§ 35a
Povinnost organizací vést záznamy a podávat hlášení pro účely důchodového pojištění
(1) Organizací se pro účely důchodového pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává jiné fyzické osoby nebo k níž jsou fyzické osoby ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění.
(2) Organizace jsou povinny vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění, jejich výši a výplatu a předkládat je příslušným orgánům sociálního zabezpečení.
(3) Změny ve skutečnostech rozhodných pro trvání nároku na dávku, její výši a výplatu jsou organizace povinny písemně hlásit, není-li určeno jinak, do osmi dnů. Na výzvu orgánů sociálního zabezpečení jsou organizace povinny podat hlášení a předložit záznamy ve lhůtě určené tímto orgánem, a není-li lhůta určena, do osmi dnů od doručení výzvy.
(4) Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou organizace povinny uschovávat po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Stejnopisy evidenčních listů (
§ 38 odst. 5 věta první) jsou organizace povinny uschovávat po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají. Ustanovení
§ 23 platí obdobně pro účely důchodového pojištění. Zaniká-li organizace bez právního nástupce před uplynutím lhůty uvedené ve větě první, postupuje přiměřeně podle
§ 19 odst. 5 věty druhé.
§ 36
Příslušnost organizací k plnění úkolů při provádění důchodového pojištění
Úkoly v důchodovém pojištění plní u
a) zaměstnanců v pracovním poměru zaměstnavatel, k němuž je zaměstnanec v pracovním poměru,
b) osob ve služebním poměru příslušné útvary, v nichž tyto osoby konají službu,
c) členů družstev, kteří mimo pracovněprávní vztah vykonávají pro družstvo práci, za kterou jsou jím odměňováni, toto družstvo,
d) společníků a jednatelů společnosti s ručením omezeným a komanditistů komanditní společnosti, kteří mimo pracovněprávní vztah vykonávají pro ni práci, za kterou jsou touto společností odměňováni, tato společnost,
e) osob samostatně výdělečně činných příslušná okresní správa sociálního zabezpečení,
f) zaměstnanců činných na základě dohody o pracovní činnosti organizace, která uzavřela se zaměstnancem tuto dohodu,
g) soudců soud, k němuž je soudce přidělen k výkonu funkce,
h) členů územních samosprávných celků, kterým jsou vypláceny odměny jako členům zastupitelstev územních samosprávných celků, kteří tyto funkce vykonávají jako uvolnění, orgán, který vyřizuje osobní věci zaměstnanců územních samosprávných celků,
ch) poslanců Poslanecké sněmovny a senátorů Senátu Parlamentu příslušná kancelář zákonodárného sboru a u poslanců Evropského parlamentu, zvolených na území České republiky, Kancelář Poslanecké sněmovny,
i) prezidenta republiky Kancelář prezidenta republiky,
j) členů vlády orgán, který členům vlády vyplácí plat,
k) prezidenta, viceprezidenta a členů Nejvyššího kontrolního úřadu Nejvyšší kontrolní úřad,
l) dobrovolných pracovníků pečovatelské služby právnická osoba, která vyplácí odměnu za výkon pečovatelské služby,
m) pěstounů, kteří vykonávají pěstounskou péči v zařízeních pro výkon pěstounské péče podle zvláštního právního předpisu
71a), zřizovatel tohoto zařízení, a u pěstounů, kterým je za výkon pěstounské péče vyplácena odměna náležející pěstounovi ve zvláštních případech podle zvláštního právního předpisu
71b), orgán, který vyplácí odměnu,
n) osob zařazených k pravidelnému výkonu prací ve výkonu trestu odnětí svobody nebo ve vazbě věznice,
o) osob, které se soustavně připravují na budoucí povolání studiem na střední nebo vysoké škole v České republice, tato škola,
p) osob vedených v evidenci úřadu práce jako uchazeči o zaměstnání úřad práce,
q) osob se změněnou pracovní schopností připravujících se pro pracovní uplatnění organizace, u níž se příprava provádí, nebo výcvikové středisko (zařízení) pro občany se změněnou pracovní schopností, v němž se tato osoba připravuje pro pracovní uplatnění,
r) osob se zdravotním postižením při teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání nebo jinou výdělečnou činnost
54a) organizace nebo vzdělávací zařízení, u nichž se příprava provádí,
s) osob pobírajících dávky nemocenského pojištění (péče) nahrazující ušlý příjem po skončení výdělečné činnosti, která zakládala nemocenské pojištění (péči), z něhož jsou tyto dávky vypláceny, organizace nebo okresní správa sociálního zabezpečení, které tyto dávky vyplácejí,
t) osob dobrovolně účastných důchodového pojištění
53) příslušná okresní správa sociálního zabezpečení,
u) Veřejného ochránce práv a zástupce Veřejného ochránce práv Kancelář Veřejného ochránce práv,
w) pracovníků v pracovním vztahu uzavřeném podle cizích právních předpisů organizace, k níž jsou v tomto pracovním vztahu,
x) osob ve vojenské činné službě, s výjimkou vojáků z povolání, Ministerstvo obrany,
y) členů Rady pro rozhlasové a televizní vysílání Úřad Rady pro rozhlasové a televizní vysílání,
z) finančního arbitra a zástupce finančního arbitra Česká národní banka,
za) členů Rady Českého telekomunikačního úřadu Český telekomunikační úřad,
zb) členů Rady Ústavu pro studium totalitních režimů Ústav pro studium totalitních režimů.
