archivu pro svou nižší organizační složku, vyžaduje-li to naléhavá potřeba, zejména se zřetelem na důležitost archiválií pro činnost této organizační složky nebo vzhledem k její vzdálenosti od podnikového archivu.
§ 5
Organizace mohou uzavřít písemnou dohodu, že budou archiválie ukládat do společného archivu (sdružený podnikový archiv), který bude zřízen u jedné z nich. Dohodu schvaluje ministerstvo vnitra po projednání s nadřízenými orgány organizací.
§ 6
Organizace, která zřídila podnikový archiv (jeho pobočku), jakož i organizace, u níž je zřízen sdružený podnikový archiv, je povinna archiv spravovat, tj. zajišťovat jeho činnost po stránce osobní, finanční, materiálně technické a investiční, a poskytovat mu všestrannou pomoc při jeho dalším rozvoji, zejména tak, aby archiv byl účelně a přiměřeně umístěn, jakož i řádně vybaven pro odbornou práci s archiváliemi. Za zřízení a spravování archivu odpovídá vedoucí (ředitel) organizace.
§ 7
Náklady spojené se zřízením a spravováním podnikového archivu (jeho pobočky) uhrazuje ze svých prostředků organizace, která ho zřídila. Jde-li o sdružený podnikový archiv, uhrazují tyto náklady organizace, pro něž byl zřízen, a to takovým podílem, na jakém se mezi sebou dohodly.
Vyřazování písemností v organizacích a ukládání archiválií v podnikových archivech
§ 8
(1) Organizace je povinna předkládat podle předpisů o vyřazování návrhy na vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen „písemnosti“) příslušnému státnímu nebo okresnímu (městskému) archivu, popřípadě ministerstvu vnitra, jestliže si to vyhradí. Odevzdat vyřazené písemnosti ke zničení smí organizace až po schválení návrhu.
(2) Podniky sběrných surovin nebo podniky provádějící průmyslové zničení písemností nesmějí k tomuto účelu převzít vyřazené písemnosti bez písemného potvrzení příslušného státního nebo okresního (městského) archivu nebo ministerstva vnitra o tom, že písemnosti mohou být zničeny.
§ 9
(1) Archiválie v podnikových archivech se samostatně evidují a ukládají odděleně od písemností v ústředních a speciálních spisovnách.2)
(2) Archiválie je třeba umístit ve zvláštních prostorách, v nichž jsou zabezpečeny před ztrátou, odcizením, poškozením nebo zničením.
§ 10
(1) V podnikových archivech zůstávají archiválie uloženy nejméně 30 let od jejich odevzdání do podnikového archivu. Po uplynutí této doby je organizace odevzdají podle směrnic ministerstva vnitra příslušnému státnímu nebo okresnímu (městskému) archivu. Způsob a bližší podmínky odevzdávání a přejímání archiválií stanoví státní nebo okresní (městské) archivy.
(2) Náklady spojené s odevzdáním archiválií do státního nebo okresního (městského) archivu uhradí organizace ze svých prostředků.
(3) Ministerstvo vnitra může povolit organizaci s řádně vybaveným podnikovým archivem trvalou péči o archiválie.
§ 11
(1) Jestliže organizace, která spravuje podnikový archiv, je zrušena a nemá právního nástupce, rozhodne ministerstvo vnitra po projednání s orgánem, který zrušení organizace nařídil, popřípadě který organizaci řídil, v kterém státním nebo okresním (městském) archivu budou archiválie z jejího podnikového archivu uloženy.
(2) Dojde-li k organizačnímu rozdělení nebo sloučení organizace, je třeba při delimitaci rozhodnout i o podnikovém archivu. K rozhodnutí je potřebný souhlas ministerstva vnitra.
Vedení podnikových archivů
§ 12
Vedoucí (ředitel) organizace pověří vedením podnikového archivu pracovníka organizace způsobilého vykonávat odborné archivní práce (dále jen „podnikový archivář“) a řídit i činnost podřízených pracovníků podnikového archivu (jeho poboček).
