Důvodová zpráva k zákon č. 323/2025 Sb.

Cílem nového zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen „zákon o JMHZ“) je sloučit údaje, které zaměstnavatel povinně zasílá některým orgánům veřejné moci do jednoho podání, kterým je jednotné měsíční hlášení (dále jen „hlášení JMHZ“), díky čemuž se zamezí dvojkolejnosti komunikace zaměstnavatelů s veřejnou správou a výrazně se sníží administrativní zátěž pro zaměstnavatele.

Navrhuje se sloučit několik formulářů/tiskopisů, které zaměstnavatelé posílají zpravidla každý měsíc na různé úřady, a přitom většina údajů v nich se opakuje, do jednoho měsíčního hlášení. Zaměstnavatelé budou každý měsíc zasílat hlášení JMHZ, a tím budou hlásit všechny určené povinné údaje podle zvláštních právních předpisů vůči úřadům v jednom kroku.

Hlášení JMHZ bude zpočátku obsahovat souhrnně určené údaje, které zaměstnavatelé povinně hlásí

Uvedené orgány veřejné moci budou získávat údaje z IIS MPSV. Zaměstnavatel bude zasílat údaje na jedno místo – do IIS MPSV. Zaštiťujícím resortem, který bude spravovat IIS MPSV a zajišťovat přenos údajů zapojeným správním úřadům, bude MPSV.

Hmotněprávní povinnosti zaměstnavatelů zůstanou upraveny ve zvláštních právních předpisech. V zákoně o JMHZ bude procesněprávní úprava stanovující role jednotlivých aktérů a to, jakým způsobem budou zaměstnavatelé plnit povinnosti, v jaké lhůtě. Subsidiárně bude použit správní řád.

V zákoně o JMHZ bude rovněž upraveno přihlašování zaměstnavatelů do evidence zaměstnavatelů a přihlašování zaměstnanců zaměstnavatelem do evidence zaměstnanců, které budou nově probíhat na základě zákona o JMHZ. Přihlašování zaměstnavatelů a zaměstnanců bude nadále probíhat prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů spravovaných ČSSZ a ČSSZ povede evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ společně s registry podle ZNP a ZOPSZ. Oproti stávajícímu registru zaměstnavatelů a pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění dojde k rozšíření, jelikož ČSSZ bude evidovat všechny zaměstnavatele a zaměstnance podle zákona o JMHZ (tedy např. i všechny poplatníky daně z příjmu ze závislé činnosti neúčastné pojištění).

Zákon o JMHZ předně upravuje proces předávání údajů zaměstnavatelem pro určené správní úřady. Vzhledem k tomu, že zvláštní zákony mají různou specifikaci zaměstnavatele, v zákoně o JMHZ musí být definice zaměstnavatele široká, univerzální, zahrnující všechny typy zaměstnavatelů (nebo jinak označených subjektů) definované příslušnými zvláštními právními předpisy. Zaměstnavatelem je pro tyto účely třeba rozumět subjekt, který je povinen hlásit vybrané údaje o sobě a o zaměstnancích orgánům veřejné moci (uživatelům údajů) podle zvláštních předpisů prostřednictvím hlášení JMHZ. U takto široké definice zaměstnavatele je nutno upozornit, že mohou nastat situace, kdy se nebude vždy jednat o typický vztah zaměstnance a zaměstnavatele. Například za zaměstnavatele může být dle širší definice považován Úřad práce (ale i další plátci daně, jako např. Pojišťovna Kooperativa plnící povinnosti plátce při výplatě náhrady za ztrátu na výdělku plynoucí z povinného pojištění zaměstnavatele), který je v zákonem definovaných situacích v pozici plátce daně a platí za zaměstnance zálohy na dani z příjmů ze závislé činnosti, ale nelze u něj z hlediska obecného vnímání hovořit o "jeho zaměstnancích", neboť nejsou ve vztahu k ÚP v pracovněprávním vztahu.

Obdobně jako zaměstnavatel je i zaměstnanec ve zvláštních právních předpisech definován různě. Pro účely zákona o JMHZ jde o subjekt, který je se zaměstnavatelem v základním pracovněprávním nebo jiném vztahu definovaném zvláštním právním předpisem a kterého se týkají údaje sdělované orgánům veřejné moci zaměstnavatelem podle zvláštních předpisů prostřednictvím hlášení JMHZ. Součástí hlášení JMHZ budou i údaje o fyzických osobách, které nejsou „zaměstnanci“ ve smyslu obecného chápání tohoto pojmu. Může se jednat o osoby, jimž náleží finanční plnění, které jim subjekt v roli zaměstnavatele (ve smyslu zákona o JMHZ) poskytuje např. z titulu náhradního plnění za původního zaměstnavatele. Půjde například o situace, kdy poddodavatel není schopen plnit své platební závazky a ručí za něj dodavatel, který poskytne finanční plnění zaměstnanci (§ 324a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce). Nebo může jít o finanční plnění poskytnuté zaměstnanci pojišťovnou Kooperativa nebo Generali Česká pojišťovna jako odškodnění pracovního úrazu nebo nemoci z povolání.

Zvláštní postupy při plnění evidenčních povinností se uplatní u zahraničních zaměstnanců a jejich zaměstnavatelů [srov. § 17 odst. 1 a § 19 odst. 1 písm. c)]. Pro tento účel se v odstavci 2 zavádí definice zahraničního zaměstnance, a to formou odkazu na zákon o zaměstnanosti.

Rovněž definice zaměstnání je pro účely JMHZ velmi široká. Zaměstnáním budou všechny vztahy, na základě kterých budou zaměstnavatelé podle zvláštních právních předpisů sdělovat vybrané údaje prostřednictvím hlášení JMHZ. Hlášení JMHZ se týká i služebních poměrů podle zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě. Týká se i služebního poměru podle zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, a dále i vojáků v činné službě. Pokud však jde o příslušníky Bezpečnostní informační služby, Policie České republiky, Hasičského záchranného sboru České republiky, Generální inspekce bezpečnostních sborů, Úřadu pro zahraniční styky a informace a vojáky  v činné službě, bude se jich hlášení JMHZ týkat až s odloženou účinností od 1. 1. 2027 a uplatní se pro ně specifické postupy upravené v § 31 a násl.

V případě existence více právních vztahů mezi týmiž stranami se za zaměstnání považuje každý z těchto vztahů samostatně.

Zaměstnáním budou všechny vztahy, na základě kterých budou zaměstnavatelé podle zvláštních právních předpisů sdělovat vybrané údaje prostřednictvím JMHZ. Podle § 6 odst. 2 zákona o daních z příjmů se zaměstnavatelem rozumí plátce příjmu. Zaměstnavatelem podle zákona o daních z příjmů se rozumí i ekonomický zaměstnavatel (uživatel pracovní síly) a formálně právní zaměstnavatel, kterým je daňový nerezident se sídlem nebo bydlištěm v jiném členském státě EU nebo státě tvořícím EHP, který má na území ČR organizační složku, jejímž předmětem činnosti je zprostředkování zaměstnání na základě povolení podle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. To znamená, že i na tyto subjekty bude dopadat povinnost podávat JMHZ.

Zaměstnáním se podle zákona o nemocenském pojištění [§ 3 písm. g)] rozumí činnost zaměstnance pro zaměstnavatele, ze které mu plynou nebo by mohly plynout od zaměstnavatele příjmy ze závislé činnosti, které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v ČR, předmětem daně z příjmů podle právního předpisu upravujícího daně z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny. Dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání podle zákona o nemocenském pojištění je tedy primárně den, kdy zaměstnanec skutečně nastoupil k výkonu této činnosti pro zaměstnavatele, resp. první den, za který zaměstnanci náleží započitatelný příjem (např. i den, za který zaměstnanci náleží náhrada mzdy nebo platu za svátek). Není přitom rozhodné, zda toto zaměstnání zakládá účast na nemocenském pojištění či nikoliv.

Dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání se dále rozumí den nástupu k výkonu práce podle zákona o zaměstnanosti, a to nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce.

Zákon o JMHZ však pracuje s pojmy zaměstnanec a zaměstnavatel v širším smyslu než zákon o nemocenském pojištění. Za den nástupu do zaměstnání v ostatních případech, na které se nevztahuje právní úprava ZNP, bude považován den, kdy vznikla zaměstnavateli pro účely zákona o daních z příjmů povinnost poskytnout zaměstnanci (obvykle finanční) plnění nebo den prvního poskytnutí tohoto plnění. Může se například jednat o subjekty, které plní povinnosti za původního zaměstnavatele. Například půjde o Úřad práce ČR v roli poskytovatele finančního plnění zaměstnanci z důvodu platební neschopnosti původního zaměstnavatele (zákon č. 118/2000 Sb.).

Na ekonomického zaměstnavatele nebo zahraničního formálně právního zaměstnavatele splňujícího podmínky § 6 odst. 2 zákona o daních z příjmů se ustanovení § 4 odst. 3 návrhu zákona o JMHZ uplatní v plném rozsahu, tzn. den nástupu zaměstnance do zaměstnání se uplatní podle situace nastalé v konkrétním případě.

Údaje, které jsou sdělovány prostřednictvím hlášení JMHZ, určí zvláštní právní předpisy. Nemusí se přitom jednat o veškeré údaje, které zaměstnavatelé za sebe nebo za své zaměstnance hlásí. Výběr spočívá na posouzení ústředních orgánů státní správy, které jsou buď samy uživateli údajů nebo které jsou uživatelům údajů nadřízeny. Ve zvláštní právní úpravě tak mohou být některé údaje z hlášení JMHZ vyčleněny, tedy buď nebudou zahrnuty do pozitivního výčtu, nebo pro ně bude stanovena výjimka z obecného pravidla. Vynětí z hlášení JMHZ by mělo být výjimečné a podloženo vážnými důvody (např. jde o údaj, který musí znát uživatel dříve než do 20. dne následujícího měsíce nebo údaj, který není sdělován zaměstnavateli pravidelně).

Mezi údaje sdělované prostřednictvím hlášení JMHZ mohou být zahrnuty i takové, které se až dosud hlásily v delších intervalech (čtvrtletí, pololetí, rok) nebo jen ad hoc (v případě potřeby). Tomu, že uživatelé obdrží tyto údaje s měsíční periodicitou, je nutné přizpůsobit obsah povinností ke sdělování údajů (např. zaměstnavatel bude zasílat údaje o vyměřovacích základech a dobách důchodového pojištění průběžně každý měsíc, proto se mu zruší povinnosti vyhotovovat ročně evidenční list důchodového pojištění). Rovněž bylo provedeno posouzení v tom směru, zda některé povinnosti není namístě zrušit z důvodu duplicity (jako např. zaměstnavatel bude hlásit měsíčně údaje potřebné pro výpočet dávky nemocenského pojištění, proto se mu zruší v ZNP povinnost sdělovat tyto údaje v příloze k žádosti o tuto dávku – je však třeba zavést přechodné období, které je upraveno přechodným ustanovením). Zrušení povinnosti zaměstnavatele předkládat údaje potřebné pro výpočet dávek NP bude možné až po naplnění „datového skladu údaji z hlášení JMHZ“ v IIS MPSV za období 12 kalendářních měsíců od účinnosti tohoto zákona o JMHZ. Zaměstnavatel bude muset nadále podle přechodného ustanovení předkládat údaje potřebné pro výpočet dávek NP i v případech, kdy bude rozhodné období zasahovat do období před účinností zákona o JMHZ.

Uživateli údajů jsou některé orgány veřejné moci, kterým zaměstnavatel na základě zvláštních právních předpisů hlásí údaje prostřednictvím hlášení JMHZ. Jedná se o MPSV, ČSSZ, územní správy sociálního zabezpečení (dále jen „ÚSSZ“), Institut posuzování zdravotního stavu, Úřad práce, ČSÚ, MF a orgán Finanční správy ČR. Uživatelé mají přístup k údajům jen v mezích a pro účely stanovené zvláštním právním předpisem (např. zákon o zaměstnanosti, zákon o daních z příjmů, zákon o nemocenském pojištění, zákon o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon o státní statistické službě aj.).