§ 37
Vedení a předkládání záznamů
(1) Evidence, kterou organizace vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:
a) příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, stav a místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
b) rodné číslo,
c) vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k organizaci, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
d) vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,
55)
e) kalendářní dobu, po kterou občan pobíral dávky nemocenského pojištění nahrazující příjem z výdělečné činnosti,
f) dobu výkonu vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, pokud nejde o vojáky z povolání a vojáky v další službě, a výkonu civilní služby,
g) záznam, zda občan pobírá starobní, plný invalidní nebo částečný invalidní důchod a kdo jej vyplácí, druh starobního důchodu (
§ 29,
30,
31,
74,
76 a
94 zákona
o důchodovém pojištění) a datum vzniku nároku na starobní důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o přiznání důchodu, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
h) jde-li o obchodní společnost, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést.
(2) Organizace dále vede evidenci
a) o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
b) o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácela před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech.
(3) Občané předkládají potvrzení uvedená v
odstavci 2 v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu.
(4) Jde-li o žáky a studenty, je povinnost školy podle
odstavce 1 splněna, pokud v záznamech školy jsou obsaženy údaje uvedené v
odstavci 1 písm. a) a
b), popřípadě
písm. f) a dále počátek a konec studia; bylo-li studium přerušeno, předčasně skončeno nebo v něm opět pokračováno, též tyto údaje.
(5) Jde-li o osobu samostatně výdělečně činnou a o osobu dobrovolně účastnou důchodového pojištění, vede příslušná okresní správa sociálního zabezpečení v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Okresní správa sociálního zabezpečení je na žádost osoby samostatně výdělečně činné a osoby dobrovolně účastné důchodového pojištění povinna vydat jí potvrzení o době trvání účasti na důchodovém pojištění a o vyměřovacím základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to nejpozději do jednoho měsíce ode dne, kdy jí žádost této osoby byla doručena. Okresní správa sociálního zabezpečení zasílá plátci důchodu potvrzení o výši vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti za kalendářní rok, který bezprostředně předchází roku přiznání důchodu osobě samostatně výdělečně činné.
56)
(6) Jde-li o osoby vedené v evidenci úřadu práce jako uchazeči o zaměstnání, vede příslušný úřad práce v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Úřad práce zasílá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím Ministerstva práce a sociálních věcí údaje o době, po kterou uchazeči o zaměstnání náležela podpora v nezaměstnanosti nebo podpora při rekvalifikaci, a době, po kterou tato podpora v nezaměstnanosti nebo podpora při rekvalifikaci nenáležely, a to vždy po uplynutí kalendářního roku. Ustanovení
odstavce 5 věty druhé platí zde přiměřeně.
§ 38
Evidenční listy
(1) Organizace a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění podle
§ 36 písm. a) až d),
f) až n),
q),
s),
u) až w),
y) až zb) jsou povinny vést pro každého občana uvedeného v těchto ustanoveních, který je účasten důchodového pojištění, evidenční list, pokud nejde o pracujícího poživatele starobního důchodu.