§ 13
(1) Podnikový archivář odpovídá za správné uložení, přehlednost a odborné zpracování archiválií. Je povinen zejména
a) soustřeďovat, zpracovávat a zpřístupňovat archiválie, umožňovat nahlížení do nich a jejich studium v mezích platných směrnic ministerstva vnitra, organizovat jejich využívání a vést evidenci o půjčování a vracení jednotlivých archiválií;
b) vést evidenci části Jednotného archivního fondu Slovenské socialistické republiky, uložené v podnikovém archivu, chránit archiválie před ztrátou, odcizením, poškozením, zničením nebo zneužitím a zajišťovat jejich konzervaci.
(2) Podnikový archivář je povinen dohlížet na dodržování předpisů o spisové manipulaci a na vyřazování písemností v organizaci a v jejích organizačních složkách.
(3) Podnikový archivář se ve své odborné činnosti řídí předpisy ministerstva vnitra,3) popřípadě předpisy nadřízeného ústředního orgánu a archivním řádem organizace.
Úkoly nadřízených orgánů
§ 14
Ústřední orgány vydávají pro organizace v oboru své působnosti v dohodě s ministerstvem vnitra vzorové spisové řády a skartační směrnice.
§ 15
Orgány přímo nadřízené organizacím dohlížejí na dodržování předpisů o zřizování a spravování podnikových archivů, jakož i na to, aby ve spisovnách organizací byly řádně evidovány všechny soubory písemností. Tyto orgány mohou pověřit kontrolou činnosti podnikových archivů svého pracovníka, který se v odborných otázkách řídí předpisy ministerstva vnitra.
Dohled ministerstva vnitra
§ 16
(1) Ministerstvo vnitra dohlíží na dodržování právních předpisů upravujících činnost podnikových archivů a navrhuje příslušným orgánům opatření k odstranění zjištěných nedostatků. Tento dohled může vykonávat prostřednictvím příslušných státních nebo okresních (městských) archivů.
(2) Pověření pracovníci ministerstva vnitra a státních, popřípadě okresních (městských) archívů, pokud vykonávají dohled podle ustanovení předchozího odstavce, jsou oprávněni za účelem kontroly stavu podnikových archivů a spisoven vstupovat do prostor, kde jsou umístěny.
Přechodná a závěrečná ustanovení
§ 17
(1) Organizace zřídí podnikový archiv nejpozději do pěti let od svého založení; převezme-li však zcela nebo zčásti archiválie po svém právním předchůdci, zřídí podnikový archiv současně.
(2) Jestliže organizace, která není uvedena v § 3 odst. 1, zřídila podnikový archiv před počátkem účinnosti této vyhlášky, může jej spravovat i nadále, dostane-li k tomu souhlas ministerstva vnitra, o nějž požádá do 6 měsíců od počátku účinnosti této vyhlášky.
(3) Jestliže však organizace uvedená v odstavci 2 nehodlá podnikový archiv dále spravovat nebo jí byl potřebný souhlas odepřen, uloží archiválie soustředěné v podnikovém archivu do příslušného státního nebo okresního (městského) archivu4) ve lhůtě určené tímto archivem. Tento archiv určí také způsob a bližší podmínky odevzdání a přejímání archiválií. Náklady spojené s odevzdáním archiválií do příslušného archivu uhradí uvedená organizace ze svých prostředků.
§ 18
Zrušuje se vyhláška ministra vnitra č. 153/1956 Ú. v., o archivech hospodářských a rozpočtových organizací, ve znění vládního nařízení č. 38/1966 Sb.
§ 19
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. dubna 1973.
Ministr:
genmjr. Pepich v. r.
1) Vyhláška ministerstva vnitra č. 94/1953 Ú. v., o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností; nařízení vlády Československé socialistické republiky č. 153/1971 Sb. o informační soustavě organizací; směrnice federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství (bod č. 9 a 92) aj.
2) § 39 a násl. nařízení vlády ČSSR č. 153/1971 Sb.
3) Směrnice ministerstva vnitra čj. Sv. 1107/40-65 ze dne 1. října 1965 o nahlížení do písemností uložených v archivech a spisovnách aj.
4) Směrnice ministerstva vnitra o ukládání archivního materiálu ve státních archivech a archivech národních výborů, poř. č. 3/1964 Sb. NV (reg. v částce 25 Sbírky zákonů z roku 1964).