K pojmu „uživatel údajů“ se ještě uvádí, že tím není myšleno, že jde o taxativní výčet orgánů veřejné moci, které mají pravomoc údaje získané prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení využívat. Jde pouze o označení primárních uživatelů údajů (kteří byli příjemci obdobného okruhu dat jako doposud), tj. společný pojem definovaný pro účely daného zákona, aby v dalším textu nebylo nutné pokaždé jednotlivé orgány, jimž jsou údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení zasílány, vyjmenovávat. Opuštění takového konceptu by zásadně zhoršilo čitelnost textu.“

Tím nejsou dotčena práva orgánů veřejné moci vyžadovat si údaje agendových informačních systémů dle zákona č. 111/2009 Sb.

Zavádí se hlášení JMHZ, které bude mít výhradně elektronickou podobu a bude prostředkem k souhrnnému plnění povinnosti zaměstnavatelů sdělovat vybrané údaje o sobě a svých zaměstnancích více orgánům veřejné moci jedním elektronickým podáním. O které orgány veřejné moci půjde a které údaje budou sdělovány prostřednictvím hlášení JMHZ, upraví zvláštní právní předpisy a dále tento zákon. Taxativní výčet údajů sdělovaných prostřednictvím hlášení JMHZ bude obsahovat prováděcí nařízení vlády. V nařízení vlády bude tedy pouze přehledně a strukturovaně sumarizován rozsah povinností stanovených jinými právními předpisy (zákony). V tomto směru je výčet těchto údajů uvedených v nařízení vlády taxativní, protože žádné jiné údaje v JMHZ nebudou. V nařízení bude dále u každého údaje uvedeno období, za které je v souladu se zvláštním zákonem sdělován. Zároveň se předpokládá též uvedení uživatele údajů nebo více uživatelů, jemuž/jimž bude zpřístupňován.

Podle současné právní úpravy sdělují zaměstnavatelé údaje (mnohdy stejné) různým orgánům veřejné moci v různých intervalech a různým způsobem tak, jak jim to ukládají zvláštní právní předpisy, popř. předpisy EU. V rámci hlášení JMHZ dojde ke sjednocení plnění různých povinností zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů tak, že v těchto zvláštních předpisech bude stanoveno, které povinnosti plní zaměstnavatel prostřednictvím hlášení JMHZ.

Naprostá většina údajů sdělovaných prostřednictvím JMHZ se bude týkat kalendářního měsíce předcházejícího měsíci, v němž je hlášení podáváno, proto se zavádí obecné pravidlo o tom, že hlášením JMHZ se sdělují údaje za kalendářní měsíc, pokud jiný právní předpis nestanoví jinak. U některých údajů bude účelnější nebo praktičtější sdělovat je za delší časové období, například čtvrtletí. Tato časová období, za které se mají údaje prostřednictvím hlášení JMHZ sdělovat, budou stanovena zvláštními právními předpisy.

Půjde sice o jedno elektronické podání, které se však bude členit na části podle toho, čeho se údaje budou týkat, a to na

Toto členění se zavádí pro účely dalšího postupu při zpřístupňování zaslaných údajů uživatelům v případech, kdy se v jednotlivých částech nebo součástech hlášení JMHZ vyskytne chyba.

Vzhledem k účelu hlášení JMHZ se navrhuje sjednotit lhůtu, ve které budou zaměstnavatelé povinni toto hlášení zasílat, přestože zvláštní právní předpisy mohou dosud upravovat lhůty odlišně. Lhůta bude stanovena jednotně v rozmezí od 1. dne v kalendářním měsíci do 20. dne v kalendářním měsíci. Ve zvláštních právních předpisech jsou pro sběr prostřednictvím hlášení JMHZ vytipovány pouze takové údaje, u kterých je tato lhůta dostačující, tedy které uživatelé nepotřebují znát dříve. Stanovenou lhůtu nebude možné individuálně prodlužovat. A protože bude existovat množina údajů, které se hlásí za delší časové období, než je kalendářní měsíc (např. za kalendářní čtvrtletí, za půl roku, za rok), je uvedená lhůta formulována tak, že následuje po kalendářním měsíci, ke kterému se toto hlášení vztahuje. Naprostá většina údajů však bude hlášena za předchozí kalendářní měsíc.

Za účelem eliminace opravných podání lze považovat vymezení počátku lhůty prvním dnem následujícího kalendářního měsíce za důvodné (např. z důvodu vyčkání na zúčtování mezd). JMHZ se zasílá za období kalendářního měsíce, proto je nutné ho zasílat až po uplynutí tohoto období. Na portálu ČSSZ bude možné do JMHZ vkládat údaje a rozepsané hlášení si ukládat předem a následně jej kompletní odeslat v požadovaném termínu.

Ustanovení definuje poslední kalendářní měsíc, za který zaměstnavatel podává hlášení JMHZ.

Hlášení JMHZ je zaměstnavatel povinen zaslat často i po skončení zaměstnání zaměstnance (po jeho odhlášení z evidence zaměstnanců), například proto, že mu po skončení zaměstnání dodatečně zúčtuje nějaké příjmy, ze kterých je povinen zaplatit pojistné na sociální zabezpečení. I když se zaměstnavatel odhlásí z evidence zaměstnavatelů a přestane být zaměstnavatelem podle zákona o JMHZ, musí dodatečně plnit povinnosti, které mu z minulosti vyplynuly z pozice zaměstnavatele podle zákona o JMHZ, tedy musí dodatečně zaslat hlášení JMHZ, pokud zaměstnanci dodatečně zúčtoval příjmy.

Navrhují se tři možné alternativy způsobů, jimiž lze podání učinit.

Hlášení JMHZ bude zasíláno pouze v elektronické podobě. Datovou větu v předepsaném formátu a struktuře bude možno zaslat přímo prostřednictvím webového portálu ČSSZ (ePortálu), na kterém bude JMHZ přímo vyplňováno nebo nahráváno jako xml soubor, nebo jako přílohu datové zprávy (xml, nikoliv pdf) zaslané do určené datové schránky ČSSZ, nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní (APEP/VREP); poslední z uvedených způsobů však nebude přípustný pro plnění evidenčních povinností podle § 17. Splnění evidenční povinnosti registrace zaměstnavatele nebude umožněno přes datové rozhraní ČSSZ, protože k tomu není technicky uzpůsobeno. Splnění povinnosti registrace zaměstnance lze splnit všemi komunikačními kanály dle § 7 odst. 1. Nebude umožněna listinná podoba podání.

Lze předpokládat, že ČSSZ nechá zřídit speciální datovou schránku pro automatizovaný příjem a zpracování hlášení JMHZ a dalších souvisejících podání. Pro tento účel je v odstavci 3 zavedena povinnost ČSSZ zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup identifikátor této datové schránky.

Pro účely plynulého a efektivního sběru údajů, jejich předávání uživatelům a jejich navazujícího zpracování je nutno zavést povinnost hlásit tyto údaje výhradně v podobě využitelné pro automatizované zpracování. Pokud bude hlášení JMHZ zasláno jiným než v právní úpravě stanoveným způsobem, nebude se k němu přihlížet (bude neúčinné – srov. § 10 odst. 2); tedy bude se postupovat, jako by nebylo podáno.

Webový portál ČSSZ (ePortál) bude obsahovat klientské nástroje pro usnadnění postupu při vyplňování hlášení JMHZ.

Zaměstnavatel bude mít vždy k dispozici datovou větu ve struktuře platné pro období, kterého se údaje sdělované v této datové větě týkají, a to pro případ, že by zpětně opravoval nebo doplňoval údaj/údaje v době, kdy se struktura datové věty změnila např. z důvodu změny právní úpravy (sbírají se další údaje nebo se naopak některé již nesbírají).

Speciální pravidlo platí pro způsob plnění evidenční povinnosti zaměstnavatele (přihlásit a odhlásit se do a z evidence zaměstnavatelů a pro hlášení změn). Způsob je stanoven tak, aby odpovídal technologickým možnostem aplikačního vybavení ČSSZ.

Protože prostřednictvím hlášení JMHZ budou zaměstnavatelé plnit povinnosti vůči různým orgánům veřejné moci, a nejen toto hlášení, ale i přihlašování a odhlašování zaměstnanců a zaměstnavatelů bude zasíláno ČSSZ, v zákoně o JMHZ je výslovně uvedeno, že zaměstnavatel splní svou povinnost, tj. učiní podání dnem, kdy došlo ČSSZ. Tedy nikoliv až dnem, kdy údaje z podání získají příslušné orgány veřejné moci (tj. uživatelé údajů). Způsoby potvrzování osvědčení o digitálním úkonu odpovídají postupu podle § 5 zákona č. 12/2020 Sb.

V případě, že podání podle tohoto zákona nebylo zasláno ČSSZ, ale některému z uživatelů údajů, je vyloučen postup podle § 12 správního řádu (dále jen „SŘ“). V takovém případě tedy nepostoupí uživatel údajů podání ČSSZ podle § 12 SŘ, ale sám informuje zaměstnavatele o neúčinnosti podání a o správném postupu. Pokud bude hlášení JMHZ zaměstnavatelem omylem zasláno do DS jiného orgánu veřejné moci, než jsou uživatelé údajů, bude tento orgán postupovat podle obecného ustanovení § 12 SŘ. Takový orgán veřejné moci tedy postoupí hlášení JMHZ z důvodu nepříslušnosti ČSSZ a informuje o tom zaměstnavatele. ČSSZ následně zaměstnavatele vyrozumí o neúčinnosti podání a sdělí mu, aby podání učinil znovu.

Tento odlišný postup byl zvolen proto, že uživatelé údajů, kteří na projektu JMHZ participují, budou znát právní úpravu v zákonu o JMHZ, a tudíž mohou přímo zaměstnavatele poučit o neúčinnosti podání a zároveň mu sdělit, jak má zaslat podání znovu tak, aby bylo odesláno řádně a přijato. Oproti tomu u jiných orgánů veřejné moci musí zůstat zachován obecný postup daný správním řádem, protože po nich nelze požadovat, aby zaměstnavatele poučovali a vykládali zákon o JMHZ.

Hlášení JMHZ bude zasíláno pouze v elektronické podobě. Datovou větu v předepsaném formátu a struktuře bude možno zaslat přímo prostřednictvím ePortálu ČSSZ, na kterém bude JMHZ přímo vyplňováno nebo nahráváno jako xml soubor, nebo jako přílohu datové zprávy (xml, nikoliv pdf) zaslané do určené DS ČSSZ, nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní (APEP/VREP). Nebude umožněna listinná podoba.

Na pojem „struktury“ podání lze v teoretické rovině nahlížet dvojím způsobem: jako na tzv. obsahovou strukturu podání nebo na tzv. datovou strukturu podání.

Obsahová struktura formulářového podání je esenciálním požadavkem na každý formulář, a to bez ohledu na jeho formu. Díky ní se osoba, která daný formulář vyplňuje, dozvídá pravidla a požadavky, které musí při tomto vyplňování respektovat. Základní rámec pro obsahovou strukturu představují obecné náležitosti (požadavky) stanovené zákonem pro každé podání. Zákon pak zpravidla stanoví další povinné náležitosti. Podzákonný právní předpis (nařízení vlády) pak může tyto náležitosti dále precizovat a rozvádět.

Datová struktura podání je toliko technicistním požadavkem pro podání v elektronické podobě. Je odvislá od formátu podání, který stanoví nařízení vlády, a také od stanovené obsahové struktury, kterou musí respektovat, a nemůže jí dále rozšiřovat. Zjednodušeně řečeno, jde tedy o jakési „překlopení“ požadavků daných obsahovou strukturou do podoby, která umožní automatizované zpracování informačními systémy, kterými ČSSZ disponuje. Datovou strukturu proto neurčuje právní předpis, ale sám orgán veřejné moci v závislosti na technologickém vybavení a informačních systémech, jimiž disponuje.

Obecně přitom platí, že orgán veřejné moci je tradičně nadán faktickou pravomocí zavést („určit“) některé technické parametry svojí činnosti, které vyplývají z reálných podmínek jeho činnosti. Ačkoliv předmětem těchto pravidel primárně není stanovení práv a povinností adresátům výkonu veřejné moci, je nesporné, že výkon těchto práv a povinností je tímto nastavením ve větší či menší míře ovlivněn. Uvedené nastavení vyplývá zejména z faktických podmínek činnosti orgánu, z nutnosti určitým způsobem nastavit jeho vnitřní organizaci či manažerské řízení jeho provozu. Nejedná se přitom pouze o čistě interní otázky fungování orgánu, ale také o nastavení jeho provozních a technických podmínek na „rozhraní“ jeho kontaktu s adresáty výkonu veřejné moci, kteří jsou tak nuceni se fakticitě nastavení těchto provozních a technických podmínek přizpůsobit, i když nejsou založeny na úrovni právních předpisů, ale na úrovni určení (a případně zveřejnění) ze strany daného orgánu. Typickými příklady může být nastavení úředních hodin, rozvrhu práce v rámci orgánu či některých komunikačních kanálů navenek. Tyto prvky mohou v reálném životě značně ovlivnit práva a povinnosti adresátů výkonu veřejné moci, přesto bez možnosti uvedené provozní a technické parametry své činnosti autonomně nastavovat by výkon veřejné moci byl jen obtížně realizovatelný. Např. zákon o nemocenském pojištění upravuje pravomoc, resp. povinnost ČSSZ („určit a zveřejnit“) uvedené provozní a technické parametry své činnosti v rámci úpravy infomační povinnosti v § 162. Obdobně tyto povinnosti stanovuje zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v § 123e.

Do této kategorie spadá právě určení datové struktury podání, které na rozdíl od jeho struktury obsahové neaspiruje na snahu upravovat či konkretizovat požadované údaje, ale toliko nastavení technických parametrů podání. Zaměstnavatel je takto určenou datovou strukturu povinen respektovat stejně, jako jiné provozní a technické parametry činnosti orgánů veřejné moci dané objektivní realitou či jejich vnitřním nastavením.

Celá struktura podání nebude stanovena nařízením vlády (právním předpisem). Nařízením vlády bude stanoven formát a tzv. „obsahová struktura“.

Tj. podrobnosti údajů závazně požadovaných, resp. pokyny k jeho vyplnění nesmějí absentovat v nařízení vlády, tj. nesmějí fakticky vyplývat pouze ze struktury tohoto podání zveřejněné ze strany ČSSZ. Jinými slovy, není přípustné, aby zveřejněná struktura fakticky dotvářela okruh a podrobnosti požadovaných údajů a překračovala tak rámec pouhého řazení (strukturování) těchto údajů a dalších technických parametrů daného podání, kdy samotná povinnost poskytnutí údajů je dostatečně určitě založena již právním předpisem.

K provádění zákona o JMHZ bude vydáno nařízení vlády, které blíže stanoví zejména obsahové podrobnosti a pokyny k vyplnění. V nařízení vlády bude určen přesný formát a obsahová struktura podání podle zákona o JMHZ, dále období, za které jsou jednotlivé údaje zaměstnavatelem sdělovány, a rovněž to, kterému orgánu veřejné moci jsou údaje určeny. Nařízení vlády bude také obsahovat pokyny k podání a obsahu opravného hlášení. Nařízení bude obsahovat přílohy strukturované podle jednotlivých typů podání podle zákona o JMHZ.

Údaje, které budou zaměstnavatelé povinni zasílat prostřednictvím JMHZ, jsou vždy stanoveny ve zvláštních právních předpisech (viz úprava doprovodného zákona k zákonu o JMHZ). Nařízení vlády bude vždy obsahovat údaje, které mají oporu v zákoně. Nikdy tedy nebude nařízením vlády rozšířen okruh údajů, které zaměstnavatel musí prostřednictvím JMHZ zasílat. Pro rozšíření hlášených údajů, tj. rozšíření povinností zaměstnavatele, bude třeba vždy změna příslušného zákona.

Ustanovení o technických vadách je koncipováno jako společné pro všechna podání podle tohoto zákona, tj. nejen hlášení JMHZ, ale také přihlášení a odhlášení do/z evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců, příp. provádění změny údajů zapsaných v těchto evidencích.

První kategorií vad, kterou je třeba odlišit, jsou vady, které se projeví již na vstupu. Zamezují tedy dalšímu automatizovanému zpracování podání v rámci k tomu určených mechanismů. Pro odlišení od dalších kategorií vad se pro tyto vady používá označení „technické vady“. Jejich následkem bude vždy komplexní neúčinnost učiněného podání (k podání se nepřihlíží, tj. nevyvolává předpokládané právní účinky).

K technické vadě může dojít:

Podle písm. a) je neúčinné rovněž hlášení JMHZ, které je podané předčasně, tedy před započetím běhu lhůty pro jeho podání. Tato lhůta začíná plynout prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ke kterému se toto hlášení vztahuje (§ 7 odst. 1).

Pokud bude podání vyhodnoceno jako neúčinné, má to za následek, že se k němu vůbec nepřihlíží. Jde tedy o podání zdánlivé – bude se k němu přistupovat tak, jako kdyby podáno nebylo. Tak např. pokud zaměstnavatel zašle ČSSZ podání, které označí jako hlášení JMHZ, ale zašle jej v jiném než stanoveném formátu, hledí se na něj, jako by hlášení JMHZ vůbec nepodal, a to se všemi důsledky.

ČSSZ zaměstnavatele informuje o neúčinnosti podání a informuje ho o povinnosti zaslat podání tak, aby odeslání odpovídalo způsobům stanoveným zákonem o JMHZ.

Vymezení pojmu „formální vada“ se precizuje tak, aby byl zřejmý vztah k tzv. technickým vadám podání (pojmem zavedeným v předchozím ustanovení). Podání je formálně vadné, jestliže sice splňuje předepsané technické požadavky (tj. je strojově čitelné a automatizovaně zpracovatelné), avšak obsahuje jiné automatizovaně zjistitelné vady, které snižují kvantitu nebo kvalitu povinně sdělovaných údajů, a tedy jejich využitelnost pro uživatele údajů. Jeví se přitom účelné, aby vady tohoto typu byly odstraněny hned „na vstupu“, tedy ještě před tím, než dojde k předání údajů z hlášení JMHZ uživatelům. Mezi formální vady lze řadit též vady „logické“, tedy vady obsahu uváděných údajů, pokud jsou zjistitelné na základě pouhé automatizované kontroly.

V rámci úpravy tzv. formální vady podání se předpokládá, že do této kategorie bude spadat také vada, která se „týká obsahu podání“, popř. jeho části nebo součásti. Na rozdíl od technické vady nebo formální vady týkající se požadované struktury podání není formální vada týkající se obsahu podání předem definována, neboť – jak vyplývá z odst. 1 písm. b) – ji fakticky vymezuje pouze skutečnost, že je zjistitelná na základě automatizované kontroly související s přijetím podání. Jinými slovy, teprve faktická schopnost automatizované kontroly a její konkrétní nastavení (které se navíc může vyvíjet v čase v souvislosti se zdokonalováním zapojených informačních systémů) určuje, co formální vadou podání týkající se obsahu bude a co nikoliv. Sankcí za výskyt takové vady je přitom neúčinnost podání, kdy podateli fakticky není dopředu známo, jaká obsahová vada podání k jeho neúčinnosti povede.

Podle daného ustanovení musí být relevantním způsobem ze strany veřejné moci předem deklarováno, které formální vady obsahu podání budou detekovány systémem automatizované kontroly, resp. detekce kterých těchto vad je systém schopen. Jako vhodné a flexibilní se jeví určení a zveřejnění těchto informací ze strany České správy sociálního zabezpečení způsobem umožňujícím dálkový přístup (obdoba § 9 odst. 3 návrhu zákona).

Cílem je z důvodu právní jistoty dopředu najisto určit, který typ obsahových vad je schopen systém JMHZ automatizovaně detekovat. Zatímco u vad struktury je zřejmé, že formální vadou je jakékoli nedodržení stanovené obsahové struktury, resp. určené datové struktury podání, tak u vady obsahu bude záviset na tom, s jakými zdroji dat bude možné učiněné podání automatizovaným způsobem bezprostředně porovnat a zjistit případný nesoulad. Do budoucna je možné předpokládat narůstající míru automatizace, a tedy i rozšíření okruhu vad, které bude možné zjistit rovnou na vstupu. Z tohoto důvodu je zvolen dostatečně flexibilní nástroj pro to, jak bude okruh těchto vad určován a sdělován.

S ohledem na skutečnost, že jde o deklaraci objektivní schopnosti automatizované kontroly obsahu podání a jejího rozsahu, nikoliv o stanovení nových pravidel pro činění podání, lze mít za to, že zde není nezbytné přistoupit k vydání právního předpisu a postačí právě toliko určení a zveřejnění informace správním orgánem.

Samotné hlášení JMHZ obsahuje několik částí, které budou v rámci formálních kontrol posuzovány zvlášť. Právní důsledky formálních vad se liší v závislosti na tom, v které části hlášení JMHZ se tyto vady vyskytují. V zákoně je vyjádřen princip maximální možné propustnosti, tedy zájem na tom, aby výskyt jedné formální vady v jakékoliv části nebo součásti hlášení JMHZ nezpůsobil nemožnost předat uživatelům údajů ty údaje, které jsou zjevně bezvadné.

Formální vada v souhrnné části obsahující údaje týkající se zaměstnavatele bude mít za následek neúčinnost pouze této části.

Formální vada v části týkající se pojistného odváděného zaměstnavatelem (a případných slev na pojistném) bude rovněž znamenat neúčinnost pouze této části podání a nikoliv celého jednotného měsíčního hlášení.

Formální vada v individualizované části týkající se zaměstnanců a jejich zaměstnání bude znamenat odmítnutí té datové věty za zaměstnance a zaměstnání, ve které se vyskytla formální vada. Tato datová věta se pro technické účely označuje jako "formulář" (zákon ji nazývá „součást“), kdy jeden formulář obsahuje kompletní data za jednoho zaměstnance a jeden pracovněprávní vztah. Bude-li tedy hlášení JMHZ obsahovat údaje o 10 zaměstnancích zaměstnavatele a pouze ve formuláři za jednoho zaměstnance a jedno jeho zaměstnání (pracovní vztah) se vyskytne formální vada, bude součást individualizované části hlášení JMHZ týkající se tohoto zaměstnance a příslušného zaměstnání (datová věta za tohoto zaměstnance a jeho zaměstnání, tedy dotčená součást (jeden formulář) hlášení JMHZ týkajícího se tohoto konkrétního pracovního vztahu) odmítnuta a ostatní za zbývajících 9 zaměstnanců budou zpřístupněny uživatelům údajů. Za formální vadu se považuje i podání „neúplného“ hlášení JMHZ, tedy neuvedení datové věty za zaměstnance nebo více zaměstnanců. Bude-li však formální vadu obsahovat souhrnná i pojistná část a zároveň i každá ze součástí individualizované části (tj. formulář za každého zaměstnance a každé jeho zaměstnání), bude celé hlášení JMHZ neúčinné.

Příklad č. 1:

Zaměstnavatel podá hlášení JMHZ za svých 100 zaměstnanců a v souhrnné části udělá chybu, která neprojde formální kontrolou na vstupu.

Výsledek: Hlášení JMHZ je přijato jako částečné a zaměstnavatel je vyzván k opravě souhrnné části hlášení JMHZ.

Příklad č. 2:

Zaměstnavatel podá hlášení JMHZ za svých 100 zaměstnanců, souhrnná část je v pořádku, v části týkající se pojistného odváděného zaměstnavatelem (a případných slev na pojistném) je formální chyba, datové věty za všechny zaměstnance jsou v pořádku.

Výsledek: Hlášení JMHZ je přijato jako částečné a zaměstnavatel je vyzván k opravě pojistné části hlášení JMHZ.

Příklad č. 3:

Zaměstnavatel podá hlášení JMHZ za svých 100 zaměstnanců, souhrnná část je v pořádku, část týkající se pojistného odváděného zaměstnavatelem je v pořádku, u 3 zaměstnanců data ve formuláři nesplňují formální kontroly.

Výsledek: Hlášení JMHZ je přijato jako částečné za 97 zaměstnanců a zaměstnavatel je vyzván k opravě 3 chybných formulářů. Zaměstnavatel tedy musí poslat opravu celých formulářů za ty 3 zaměstnance, kde chyboval.

Příklad č. 4:

Zaměstnavatel, který má 100 zaměstnanců, podá hlášení JMHZ. Souhrnná část je v pořádku, část týkající se pojistného odváděného zaměstnavatelem je v pořádku, údaje za 3 zaměstnance chybí.

Výsledek: Hlášení JMHZ je přijato jako částečné za 97 zaměstnanců a zaměstnavatel je vyzván k doplnění údajů za zbývající 3 zaměstnance. Zaměstnavatel tedy musí tyto datové věty doplnit.

Příklad č. 5:

Zaměstnavatel, který má 10 zaměstnanců, podá hlášení JMHZ. Souhrnná část je v pořádku, část týkající se pojistného odváděného zaměstnavatelem je v pořádku, avšak v každém formuláři v individualizované části se vyskytne formální vada.

Výsledek: Hlášení JMHZ je přijato jako částečné a zaměstnavatel je vyzván k opravě individualizované části hlášení JMHZ.

Příklad č. 6:

Zaměstnavatel pošle hlášení JMHZ za svých 100 zaměstnanců, všechny tři části mají vyplněna povinná pole, která splňují formální kontroly, ale dopustil se obsahových chyb v kterékoli části hlášení JMHZ. Celé podání je přijato a předáno uživatelům. K opravě obsahových chyb vyzývá ten uživatel údajů, který chybu odhalil, oprava probíhá zpravidla prostřednictvím hlášení JMHZ jako opravné hlášení.

Příklad č. 7:

Zaměstnavatel pošle hlášení JMHZ za svých 100 zaměstnanců, avšak v souhrnné, pojistné části i ve všech formulářích je formální vada. Žádná část podání není v pořádku, což způsobuje, že celé podání je odmítnuto jako neúčinné (jako by nebylo podáno). Zaměstnavatel je vyzván k podání hlášení JMHZ (§ 12).

Formální vady bude vyhodnocovat a sankcionovat ČSSZ.

Pro účely agend orgánu Finanční správy ČR je zajištěno, aby nedošlo k nežádoucímu zásahu do práv jednotlivců (zaměstnavatelů i zaměstnanců). Není udržitelné, aby perfektní údaje obsažené v souhrnné části nebo v individualizované části nebo její součásti podání určené pro správce daně nebyly zpracovány a předány správci daně, pokud neobsahují žádnou formální chybu. Existence formální chyby v údajích pro jiného uživatele nesmí způsobit neúčinnost veškerých údajů v dané části podání.

Řeší se důsledky formální vady jiného podání než je hlášení JMHZ nebo opravné hlášení, tedy např. přihlášení do evidence zaměstnavatelů. V tomto případě je důsledkem vždy neúčinnost.

Ačkoli je důsledkem formální vady obvykle neúčinnost části podání, zakládá se v tomto ustanovení zmocnění pro vládu, aby v prováděcím nařízení stanovila okruh formálních vad, u nichž je pro menší závažnost neúčelné považovat část podání za neúčinnou.

Toto ustanovení je založeno na principu, že vláda je zmocněna zmírnit přísnější zákonné pravidlo, je-li to odůvodněné z hlediska provádění zákona. Ustanovení neumožňuje vládě překročit zákonné limity, pouze na adresáty normy aplikovat v odůvodněných případech mírnější režim, než stanoví zákon. V praxi se bude jednat o výjimečné a velmi specifické situace, které s ohledem na jejich kazuistický charakter není účelné řešit na úrovni zákona. Vzhledem k tomu, jak rozsáhlý je projekt JMHZ, kolik je v něm zapojeno orgánů veřejné moci a jak velké množství údajů slučuje do jednoho podání, není účelné, aby méně závažné formální vady způsobily neúčinnost celého podání nebo jeho části. Znamenalo by to, že zbývající údaje (byť úplně v pořádku) by nebylo možno vůbec využít a zpracovat.

Podobně jako v § 10 odst. 3 je stanovena notifikační povinnost ČSSZ ve vztahu k formálním vadám podání.

Pravidla týkající se výzvy k odstranění vad jsou rozdělena do dvou ustanovení. Odlišuje se tak

V prvním případě (§ 12) je důsledkem stav, že hlášení JMHZ není právně učiněno, tj. výzva požaduje podání absentujícího hlášení JMHZ. Důvodem pro vydání výzvy bude i prosté nepodání hlášení JMHZ, které dosud trvá.

V druhém případě (§ 13) je důsledkem stav, kdy okamžik podání hlášení JMHZ je zachován (podání bylo učiněno), avšak vyvstává potřeba jej opravit. K tomu by mělo dojít pomocí opravného hlášení JMHZ. Výzva by proto měla směřovat k podání opravného hlášení. Tento pojem je pak normován v následujícím ustanovení (§ 14).

Lhůta pro podání opravného hlášení v zamýšlené délce 8 dní od doručení výzvy ČSSZ se zakotvuje přímo v zákoně. Možnost diskrece při stanovování lhůty pro podání opravného hlášení by způsobila nežádoucí nutnost manuálního zpracovávání.

Výzva by kromě poučení měla obsahovat i identifikaci (všech) vad, které způsobují neúčinnost podání, jeho části nebo jeho součásti, aby na ně mohl podatel (zaměstnavatel) adekvátně zareagovat.

Pokud zaměstnavatel nepošle ve lhůtě od 1. do 20. dne kalendářního měsíce, ve kterém se hlášení podává, hlášení JMHZ nebo ho pošle s formálními vadami, obdrží po uplynutí zákonného termínu od ČSSZ výzvu ke splnění povinnosti zaslat hlášení JMHZ nebo odstranit formální vady. Ve výzvě bude k nápravě stanovena standardní lhůta 8 dnů od doručení výzvy.

Pokud hlášení JMHZ zaslané na výzvu ČSSZ nebo hlášení JMHZ opravené či doplněné na základě výzvy ČSSZ nebudou vykazovat formální vady, budou bezodkladně zpřístupněny uživatelům. Obdobně budou hlášení JMHZ nevykazující vady zpřístupněny uživatelům i v případě, že zaměstnavatel doručí ČSSZ své podání před vydáním nebo doručením výzvy ČSSZ. V případě, že hlášení JMHZ nebo opravné hlášení nebude na základě výzvy podáno, nebo pokud hlášení JMHZ nebo opravné hlášení podané na základě výzvy bude neúčinné nebo bude obsahovat formální vady, vyzve ČSSZ zaměstnavatele znovu k podání hlášení JMHZ nebo opravného hlášení, a to i opakovaně v rozsahu, v jakém to bude považovat za účelné. Počet možných opakovaných výzev není úpravou explicitně stanoven. Ponechává se tedy na diskreci ČSSZ. Nevyhovění výzvě může být ze strany ČSSZ sankcionováno.

Tento postup je nezbytný pro zajištění toho, aby údaje pro uživatele, kteří je využívají, byly vždy v požadovaném rozsahu a kvalitě. To nevylučuje aplikaci § 11 odst. 4, resp. § 26 odst. 3 tohoto zákona ve vztahu ke správci daně z příjmů.

Jednotliví uživatelé budou se zaměstnavatelem řešit případné obsahové vady hlášení JMHZ, která jim budou zpřístupněna v IIS MPSV, do té doby řeší ČSSZ se zaměstnavatelem jen technické a formální vady hlášení JMHZ. Nápravu takových vad, na které budou upozorněni ze strany uživatelů údajů, budou zaměstnavatelé řešit rovněž prostřednictvím hlášení JMHZ.

Stanoví se účel opravného hlášení (odst. 1) a okruh situací, v nichž je podáváno (odst. 2). Důvodem pro opravu bude nejčastěji výzva ze strany ČSSZ. Opravné hlášení bude obsahovat změny jednotlivých údajů. Nebude vyloučeno, že opravy budou činěny postupně prostřednictvím více podání. Je zde explicitně normováno, že opravy lze činit dvěma způsoby:

Pro výjimečné případy, kdy podání (nebo jeho součást) nemělo být podáno vůbec, bude v technickém řešení zahrnuta možnost zpětvzetí podání - tzv. „storna“. Konkrétní podmínky a situace, kdy lze storno celého podání nebo jeho součásti uplatnit, budou stanoveny v metodických materiálech a technické dokumentaci. Je nezbytné upozornit, že právní účinky storna mohou být pro jednotlivé uživatele odlišné. Například pro účely Finanční správy České republiky se stornem rozumí oprava údajů, přičemž se právní účinky storna shodují s právními účinky podání, za které se storno považuje. Právní účinky storna nemohou nastat zpětně ke dni podání původního podání, jehož údaje se stornují. Stornované údaje neznamenají jejich neúčinnost, ale pouze se opravují prostřednictvím storna podání. Naopak pro jiné uživatele údajů může storno způsobit absolutní neúčinnost podání (ex tunc).

Maximální lhůta pro opravy prostřednictvím systému JMHZ (10 let) je formulována tak, aby to nevzbuzovalo dojem, že současně zakládá právo na pozdější opravu údajů prostřednictvím jednotlivých uživatelů (odst. 3). Tuto lhůtu nelze vnímat jako lex specialis ke lhůtám podle jednotlivých zvláštních zákonů. Toto právo bude dáno pouze tam, kde to lhůta podle jednotlivých zvláštních zákonů ještě dovoluje (např. v daňovém řádu je maximální lhůta pro stanovení daně 10 let).

Pro opravné hlášení se obdobně uplatní vybraná ustanovení pro hlášení JMHZ.

Tento postup je nezbytný pro zajištění, že opravené či doplněné údaje budou vždy k dispozici těm uživatelům, kteří je využívají. Vzhledem k tomu, že opravy budou probíhat prostřednictvím hlášení JMHZ v časovém období 10 let, budou mít zaměstnavatelé vždy k dispozici elektronickou podobu hlášení JMHZ (datovou větu) ve struktuře platné pro všechna předchozí období, aby mohli použít datovou větu pro období, kterého se údaje sdělované v této datové větě týkají. Nelze totiž vyloučit, že struktura datové věty se bude v čase měnit tak, jak se budou měnit zvláštní právní předpisy a v návaznosti na ně i nařízení vlády.

Příklad:

Zaměstnavatel bude v lednu 2035 opravovat hlášení JMHZ za září 2028. Pro tento účel vybere datovou větu ve struktuře platné pro září 2028.

Jednotliví uživatelé musí být informováni o plnění, popř. neplnění povinností zaměstnavatelů. Zpřístupnění těchto informací uživatelům je nezbytné pro jejich další postup vůči zaměstnavatelům. Obecně se předpokládá, že ČSSZ bude uživatelům předávat tyto informace o vydaných výzvách: variabilní symbol zaměstnavatele/mzdové účtárny, druh výzvy (číselník), datum vydání, seznamosobních identifikačních čísel, jichž se vada týkala, a typovou identifikaci vad (číselník). Detail bude dořešen s uživateli, nicméně lze říci, že budou předávány pouze údaje, nikoliv samotná výzva ve formě elektronického dokumentu. Informace se vztahují nejen na postup při odstraňování vad, ale též na postup při absentujícím podání.

Kromě neprodleného informování uživatelů údajů o vydání výzvy k podání jednotného měsíčního hlášení nebo podání opravného hlášení včetně obsahu této výzvy bude ČSSZ informovat uživatele údajů o upuštění od vydání opakované výzvy k podání jednotného měsíčního hlášení nebo upuštění od vydání opakované výzvy k podání opravného hlášení. Tyto informace jsou důležité pro uživatele údajů k tomu, aby mohli zahájit vlastní procesy k nápravě. V opačném případě by hrozila nežádoucí duplicita, popřípadě potřeba zbytečné vzájemné komunikace na ad hoc bázi, eventuálně nečinnost.

Pro účely výkonu agendy JMHZ v IIS MPSV upravuje zákon o JMHZ novou evidenci zaměstnavatelů, kterou povede ČSSZ. Do této evidence se povinně přihlašují všichni zaměstnavatelé podle zákona o JMHZ.

Zároveň byla povinnost přihlašování zaměstnavatelů do registru zaměstnavatelů odstraněna ze zákona o nemocenském pojištění, aby zaměstnavatelů nebyla ukládána duplicitní povinnost.

Jednotliví uživatelé údajů budou mít přístup k údajům vedeným v evidenci zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ, i ke všem změnám, které se v ní uskuteční. Zpřístupněny budou jednotlivým uživatelům vždy jen ty údaje o zaměstnavatelích, na které budou mít ze zákona nárok. Zpřístupnění údajů v evidencích jednotlivým uživatelům je nezbytné, neboť v rámci hlášení JMHZ by uživatelé nedostali takový rozsah údajů o zaměstnavatelích, jaký bude veden v evidenci.

V praxi bude evidence zaměstnanců vedena společně s registrem pojištěnců podle ZNP a evidence zaměstnavatelů s registrem zaměstnavatelů podle ZNP, přičemž obojí povede Česká správa sociálního zabezpečení. Z hlediska věcného (technického) budou tedy existovat fakticky jen dvě informační databáze (zjednodušeně řečeno databáze zaměstnanců a databáze zaměstnavatelů) vedené Českou správou sociálního zabezpečení, přičemž údaje v nich vedené budou využívány jak pro stávající agendy České správy sociálního zabezpečení, tak nově pro agendu jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů.

S ohledem na provázanost agendy sociálního zabezpečení (důchodového a nemocenského pojištění) a agendy jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele se jeví jako věcně i prakticky neproveditelné fakticky rozdělovat údajovou základnu České správy sociálního zabezpečení na vzájemně oddělené a neprostupné datové celky v podobě nově vznikajících evidencí na jedné straně a stávajících registrů ve správě České správy sociálního zabezpečení na straně druhé. Takové řešení by bylo technicky extrémně komplikované, nákladné, neúčelné a pro aplikační praxi zcela nevhodné, rovněž by taková konstrukce byla obtížně vysvětlitelná i samotným dotčeným subjektům, zejména zaměstnavatelům, kteří jsou již desítky let navyklí plnit veškeré registrační povinnosti vůči České správě sociálního zabezpečení v jednotné podobě, tj. současně jako podání pro účely nemocenského i důchodového pojištění, s vědomím, že údaje poskytované ČSSZ jsou jí následně využívány v obou těchto agendách.

Registry pojištěnců a zaměstnavatelů vedené podle zákona o nemocenském pojištění obsahují položky, které se využívají pro potřebu provádění nemocenského pojištění. Neznamená to ale, že zaměstnavatel bude hlásit údaje dvakrát.

Oproti stávajícímu registru zaměstnavatelů a pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění dojde k rozšíření, jelikož ČSSZ bude v evidenci evidovat všechny zaměstnavatele a zaměstnance podle zákona o JMHZ (tedy např. i všechny poplatníky daně z příjmu ze závislé činnosti neúčastné pojištění).

Navrhuje se zakotvit zmocnění k vydání nařízení vlády obdobné tomu, které je již zakotveno v § 6 odst. 4. Je žádoucí, aby prováděcí předpis k navrhovanému zákonu shrnul (obsahoval výčet), jaké údaje zaměstnavatel v souladu s tímto zákonem nebo jiným právním předpisem sděluje o sobě a svých zaměstnancích pro účely vedení evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců a zároveň stanovil, jakému uživateli údajů je údaj určen.

Zmocnění týkající se údajů v evidenci zaměstnavatelů je uvedeno v § 16 odst. 3 a zmocnění týkající se údajů vedených v evidenci zaměstnanců je uvedeno v § 18 odst. 3.

Zaměstnavatel se bude přihlašovat do evidence zaměstnavatelů, kterou vede ČSSZ, obdobně jako dosud podle § 93 zákona o nemocenském pojištění do registru zaměstnavatelů, tj. do 8 dnů ode dne nástupu svého prvního zaměstnance. Pro zaměstnavatele zahraničních zaměstnanců podle zákona o zaměstnanosti je stanovena speciální lhůta. Okruh zaměstnavatelů, kteří budou mít tuto povinnost, stanoví zákon o JMHZ, a to delegací na definice zaměstnavatele stanovené ve zvláštních právních předpisech.

Přihlášením do evidence zaměstnavatelů, kterou zaměstnavatel učiní jednou při svém vzniku, získají uživatelé údajů identifikační údaje o zaměstnavateli a zaměstnavatel je nebude muset hlásit každému uživateli údajů zvlášť.

Zaměstnavatelé se přihlašují u ČSSZ. Nově se přihlašují pouze elektronicky, a to způsobem podle § 7 odst. 1 písm. a) a b), tedy prostřednictvím datových schránek nebo ePortálu ČSSZ, neboť způsob podle písm. c) téhož ustanovení nebude technicky zajištěn. Přihlášením do evidence zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ splní zaměstnavatel svou povinnost registrace i vůči jiným zákonům (např. zákona o nemocenském pojištění). Proces registrace zaměstnavatele bude nově upraven v zákoně o JMHZ. Současně ale zůstane zachován registr zaměstnavatelů podle ZNP, ve kterém budou vedeny údaje potřebné pro účely nemocenského pojištění. Správa přístupových oprávnění pak zajistí, že uživatelé aplikačního vybavení budou mít přístup k těm údajům, které vyplývají z jejich pracovního zařazení (zda vykonávají činnosti v oblasti JMHZ nebo v oblasti nemocenského pojištění).

Odlišné nastavení lhůty pro přihlášení zaměstnavatelů zahraničních zaměstnanců je důsledkem probíhajících legislativních úprav zákona o zaměstnanosti týkajících se informační povinnosti zaměstnavatele zaměstnávajícího zahraničního zaměstnance. Nejde tedy o nově navrhovanou přísnější povinnost, pouze o sladění s nově navrhovanou legislativní úpravou uvedené povinnosti. Lhůta pro přihlášení do evidence zaměstnavatelů odpovídá lhůtě, ve které má zaměstnavatel povinnost přihlásit zahraničního zaměstnance, tj. nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce tohoto zaměstnance.

Účelem takto stanovené lhůty, je zvýšení ochrany cizinců na trhu práce a významné snížení rizika jejich pracovního vykořisťování. Odborné analýzy, praxe kontrolních orgánů i závěry MOPNZ (Mezirezortní orgán pro potírání nelegálního zaměstnávání) shodně potvrzují, že přísněji stanovená lhůta je nadále nezbytná. Pro úpravu lhůty pro povinnost přihlášení se do evidence pro zahraničního plátce daně podle termínu, ve kterém zahraniční plátce daně vznikne, není spatřován důvod. Jestliže se zahraniční zaměstnavatel zaregistruje dříve, než se stane plátcem daně v ČR, čímž mu vznikne povinnost daňového odvodu, není na závadu, protože reportovací povinnost ve vztahu k příjmům zaměstnance z pohledu daní nastane až v okamžiku, kdy se stane plátcem daně v ČR.

Stejným způsobem jako se zaměstnavatel přihlásí do evidence zaměstnavatelů se také odhlásí, a to do 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance podle zákona o JMHZ. Pro způsob podání odhlášky platí rovněž § 7 odst. 1 písm. a) a b).

Doplňuje se definice mzdové účtárny, neboť řada zaměstnavatelů zřizuje pro účely evidence mezd a platů více mzdových účtáren.

Z provozních důvodů je třeba, aby zaměstnavatel hlásil i každou svou mzdovou účtárnu a zároveň okruh zaměstnanců, pro které tato mzdová účtárna plní povinnosti v rámci JMHZ. Pro přihlášení mzdové účtárny platí stejné lhůty jako pro přihlášení zaměstnavatele v odst. 1. V případě zjištěných nedostatků komunikuje ČSSZ přímo s konkrétní mzdovou účtárnou.

Vzhledem k povinnosti zaměstnavatele přihlašovat každou svou mzdovou účtárnu, je třeba uložit mu zároveň povinnost odhlášení mzdové účtárny v případě jejího zániku.

Zaměstnavatel je povinen nahlašovat veškeré změny údajů, které o sobě nebo v souvislosti se mzdovými účtárnami sdělil do evidence zaměstnavatelů. Změny údajů hlásí rovněž ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy se o změně dozvěděl.

Stanoví se povinnost ČSSZ přihlásit zaměstnavatele nebo jeho mzdovou účtárnu do evidence zaměstnavatelů z moci úřední, a to pro případy, kdy zaměstnavatel nesplnil tuto povinnost sám ani na výzvu ČSSZ. Stejně tak se stanoví ČSSZ povinnost, aby zaměstnavatele nebo jeho mzdovou účtárnu z moci úřední odhlásila anebo provedla změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů. Tyto úkony mají přímou vazbu na plnění povinnosti hlásit údaje za jednotlivé zaměstnance.

Pro účely výkonu agendy JMHZ v IIS MPSV upravuje zákon o JMHZ novou evidenci zaměstnanců, kterou vede ČSSZ. Do této evidence zaměstnavatelé povinně přihlašují všechny zaměstnance podle zákona o JMHZ.

Přihlášením zaměstnance do evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ splní zaměstnavatel svou povinnost registrace zaměstnance i vůči jiným zákonům (zákon o nemocenském pojištění). Proces registrace zaměstnance sice bude nově upraven v zákoně o JMHZ, současně ale zůstane zachován registr pojištěnců podle ZNP a ZOPSZ, ve kterém budou vedeny údaje potřebné pro účely nemocenského pojištění a důchodového pojištění.

Jednotliví uživatelé budou mít přístup k údajům vedeným v evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ, i ke všem změnám, které se v rámci evidence uskuteční. Zpřístupněny budou jednotlivým uživatelům vždy jen ty údaje o zaměstnancích, na které bude mít ze zákona nárok. Zpřístupnění údajů z evidence zaměstnanců jednotlivým uživatelům je nezbytné, neboť v rámci hlášení JMHZ by uživatelé nedostali takový rozsah údajů o zaměstnancích, jaký bude veden v evidenci.

Problematika je podrobně odůvodněna u §16 odst. 3.

Přihlašování zaměstnanců se navrhuje obdobným způsobem, jako probíhalo v případě pojištěnců podle dosavadní právní úpravy, tj. podle § 94 zákona o nemocenském pojištění, a to do 8 dnů ode dne nástupu zaměstnance do zaměstnání, pouze v případě, má-li nastoupit do zaměstnání nebo k výkonu práce osoba uvedená v § 87 odst. 1 zákona o zaměstnanosti, je zaměstnavatel povinen přihlásit ji nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce, a v případě atypických vztahů zaměstnance a zaměstnavatele (finanční náhrady od pojišťoven za pracovní úraz, nemoc z povolání atd.) je zaměstnavatel povinen ho přihlásit do 8 dnů ode dne, kdy mu vznikla povinnost poskytovat plnění nebo, kdy zaměstnavatel toto plnění poprvé poskytl. Může se jednat o plnění v peněžní i nepeněžní podobě. Okruh zaměstnanců je širší, jelikož zahrnuje i zaměstnance, kteří nejsou účastni nemocenského pojištění. Registr pojištěnců podle ZNP, registr pojištěnců podle ZOPSZ a evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ budou vedeny společně.

Přihlašování a odhlašování zaměstnanců je možné výhradně elektronicky, a to stejnými způsoby jako je zasíláno hlášení JMHZ.

Lhůta pro přihlášení zahraničního zaměstnance je sladěna s probíhajícími legislativními úpravami zákona o zaměstnanosti týkajícími se § 87 odst. 1 zákona o zaměstnanosti, ve kterém má své opodstatnění. Účelem takto stanovené lhůty, je zvýšení ochrany cizinců na trhu práce a významné snížení rizika jejich pracovního vykořisťování. Odborné analýzy, praxe kontrolních orgánů i závěry MOPNZ (Mezirezortní orgán pro potírání nelegálního zaměstnávání) shodně potvrzují, že přísněji stanovená lhůta je nadále nezbytná.

V praxi mohou nastat situace u tzv. kvazi zaměstnavatelů, kdy tito zaměstnavatelé nebudou svého zaměstnance přihlašovat do evidence zaměstnanců. Jedná se například o situaci, kdy úřad práce poskytuje náhradu mzdy zaměstnanci, jehož bývalý zaměstnavatel je v platební neschopnosti. Úřad práce z této pozice nového zaměstnavatele nebude přihlašovat zaměstnance, ale naváže na předchozí zaměstnání, kterého se týká poskytování náhrady mzdy. V praxi nevznikne nový identifikátor zaměstnání, ale hlášení JMHZ bude úřad práce zasílat pod identifikátorem zaměstnání u původního zaměstnavatele, který se ocitl v platební neschopnosti.

Obdobná situace může nastat ve vztahu dodavatel – poddodavatel. Pokud bude dodavatel plnit za poddodavatele, rovněž nebude znovu přihlašovat zaměstnance, ale využije pro odeslání hlášení JMHZ stávající údaje. Bude se jednat o velmi výjimečné a atypické situace, které není vhodné řešit přímo v zákoně. Možnost volby těchto situací je dána jejich atypičností i závislostí na vývoji jiné právní úpravy.

ČSSZ povede evidenci zaměstnanců a zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ. Změny údajů obsažené v těchto evidencích bude zaměstnavatel hlásit ČSSZ na samostatných podáních, tedy nikoliv v rámci hlášení JMHZ. Lhůta pro splnění této povinnosti je zaměstnavateli dána do 8 dnů ode dne, kdy se o změně dozvěděl.

Předpokládá se, že údaje, jejichž změnu lze zjistit automatizovaným způsobem z rejstříků či evidencí, do nichž má ČSSZ zřízen automatizovaný přístup, nebude zaměstnavatel povinen oznamovat; okruh těchto údajů bude zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup. Jednalo by se např. o údaje jako adresa bydliště, jméno atd. Tímto způsobem se předejde potenciálně velké administrativní zátěži zaměstnavatelů.

Zaměstnavatel odhlašuje svého zaměstnance z evidence zaměstnanců ve lhůtě do 8 dnů, kdy skončilo jeho zaměstnání nebo kdy zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci finanční plnění nebo ode dne, kdy přestal poskytovat zaměstnanci plnění. Druhá situace je myšlena pro atypické vztahy zaměstnance a zaměstnavatele, kdy v roli zaměstnavatele vystupuje například pojišťovna, která poskytuje zaměstnanci finanční náhrady. Protože se nejedná o klasické vztahy zaměstnance a zaměstnavatele, nevznikne mezi nimi pracovněprávní nebo obdobný vztah, nelze u nich hovořit o „skončení zaměstnání“.

Na ekonomického zaměstnavatele nebo zahraničního formálně právního zaměstnavatele splňujícího podmínky § 6 odst. 2 zákona o daních z příjmů se ustanovení § 19 odst. 3 návrhu zákona o JMHZ uplatní v plném rozsahu, tzn. termín pro odhlášení zaměstnance se uplatní podle situace nastalé v konkrétním případě.

Přihlašování a odhlašování zaměstnance v rámci zákona o JMHZ se tak jako doposud týká každého konkrétního zaměstnání, které zaměstnanec u zaměstnavatele vykonává. Zaměstnavatel tak fakticky přihlašuje primárně konkrétní pracovněprávní nebo jiný vztah podle zákona o JMHZ. A tyto vztahy i odhlašuje a hlásí u nich změny údajů. Činí tak ve lhůtách podle odst. 1 a 3 pro každé z těchto zaměstnání.

V případech, kdy zaměstnavatel nesplní svoji povinnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců, nebude mít jeho pracovní nebo obdobný vztah přidělen identifikátor zaměstnání, protože ten se vytváří právě až po přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců. V takových případech je důležité, aby měla ČSSZ možnost (resp. povinnost) přihlásit zaměstnance sama ex offo, jelikož toto nepřihlášení by mohlo negativně ovlivňovat další navazující procesy v systému JMHZ. Současně se navrhuje umožnit ČSSZ, aby z moci úřední zaměstnance také odhlašovala, popř. zaznamenávala do evidence změny zapsaných údajů.

Definuje se osobní identifikační číslo (dále také „OIČ“) jako jednoznačný numerický neměnný desetimístný bezvýznamový identifikátor přidělovaný ministerstvem za účelem identifikace fyzické osoby v IIS MPSV.

Zaměstnanci bude při prvním vstupu do systému JMHZ (přihlášení na ČSSZ) přiděleno OIČ, pokud mu již nebylo přiděleno dříve. Osobní identifikační číslo bude natrvalo sloužit k identifikaci zaměstnance pro účely IIS MPSV, tedy i v případě budoucího přihlášení po změně zaměstnání či jiných činností v rámci agend podle zvláštních právních předpisů. Osobní identifikační číslo bude přiděleno i stávajícím pojištěncům vedeným v registrech ČSSZ a dále zaměstnancům s příjmy ze závislé činnosti, kteří nejsou vedeni v registrech pojištěnců ČSSZ. Osobní identifikační číslo se zavádí zejména s ohledem na potřebu jednoznačného určení zaměstnance při předávání dat mezi resorty se zohledněním bezpečnostních rizik. Jedná se proto o bezvýznamový identifikátor. Osobní identifikační číslo vygeneruje všem zaměstnancům podle zákona o JMHZ aplikační vybavení IIS MPSV (osobní identifikační číslo bude přiděleno i např. cizincům, kteří nemají rodné číslo). Osobní identifikační číslo obdrží daný zaměstnavatel vždy v rámci registrace zaměstnance.

Podoba OIČ je technickou záležitostí, která podléhá interním procesům a technickým standardům IIS MPSV stanoveným v souladu s architektonickými doporučeními eGovernmentu a bezpečnostními požadavky.

OIČ je přiděleno zaměstnanci tzv. “na celý život”. Při zaměstnání u jiného zaměstnavatele je tento identifikátor zaměstnance zachován. Nový zaměstnavatel tento identifikátor standardně obdrží při registraci daného zaměstnance do JMHZ. Může jej však znát od předchozího zaměstnavatele, spíše výjimečně od zaměstnance; v takovém případě jej může použít (oprávnění, nikoliv povinnost) již při registraci zaměstnance, což může výrazně urychlit proces ztotožnění zaměstnance (pokud však uvede nesprávnou kombinaci registračních údajů a OIČ, může se naopak proces ztotožnění zpomalit). 

Pokud dojde k přidělení více osobních identifikačních čísel záznamu jedné fyzické osobě, dojde ke sloučení pod jedno osobní identifikační číslo. Pokud dojde k přidělení stejného osobního identifikačního čísla záznamům o dvou nebo více fyzických osobách, je u jednoho záznamu fyzické osoby osobní identifikační číslo zachováno a ostatním záznamům o fyzických osobách je přiděleno nové osobní identifikační číslo. 

Osobní identifikační číslo (bezvýznamový identifikátor) je ze strany ČSSZ sdělován pouze zaměstnavateli, a to pouze pro potřeby identifikace zaměstnance v rámci podání. Osobní identifikační číslo není nezbytné sdělovat zaměstnanci, neboť tento identifikátor nebude využíván při styku zaměstnance s orgánem veřejné správy.

Zaměstnavatel bude povinně u všech svých zaměstnanců uvádět OIČ, bude to hlavní identifikátor zaměstnance v prostředí IIS MPSV. Zaměstnavatel nebude povinen používat OIČ při přihlášení zaměstnance, kdy jej zpravidla nebude mít k dispozici.  

Zaměstnanci osobní identifikační číslo cíleně předáváno nebude, jelikož pro něj nebude mít žádný právní význam. Zaměstnavatel bude povinně uvádět i identifikátor zaměstnání pro jednoznačné určení a odlišení konkrétního pracovního vztahu (podrobněji k § 21). OIČ a identifikátor zaměstnání budou zaměstnavateli distribuovány do jeho datové schránky a nemá-li ji, tak zpřístupněním na ePortálu ČSSZ (doručování podle § 35 zákona o JMHZ).

OIČ budou zasílána jak jednotlivě, tak i hromadně, a to dle situace. Při podání registračních formulářů v podání budou zaměstnavateli sdělena OIČ hromadně, a to v protokolu o podání. Pokud nedojde k automatizovanému ztotožnění, budou OIČ sdělena zaměstnavateli jednotlivě formou datové zprávy.  

OIČ je pouze stykovým identifikátorem v systému JMHZ, který slouží pro identifikaci v tomto systému, ale uživatelé si následně ztotožní zaměstnance pod svými vlastními identifikátory. Nepředpokládá se, že by osobní identifikační číslo bylo využíváno jako náhrada rodného čísla.

Identifikátor zaměstnání je jednoznačný identifikátor konkrétního pracovního nebo obdobného vztahu a slouží pro odlišování jednotlivých pracovních vztahů. Jde samozřejmě nejen o pracovněprávní vztahy, ale i jiné pracovní vztahy (státní zaměstnanec, zastupitel, poslanec, soudce apod.). Má-li zaměstnanec sjednáno u téhož zaměstnavatele více zaměstnání, je možno díky identifikátoru zaměstnání spolehlivě určit, ke kterému z nich se příslušné údaje sdělované v rámci JMHZ vztahují.

Podoba identifikátoru (Identifikátor zaměstnání) je technickou záležitostí, která podléhá interním procesům a technickým standardům IIS ČSSZ stanoveným v souladu s architektonickými doporučeními eGovernmentu a bezpečnostními požadavky.

Povinnost zaměstnavatele uvádět OIČ a identifikátor zaměstnání má významné dopady. Pro předávání údajů mezi JMHZ a jednotlivými uživateli jsou tyto identifikátory pro ztotožnění zaměstnance a jeho pracovního či jiného vztahu stěžejní. Položky, které se budou u jednotlivých zaměstnanců pro ztotožnění zaměstnavatelem uvádět, budou díky OIČ a identifikátoru zaměstnání málo početné. Identifikátor zaměstnání bude zaměstnavateli distribuován do jeho datové schránky a nemá-li ji, tak zpřístupněním na ePortálu ČSSZ (doručování podle § 35 zákona o JMHZ).

Identifikátory budou zasílány jak jednotlivě, tak i hromadně, a to dle situace. Při podání registračních formulářů v podání jsou zaměstnavateli sděleny identifikátory hromadně, a to v protokolu o podání. Pokud nedojde k automatizovanému ztotožnění, budou identifikátory sděleny zaměstnavateli jednotlivě formou datové zprávy.  

Zavádí se komplexní úprava variabilního symbolu. Jedná se o hlavní identifikátor, jehož prostřednictvím se zaměstnavatel nebo jeho mzdové účtárny budou identifikovat v rámci podání podle tohoto zákona. Zaměstnavatel a každá jeho mzdová účtárna budou mít svůj samostatný variabilní symbol. Nad rámec § 93 odst. 6 ZNP, kde je uvedena dílčí úprava pro agendy vykonávané ČSSZ („variabilní symbol plátce pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti“), je nezbytné pro účely tohoto zákona upravit povinnost zaměstnavatele/mzdové účtárny vystupovat pod přiděleným variabilním symbolem. Dále se obdobně jako v § 20 a § 21 tohoto zákona upravuje, kdo u variabilního symbolu stanoví jeho podobu, kdo jej přiděluje, v jakém okamžiku, jakým způsobem a kým je sdělován.

Veškeré údaje z evidence zaměstnavatelů, evidence zaměstnanců, hlášení JMHZ a údaje související s tímto hlášením (informace o výzvách ČSSZ pro zaměstnavatele, údaje z oprav, které zaměstnavatel učiní atd.) jsou shromažďovány v systému evidence JMHZ, který je součástí IIS MPSV.

Definuje se role ministerstva jako správce systému evidence jednotného měsíčního hlášení. S tím souvisí jeho povinnost zpřístupnit po nezbytných formálních kontrolách údaje z hlášení JMHZ uživatelům údajů v rozsahu, ve kterém k nim uživatelé podle zvláštních právních předpisů mají přístup. Data po přijetí hlášení JMHZ od zaměstnavatele budou pro uživatele údajů dostupná prostřednictvím rozhraní IIS MPSV.

Jednotliví uživatelé jsou prostřednictvím IIS MPSV informováni i o všech procesních krocích souvisejících s formálními vadami, jako například o tom, že zaměstnavatel poslal neúplné podání (nevyplnil všechny povinné položky), poslal podání ve špatném formátu atd. Dále jsou uživatelé informováni o neformálních upozorněních, která se odešlou z IIS MPSV zaměstnavateli, a o výzvách zaměstnavatelům po uplynutí lhůty pro podání hlášení JMHZ.

Správce IIS MPSV zpřístupní data uživatelům na rozhraní přes ISSS – Informační systém sdílené služby (dříve označován jako eGSB – eGovernment On-Line Service Bus) – přes MV – zabezpečená státní síť.

Správce systému evidence JMHZ (tj. MPSV) bude průběžně sledovat vývoj právní úpravy a podle něj bude aktualizovat datovou větu vytvořenou pro hlášení JMHZ. Technické parametry pro sestavení aktuální datové věty bude zveřejňovat na webu ČSSZ i MPSV (včetně prováděcích předpisů specifikujících příslušné oddíly JMHZ), aby je mohli využít dodavatelé mzdového SW pro účely aktualizace jejich produktu. Zaměstnavatel, který se prostřednictvím ePortálu ČSSZ přihlásí do systému pro vyplnění hlášení JMHZ, bude mít spolehlivě v každém okamžiku k dispozici aktuální a kompletní podobu datové věty JMHZ. Odpovědnost za správnost datové věty ponese správce IIS MPSV, případný nesoulad mezi obsahem formuláře a právní úpravou nemůže jít k tíži zaměstnavatele.

Definuje se role ministerstva jako správce hlášených údajů a role ČSSZ jako správce údajů vedených v evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců. Správou údajů se rozumí jejich sběr a zpracování.

Délka doby uchovávání údajů z JMHZ v IIS MPSV odpovídá délce doby, po kterou budou tyto údaje k dispozici uživatelům. Po přijetí hlášení JMHZ od zaměstnavatele budou soubory dat pro jednotlivé uživatele připraveny ke stažení uživateli na rozhraní IIS MPSV. Veškerá data zaslaná zaměstnavatelem v rámci hlášení JMHZ budou uchovávána v IIS MPSV po dobu 20 let. Pokud uživatel i poté, co si stáhne zpřístupněná data do svých informačních systémů, bude potřebovat znovu zpřístupnit některá data, která je podle zvláštního právního předpisu oprávněn vyžadovat, může o jejich zpřístupnění požádat správce IIS MPVS po celou dobu 20 let.

V rámci IIS MPSV budou data uchovávána v různých částech IIS MPSV. Po uplynutí prvních 10 let budou data získaná prostřednictvím hlášení JMHZ přesunuta do části IIS MPSV, která bude sloužit pro jejich archivaci po dobu dalších deseti let, nebudou již dostupná v rámci standardních kanálů a rozhraní. Tento přesun dat má význam čistě technického charakteru a neovlivní žádné přístupy k datům. Neznemožní ani podání opravného hlášení do 10 let od konce kalendářního roku, ve které byl zaměstnavatel povinen hlášení JMHZ podat (§ 14 odst. 3).

Uživatelům, kteří mají na data z hlášení JMHZ právní nárok na základě zvláštních právních předpisů, budou tato data přístupná v IIS MPSV po dobu 20 let.

Údaje ze systému JMHZ není potřeba vést po delší dobu. Doba 20 let byla projednána a shodně určena na základě projednání zainteresovaných subjektů, neboť pro jejich potřeby je tato doba dostatečná.

Delší lhůta (45 let) je stanovena v zákoně č. 582/1991 Sb. a vztahuje se jen na podklady potřebné pro účely důchodového pojištění. Tyto údaje si příslušný uživatel údajů po jejich zpřístupnění podle § 26 zákona o JMHZ přenese do jiného informačního systému, kde budou uchovávány po potřebnou dobu delší než 20 let.

Archivaci provádí jednotliví uživatelé v souladu s platnou právní úpravou vztahující se k dané agendě. Postup v případě potřeby sdělení údajů potřebných pro provádění důchodového pojištění s časovým odstupem delším než 10 let je řešen v § 38a zákona č. 582/1991 Sb. (zaměstnavatel komunikuje přímo s ČSSZ).

Jako první budou údaje z hlášení JMHZ využívat klíčové instituce v rámci státní správy, tedy ČSSZ, orgán Finanční správy ČR, Úřad práce a ČSÚ. Ty budou vymezeny ve zvláštních právních předpisech, kde bude stanoveno jejich oprávnění získávat potřebné údaje o zaměstnancích a zaměstnavatelích prostřednictvím hlášení JMHZ. V dalších fázích projektu může být jejich okruh rozšířen, např. o zdravotní a komerční pojišťovny.

MPSV bude uživatelům poskytovat data z IIS MPSV ve stanovené časy na základě jejich zákonných nároků automatizovaně, tj. zpřístupní data uživatelům na rozhraní IIS MPSV. Částečná automatizace znamená, že takto automatizovaně na rozhraní IIS MPSV budou data uživatelům zveřejněna jednou po obdržení hlášení JMHZ od zaměstnavatele. Poté budou uživatelům zpřístupňována data vždy po dobu 20 let jen po jejich žádosti vůči správci IIS MPSV.

V ojedinělých případech může dojít ke změnám některých údajů nezávisle na podání zaměstnavatele, např. při registraci zaměstnance/při řešení konfliktů, při některých opravách. Případné pochybení MPSV jakožto správce IIS MPSV nesmí jít k tíži zaměstnavatele ani zaměstnance, proto je nutné zaručit při předávání údajů uživatelům jejich shodu s obsahem podání zaměstnavatelů.

Bude-li individualizovaná část hlášení JMHZ obsahovat součásti bez formálních vad a s formálními vadami, budou součásti bez formálních vad ihned zpřístupněny uživatelům, kdežto součásti obsahující formální vady zpřístupněny uživatelům nebudou. Zpřístupněny budou až po zaslání opravného hlášení nebo po jejich opravě.

V případě soudního sporu se budou uživatelé prokazovat předanými daty. Pokud bude potřeba, bude možné za účelem dokazování např. v soudním řízení doložit originál podání, tj. celý digitální dokument, resp. datový soubor, který MPSV obdrží od zaměstnavatele. Tzn., že ačkoliv např. orgán Finanční správy ČR bude s obdrženými daty pracovat, pro účely dokazování nelze tato data považovat za originál podání, tj. podaného digitálního dokumentu, tím bude disponovat výhradně MPSV, jakožto vlastník dat a příjemce podání.

MPSV musí zajistit uložení a správu dokumentu v elektronickém systému spisové služby v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, a dalšími prováděcími předpisy, tj. mimo jiné např. aby byla ověřena platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis, zajištěno přerazítkování razítkem MPSV.

Uživatelé dostanou informaci o čase zaslání údajů jednotlivými zaměstnavateli. Jednotliví uživatelé nebudou dostávat stejný rozsah údajů, jako poslali zaměstnavatelé.

V návaznosti na úpravu § 11 odst. 4 je i zde promítnut požadavek MF a Generálního finančního ředitelství na to, co musí být ze strany systému (ČSSZ nebo MPSV) zajištěno, aby nedošlo k nežádoucímu zásahu do práv jednotlivců (zaměstnavatelů i zaměstnanců). Není udržitelné, aby perfektní údaje určené pro orgán Finanční správy ČR nebyly zpracovány a předány správci daně, pokud neobsahují žádnou formální chybu. Existence formální chyby v údajích pro jiného uživatele nesmí způsobit neúčinnost veškerých údajů v dané části podání.

Data, která zaměstnavatel prostřednictvím svých hlášení sdělí, bude moci v případě potřeby zpětně získat od jednotlivých uživatelů, a nikoliv přímo z IIS MPSV. Doba, po kterou budou jednotliví uživatelé uchovávat data, se bude řídit dobou, po kterou potřebují uchovávat data pro účely výkonu svých agend, která je zpravidla zachycena ve vnitřních předpisech v podobě skartačních lhůt.

Zaměstnavateli nebude zpět posílána celá datová věta, pokud by o to požádal, ale musí se mu poskytnout takové informace, aby z nich zjistil formální či obsahové vady podání a mohl provést opravy.

Odstavec 2 omezuje sdělování údajů třetím osobám (což při běžném užití tohoto pojmu zahrnuje pouze fyzické a právnické osoby, tj. soukromoprávní subjekty). Nelze však úplně vyloučit ani to, že o poskytnutí údaje ze systému evidence JMHZ požádá jiný orgán veřejné moci (typicky soud). Stanoví se pravidlo o přednostním sdělování prostřednictvím uživatelů údajů.

Pouze pro případ, kdy sdělení určitého údaje jiným orgánům veřejné moci není možné ze strany konkrétního uživatele (typicky proto, že daným údajem nedisponuje v potřebném detailu), může být údaj poskytnut správcem. Omezujícím limitem zde bude mlčenlivost.

Smyslem ustanovení je zavést preferenci využívání údajů z agendových informačních systémů vedených jednotlivými uživateli před jejich sdělováním ze systému evidence JMHZ. Žádat o údaje budou třetí osoby primárně konkrétní uživatele. V tomto směru bude pokračováno v praxi poskytování údajů třetím osobám jako dosud. Není důvodné, aby třetí osoba o tytéž údaje žádala více uživatelů údajů. Nicméně pokud by to udělala, mohou jí tyto údaje poskytnout jednotliví oslovení uživatelé každý sám podle svého uvážení vyplývajícího z jiných právních předpisů.

Zvláštní postup se stanoví pro případ, že zaměstnanec žádající o poskytnutí úvěru udělí poskytovateli spotřebitelského úvěru jednorázový souhlas k tomu, aby si v rámci posuzování jeho solventnosti vyžádal od ministerstva poskytnutí údajů o jeho příjmech a zaměstnáních. V tomto případě se jeví účelné poskytovat tyto údaje přímo z evidence jednotného měsíčního hlášení, aby tento poskytovatel nemusel komunikovat s více uživateli údajů.

Upravuje se povinnost mlčenlivosti zaměstnanců, státních zaměstnanců a úředních osob v ministerstvu a v ČSSZ ohledně údajů, se kterými se seznámí v rámci provádění agendy JMHZ, tedy jak s údaji z evidence zaměstnanců a evidence zaměstnavatelů, tak s údaji sdělovanými pravidelně prostřednictvím hlášení JMHZ.

Zákon stanoví zaměstnavateli sankce za nesplnění povinností, které pro něj vyplývají ze zákona o JMHZ, tj. za nepodání hlášení v zákonem stanovené lhůtě, podání hlášení JMHZ s formálními vadami, které nejsou odstraněny, porušení povinností souvisejících s evidencí zaměstnavatelů a s evidencí zaměstnanců včetně hlášení změn údajů pro tyto účely.

Sankcí je pokuta, jejíž horní hranice odpovídá závažnosti přestupku, resp. důsledkům, které z porušení konkrétní povinnosti vyplývají. Proto je nejvyšší hranice pokuty stanovena za to, že zaměstnavatel nepodá hlášení JMHZ vůbec. Nejnižší výše pokuty může být uložena v situaci, kdy zaměstnavatel neohlásí změnu údajů týkajících se jeho či jeho zaměstnance do evidence zaměstnavatelů či do evidence zaměstnanců. U některých přestupků je kritériem pro stanovení maximální výše sankce počet zaměstnanců zaevidovaných v evidenci zaměstnanců k poslednímu dni období, za které mělo být hlášení JMHZ nebo opravné hlášení podáno.

ÚSSZ bude jako prvostupňový správní orgán vést řízení a vydávat rozhodnutí týkající se porušení povinností podle tohoto zákona. ÚSSZ tedy bude řešit řízení ve věcech přestupků a udělování sankcí v případech, kdy zaměstnavatel řádně nepodal hlášení JMHZ – hlášení JMHZ nepodal vůbec, podal ho po uplynutí lhůty, podal ho s formálními vadami, a dále v případech, kdy se zaměstnavatel nepřihlásí/neodhlásí z evidence zaměstnavatelů, nebo když nepřihlásí/neodhlásí svého zaměstnance z evidence zaměstnanců, nebo uvede v přihlášce nesprávný údaj, a v případech, kdy zaměstnavatel nenahlásí změny v údajích, které u něj nebo jeho zaměstnanců nastaly. Zda pokuta uložena bude a v jaké výši záleží na uvážení správního orgánu, který se řídí obecnými zásadami pro stanovení výše pokuty, kdy zvažuje především míru společenské škodlivosti a opakované porušování povinností. ÚSSZ bude rovněž příslušná k vybírání a vymáhání pokut, které podle tohoto zákona uložila. Subsidiárně bude používat zákon č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, ve znění pozdějších předpisů.

ČSSZ jako nadřízený správní orgán přezkoumává v rámci odvolacího řízení prvostupňové rozhodnutí ÚSSZ podle tohoto zákona.

Je neúčelné zahajovat přestupkové řízení v situacích, kdy před zahájením samotného řízení došlo k nápravě a samo odstranění tohoto následku vedlo k nápravě této osoby. Toto ustanovení umožňuje správnímu orgánu po uvážení okolností stanovených zákonem správní řízení nezahajovat, což sníží byrokratickou zátěž a zefektivní samotné přestupkové řízení, kdy se správní orgán bude moci soustředit na závažná porušení či nesplnění povinností.

Místní příslušnost ÚSSZ, jde-li o zaměstnavatele podle § 83 odst. 1 písm. a) bodu 1 ZNP, se řídí sídlem zaměstnavatele, pokud toto sídlo je shodné s místem mzdové účtárny nebo pokud zaměstnavatel nemá mzdovou účtárnu; pokud zaměstnavatel má mzdovou účtárnu a místo mzdové účtárny není shodné se sídlem zaměstnavatele, řídí se místní příslušnost územní správy sociálního zabezpečení místem mzdové účtárny.

Místní příslušnost ÚSSZ, jde-li o zaměstnavatele podle § 83 odst. 1 písm. a) bodu 2 ZNP, určí Česká správa sociálního zabezpečení s přihlédnutím k provozním možnostem jednotlivých územních správ sociálního zabezpečení.

Promlčecí doba je doba, po jejímž uplynutí zaniká odpovědnost pachatele za přestupek a již nelze pachatele uznat vinným ze spáchání přestupku. Promlčecí doba má tak v přestupkovém řízení spíše charakter prekluze. V zákoně o JMHZ je subjektivní i objektivní délka promlčecí doby odstupňována podle výše možných pokut, které za konkrétní přestupky hrozí. Časové vymezení zde uvedené platí i pro horní hranice pokut stanovené individuálně podle § 28 odst. 2 písm. d), tedy odvozené od počtu evidovaných zaměstnanců zaměstnavatele.

Jeví se důvodné ponechat delší promlčecí dobu i u méně závažných přestupků [se sazbou pokuty do 50 000 Kč, což je speciální pravidlo oproti obecnému ustanovení § 30 písm. b) zákona č. 250/2016 Sb.], neboť je předpoklad, že v praxi půjde o větší množství případů, a je tedy zájem ponechat ČSSZ dostatek času na projednání v rámci přestupkového řízení.

Vzhledem k charakteru činnosti příslušníků vyjmenovaných bezpečnostních sborů a vojáků v činné službě je třeba ochránit jejich identitu a údaje týkající se jejich činnosti, z uvedeného důvodu bude nezbytný zvláštní postup, který v režimu utajení stanoví vláda.

Má-li zaměstnavatel více mzdových účtáren, bude po vzoru § 99 ZNP plnit povinnosti zaměstnavatele v JMHZ, popř. vykonávat související práva, každá mzdová účtárna zvlášť, a to za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů. To neplatí, jde-li o přihlašování či odhlašování do/z evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců, neboť tyto povinnosti plní vždy jen zaměstnavatel.

Výzva bude zaměstnavatelům zasílána do jejich datové schránky. Pouze v případě, kdy nebude mít zaměstnavatel zřízenu datovou schránku, bude mu výzva zpřístupněna prostřednictvím elektronické aplikace portálu České správy sociálního zabezpečení. Pro tento způsob doručování je výslovně upraveno, kterým dnem se výzva považuje za doručenou, a to okamžikem, kdy se do této aplikace zaměstnavatel přihlásí.

Webový ePortál ČSSZ bude nabízet službu (zasílání notifikací), která (v režimu OPT-IN) bude moci vyrozumět adresáta o tom, že mu bylo na ePortál doručeno podání, a to na e-mailovou adresu, kterou zaměstnavatel uvedl při registraci zaměstnavatele, popř. na jinou zvolenou elektronickou adresu, nebo na jiný technický prostředek pro vyrozumění, který bude služba aktuálně nabízet.

Pravidla uvedená v tomto ustanovení se použijí i pro doručování jakýchkoliv jiných písemností podle tohoto zákona.

Pro doručování identifikátorů nebude po technické stránce umožněno zasílání prostřednictvím datového rozhraní. Identifikátory budou zasílány jak jednotlivě, tak i hromadně, a to dle situace. Při odeslání registračních formulářů v podání budou zaměstnavateli sděleny identifikátory hromadně, a to v protokolu o podání. Pokud nedojde k automatizovanému ztotožnění, budou identifikátory sděleny zaměstnavateli jednotlivě formou datové zprávy.  

Stanoví se povinnost ČSSZ poskytovat uživatelskou podporu zaměstnavatelům pro správné zasílání hlášení JMHZ, pro odstraňování vad hlášení JMHZ a pro zasílání přihlášek a odhlášek do/z evidence zaměstnanců a evidence zaměstnavatelů.

Kromě toho lze rekapitulovat, že ČSSZ plní podle tohoto zákona následující povinnosti:

Stanoví se povinnost orgánům Finanční správy ČR sdělit ČSSZ údaje, které evidují jako registrační údaje plátce daně z příjmu fyzických osob, kteří podali vyúčtování k této dani za rok 2023 nebo 2024, nebo kteří byli zaregistrováni jako plátci daně v roce 2025. Předány tak budou údaje týkající se „aktivních“ plátců daně, neboť mezi registrovanými plátci daně mohou být evidovány i subjekty, které tuto činnost nevykonávají a nesplnily povinnost oznámit důvody pro zrušení registrace. Tyto údaje sdělí orgány Finanční správy ČR do 15 dnů ode dne účinnosti tohoto ustanovení, která se podle § 38 předpokládá od 1. dne kalendářního měsíce následujícího ode dne vyhlášení zákona. Důvodem je umožnit ČSSZ s náležitým předstihem získat údaje potřebné pro to, aby mohla tyto subjekty, kterých se předpokládá velké množství, přihlásit z moci úřední do registru zaměstnavatelů vedeného podle ZNP ve znění účinném před 1. 1. 2026. Následně bez zbytečného odkladu obdrží takto přihlášený zaměstnavatel variabilní symbol.

Zaměstnavatel uvedený v odstavci 1 je povinen sdělit ČSSZ do 30 dnů ode dne účinnosti tohoto zákona další údaje, které jsou zapotřebí podle nařízení vlády (§ 9 odst. 4) pro přihlášení do evidence zaměstnavatelů a které jako plátce daně z příjmu neuvedl jako registrační údaje. Zároveň je ve stejné lhůtě povinen přihlásit všechny své zaměstnance do evidence zaměstnanců. Lhůta svou délkou vychází z toho, že předpokladem pro splnění povinnosti ze strany zaměstnavatele je předchozí splnění povinnosti ČSSZ přihlásit z moci úřední tohoto zaměstnavatele do registru zaměstnavatelů a návazně mu zaslat variabilní symbol.

Ustanovení řeší přihlášení do evidence zaměstnavatelů u subjektů, kteří nejsou přihlášeni v registru zaměstnavatelů ani nesplňují podmínku vymezenou v odstavci 1, která by je coby „aktivní“ plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti kvalifikovala k tomu, že budou přihlášení do registru zaměstnavatelů z moci úřední, přesto naplňují definici zaměstnavatele ve smyslu nové právní úpravy. Navrhuje se zavést pro tento účel lhůtu 15 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona o JMHZ. Jde o určitou úlevu, aby se tito zaměstnavatelé nemuseli hlásit ve standardní 8denní lhůtě, zároveň však není navržená lhůta příliš dlouhá, aby nemuseli tito zaměstnavatelé posílat více podání zpětně (bez registrace nemá zaměstnavatel variabilní symbol a nemůže registrovat své zaměstnance, takže ani nemůže podávat jednotné měsíční hlášení). A dále se mu stanoví lhůta 8 dnů na přihlášení všech zaměstnanců do evidence zaměstnanců, která se počítá ode dne doručení písemnosti obsahující variabilní symbol.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, hrozí mu pokuta až do výše 50 000 Kč, kterou mu může příslušná ÚSSZ uložit (§ 28).

Zaměstnavatelé, kteří se již před nabytím účinnosti zákona o JMHZ přihlásili do registru zaměstnavatelů podle § 93 odst. 1 zákona o nemocenském pojištění, se nebudou muset přihlašovat do evidence zaměstnavatelů podle § 17 odst. 1 zákona o JMHZ, ale postačí, když ve stanoveném termínu (30 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona) sdělí ČSSZ na zvláštním změnovém formuláři další údaje, které jsou potřebné pro přihlášení zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů podle tohoto zákona, neboť okruh přihlašovacích údajů podle tohoto zákona je širší než podle zákona o nemocenském pojištění.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, hrozí mu pokuta až do výše 50 000 Kč, kterou mu může příslušná ÚSSZ uložit (§ 28).

U zaměstnanců, které zaměstnavatel již před nabytím účinnosti zákona o JMHZ přihlásil do registru pojištěnců podle § 94 zákona o nemocenském pojištění, nebude zapotřebí jejich přihlášení do evidence zaměstnanců podle § 19 odst. 1 zákona o JMHZ, ale postačí, když zaměstnavatel ve stanoveném termínu (30 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona) sdělí ČSSZ na zvláštním změnovém formuláři další údaje, které jsou potřebné pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle tohoto zákona, neboť okruh přihlašovacích údajů podle tohoto zákona je širší než podle zákona o nemocenském pojištění.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, hrozí mu pokuta až do výše 50 000 Kč, kterou mu může příslušná ÚSSZ uložit (§ 28).

Zákon o JMHZ zavádí dva nové identifikátory, a to je osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání. Oba tyto identifikátory je zaměstnavatel povinen uvádět na všech relevantních podáních. Zákon o JMHZ stanoví, že osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání sděluje zaměstnavateli ČSSZ bez zbytečného odkladu od přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců nebo po jejich přidělení/stanovení. Přechodným ustanovením se stanovuje způsob sdělení těchto identifikátorů zaměstnavatelům u zaměstnanců, kteří jsou již v registru pojištěnců podle ZNP evidováni před účinností tohoto zákona a zaměstnavatel tyto zaměstnance nebude znovu přihlašovat do evidence zaměstnanců podle tohoto zákona. ČSSZ je povinna z vlastní iniciativy sdělit zaměstnavatelům u všech takto evidovaných zaměstnanců jak osobní identifikační číslo, tak identifikátor zaměstnání, a to do 15 dnů ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona. ČSSZ tyto identifikátory zaměstnavatelům předá tak, že je pro ně zpřístupní na tzv. ePortálu ČSSZ (elektronické aplikaci portálu České správy sociálního zabezpečení). V tom je implicitně zahrnuta povinnost zaměstnavatelů přihlásit se do této aplikace a tyto údaje z ní získat, a to jako předpoklad řádného plnění povinností v oblasti JMHZ.

Webový portál České správy sociálního zabezpečení již nyní poskytuje informace o stávajícím kmeni zaměstnanců. Tato funkce je zpřístupněna taktéž formou automatizovaného rozhraní (v rámci ePortálu). Tuto funkci je možné využít pro automatizovaný přenos identifikátorů do ICT systému zaměstnavatele.  

Podle zákona o nemocenském pojištění jsou v registru pojištěnců a registru zaměstnavatelů vedeny údaje o pojištěncích a zaměstnavatelích podle zákona o nemocenském pojištění. Tyto registry jsou ode dne účinnosti tohoto zákona vedeny společně s evidencí zaměstnanců a evidencí zaměstnavatelů podle tohoto zákona. Údaje, které dosud ČSSZ vedla ve svých registrech podle ZNP a ZOPSZ jsou ode dne účinnosti tohoto zákona využívány i pro účely evidence zaměstnanců a evidence zaměstnavatelů podle tohoto zákona.

Vzhledem k tomu, že technické řešení pro poskytování údajů podle § 27 odst. 3 bude připraveno až od 1. 7. 2026 a před tímto datem tedy nebude možné údaje poskytovat, zavádí se přechodným ustanovením možnost žádat o tyto údaje až od 1. 7. 2026 s tím, že na základě této žádosti bude možno poskytnout údaje i zpětně, a to nejdříve za měsíc leden 2026.

Předpokládá se, že pro informace, které se týkají bezpečnostních sborů, bude sběr a zpracování dat probíhat jiným způsobem reflektujícím povahu bezpečnostních sborů. Z těchto důvodů bude pravděpodobně nutné vytvořit minimálně částečně oddělený systém pro správu těchto dat. Tvorba tohoto systému si může vyžádat dodatečné požadavky na čas, tj. funkčnost tohoto odděleného systému může být v čase opožděna oproti hlavní části, proto se postupuje podle tohoto zákona pro příslušníky bezpečnostních sborů až od roku 2027. Nicméně pro tyto důvody není nutné odkládat účinnost dané fáze JMHZ, neboť prostřednictvím tzv. zvláštních postupů je možné korigovat okamžiky, ke kterým dochází k podání jednotlivých reportů za jednotlivé kalendářní měsíce, tj. odložit takový reporting až do okamžiku, kdy bude tento oddělený systém plně funkční. Použití zvláštních postupů zároveň zajišťuje i větší flexibilitu v kontextu finálního řešení tohoto odděleného systému.

Účinnost nové úpravy se stanoví k datu 1. 1. 2026, tedy tak, aby bezprostředně navazovala na pilotní fázi projektu JMHZ, která je upravena novelou zákona o nemocenském pojištění a zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení s účinností od 1. 7. 2025. Předsunutá účinnost se navrhuje pouze u prvního odstavce přechodných ustanovení, aby bylo možno zajistit s předstihem předání údajů od orgánů Finanční správy ČR potřebných pro přihlášení plátců daně jako zaměstnavatelů do evidence zaměstnavatelů Českou správou sociálního zabezpečení.