(2) Evidenční list se vede pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok. Pro každý kalendářní rok se vede vždy nový evidenční list, a to i když trvala účast na důchodovém pojištění u téže organizace v předchozím kalendářním roce.
(3) Evidenční list se vede od 1. ledna kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti občana na důchodovém pojištění, vznikla-li tato účast po 1. lednu, a ukončuje se dnem 31. prosince kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, skončila-li tato účast před 31. prosincem.
(4) Do evidenčního listu se zapisují za každý kalendářní rok po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů
a) identifikační údaje organizace,
b) jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
c) druh výdělečné činnosti,
d) doba účasti na důchodovém pojištění,
e) doba důchodového pojištění,
f) vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
h) doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.
(5) Organizace je povinna vyhotovit stejnopisy evidenčního listu s údaji podle
odstavce 4; jeden stejnopis je povinna předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence (
§ 35a odst. 4 věta druhá) a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinna vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení podle
§ 39 odst. 2 nebo
3. Nesouhlasí-li občan se zápisem organizace v evidenčním listu a organizace na základě žádosti občana evidenční list včetně jeho stejnopisu neopraví, může občan požádat okresní správu sociálního zabezpečení příslušnou podle
§ 39 odst. 1 do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu evidenčního listu, aby tento spor rozhodla. Příslušná okresní správa sociálního zabezpečení může zmeškání lhůty uvedené ve větě druhé prominout; proti rozhodnutí o prominutí zmeškání lhůty není odvolání přípustné a toto rozhodnutí je vyloučeno ze soudního přezkumu. Jde-li o osobu ve služebním poměru, s výjimkou státních zaměstnanců podle služebního zákona, platí věty druhá a třetí obdobně s tím, že místo okresní správy sociálního zabezpečení je příslušný orgán sociálního zabezpečení uvedený v
§ 9 odst. 1.
§ 39
Předkládání evidenčního listu
(1) Evidenční listy se předkládají České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím okresní správy sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd. Jsou-li evidenční listy vedeny způsobem stanoveným v
§ 123e odst. 2 a zasílány v elektronické podobě formou datové zprávy, předkládají se přímo České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím její elektronické podatelny. Jde-li o osoby ve služebním poměru, s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list orgánům ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.
(2) Organizace je povinna předložit evidenční list do 8 dnů
a) ode dne zápisu údajů do evidenčního listu podle
§ 38 odst. 4; skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem a je nepochybné, že občan nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším evidenčním listu. Jsou-li po skončení zaměstnání dále vypláceny dávky nemocenského pojištění (péče), předkládá organizace evidenční list do 8 dnů ode dne zápisu údajů o výplatě těchto dávek; trvala-li však výplata těchto dávek až do 31. prosince, předkládá organizace evidenční list ve lhůtě stanovené podle věty první,
b) ode dne svého zániku.
(3) Evidenční list je organizace povinna předložit orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do 8 dnů ode dne obdržení výzvy.
(4) Při úmrtí občana se předkládá evidenční list
a) spolu se žádostí o vdovský, vdovecký nebo sirotčí důchod,
b) na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené,
c) do tří měsíců od úmrtí, nebyla-li do té doby podána žádost podle
písmene a) a ani nebyl evidenční list vyžádán podle
písmene b).
(5) Při uplatnění nároku na dávku důchodového pojištění se předkládá evidenční list spolu se žádostí okresní správě sociálního zabezpečení příslušné podle místa trvalého pobytu žadatele.
(6) Zůstane-li občan v zaměstnání i poté, co požádal o plný invalidní nebo částečný invalidní důchod, založí pro něj organizace nový evidenční list.
(7) Evidenční listy se předkládají na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení nebo způsobem uvedeným v
§ 123e odst. 2 a
3.
(8) Lhůta pro předložení evidenčního listu je zachována, použije-li organizace pro předložení evidenčního listu službu dodání datové zprávy orgánu veřejné moci prostřednictvím portálu veřejné správy a správce portálu veřejné správy převezme tuto datovou zprávu nejpozději v poslední den této lhůty
56a).
§ 39a
Předkládání údajů o důchodovém pojištění
(1) Jde-li o žáky a studenty, předkládá škola údaje uvedené v
§ 37 odst. 4 do 8 dnů ode dne nedokončení nebo přerušení studia České správě sociálního zabezpečení; tuto povinnost mají školy jen do 30. června 2005.
(2) Jde-li o osoby konající civilní službu, předkládá obecní úřad zabezpečující výkon státní správy na úseku civilní služby, který vydal povolávací příkaz k nastoupení civilní služby, údaje uvedené v
§ 37 odst. 1 písm. a),
b) a
f) do 8 dnů od konce kalendářního měsíce, v němž výkon civilní služby skončil, České správě sociálního zabezpečení.
(3) Jde-li o osoby, které ukončily vojenskou činnou službu, s výjimkou vojáků z povolání, předkládá Ministerstvo obrany údaje uvedené v
§ 37 odst. 1 písm. a) a
b) a údaje o délce a druhu této služby do 8 dnů ode dne skončení této služby České správě sociálního zabezpečení.
(4) Jde-li o osoby samostatně výdělečně činné, předkládá okresní správa sociálního zabezpečení údaje uvedené v
§ 37 odst. 1 písm. a) až e) a údaj o zaplaceném pojistném na důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti za každý kalendářní rok České správě sociálního zabezpečení.
(5) Jde-li o osoby dobrovolně účastné důchodového pojištění,
53) předkládá okresní správa sociálního zabezpečení údaje uvedené v
§ 37 odst. 1 písm. a) až d) a údaj o zaplaceném pojistném na důchodové pojištění za každý kalendářní rok České správě sociálního zabezpečení.
(6) Údaje podle
odstavců 1 až 3 se předkládají na tiskopisech vydaných Českou správou sociálního zabezpečení nebo způsobem uvedeným v
§ 123e odst. 2 a
3. Údaje podle
odstavců 4 a
5 se předkládají v termínech a způsobem určeným Českou správou sociálního zabezpečení.
(7) Údaje podle
odstavců 4 a
5 zasílá okresní správa sociálního zabezpečení též osobě samostatně výdělečně činné a osobě dobrovolně účastné důchodového pojištění
53) do 30. září kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém byly tyto osoby účastny důchodového pojištění a za který zaplatily pojistné na důchodové pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti nebo pojistné na důchodové pojištění, a to na tiskopisech vydaných Českou správou sociálního zabezpečení. Nesouhlasí-li osoby uvedené ve větě první s údaji zapsanými v tomto tiskopisu, mohou požádat do 30 dnů ode dne převzetí tohoto tiskopisu okresní správu sociálního zabezpečení o opravu; ustanovení
§ 38 odst. 5 věty třetí platí zde obdobně.
§ 41
Hlášení o zaměstnávání důchodců
(1) Organizace má povinnost ohlásit, vstoupí-li k ní do zaměstnání poživatel starobního, plného invalidního nebo částečného invalidního důchodu; jde-li však o poživatele starobního důchodu, má organizace tuto povinnost jen v případech, kdy poživatel starobního důchodu podle předpisů
o důchodovém pojištění nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu při výkonu výdělečné činnosti.
57)
(2) Hlášení o zaměstnávání důchodců musí obsahovat příjmení, jméno, rodné číslo, pod kterým je vyplácena dávka důchodového pojištění, místo trvalého pobytu občana, den, kdy došlo ke vstupu do zaměstnání, popřípadě kdy nastala jiná skutečnost zakládající ohlašovací povinnost, a druh důchodu.
(3) Jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, musí hlášení obsahovat též číslo rozhodnutí o přiznání důchodu.
(4) Organizace má povinnost odeslat hlášení orgánu, který je příslušný rozhodovat o dávce. Jde-li však o poživatele plného invalidního nebo částečného invalidního důchodu, zasílá organizace hlášení okresní správě sociálního zabezpečení příslušné podle místa trvalého pobytu poživatele důchodu do 8 dnů od vstupu do zaměstnání. Hlášení týkající se poživatelů důchodů vyplácených orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti je organizace povinna odeslat tomu orgánu, který vyplácí důchod.
(5) Předložením evidenčního listu podle
§ 39 není splněna povinnost uložená organizaci v
odstavcích 1 až 3.
(6) Organizace jsou povinny podávat hlášení na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení.