Důvodová zpráva k předpis č. 417/2025 Sb.

Návrh nařízení vlády definuje konkrétní údaje, které obsahují jednotlivé části jednotného měsíčního hlášení, tj. souhrnná část podání (definuje výčet údajů vztahujících se k zaměstnavateli), pojistná část podání (definuje výčet údajů o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení) a také individualizovaná část podání obsahující údaje vztahující se k jednotlivým zaměstnancům a pracovním vztahům.

Obsah údajů v jednotlivých částech a součástech jednotného měsíčního hlášení je upraven v jednotlivých částech přílohy č. 1, které jsou vyhotoveny

Pokud je podání jednotného měsíčního hlášení učiněno způsobem podle § 8 odstavec 1, písm. a) nebo c) zákona o JMHZ, musí být pro jednoznačnou identifikaci každé části a součásti podání uveden „Jednoznačný systémový identifikátor formuláře (GUID)“ pro komunikaci o chybách konkrétního formuláře včetně jejich specifikace.

Součástí každé z částí uvedených v přílohách č. 1, 2, 3 a 4 je nad rámec výslovného zákonného zmocnění také sloupec obsahující údaje o tom, kterému uživateli nebo uživatelům se příslušné údaje zpřístupňují způsobem podle § 26 zákona o JMHZ, a to s uvedením odkazu na příslušný zvláštní právní předpis (popř. zákon o JMHZ), v němž je stanovena povinnost zaměstnavatelů sdělovat daný údaj orgánu veřejné moci, který je v pozici tohoto uživatele. Nad rámec výslovného zákonného zmocnění je v návrhu nařízení vlády obsažena i úprava doplnění údajů v situacích podle § 39 odst. 4 zákona o JMHZ [§ 3 písm. c) návrhu nařízení vlády] a požadavky na jednoznačnou identifikaci podání (§ 8 návrhu nařízení vlády). K tomu blíže v obecné části (bod 1.).

Souhrnná část jednotného měsíčního hlášení obsahuje souhrnné údaje vztahující se k zaměstnavateli [§ 6 odst. 3 písm. a) zákona o JMHZ], a to konkrétně za oblast daní z příjmu a zaměstnávání osob se zdravotním postižením (dále jen „OZP“).

Pojistná část jednotného měsíčního hlášení obsahuje údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti odváděného zaměstnavatelem [§ 6 odst. 3 písm. b) zákona o JMHZ], a to např. úhrn vyměřovacích základů zaměstnanců, pojistné za zaměstnance, pojistné za zaměstnavatele, slevy na pojistném apod. Podstatné je, že touto částí zaměstnavatel bude mj. uplatňovat slevu na pojistném zaměstnavatele (za zkrácené úvazky), kterou dnes uplatňuje na „Přehledu o výši pojistného“.

Jedná se vesměs o kumulované údaje za zaměstnance zaměstnavatele vycházející z individualizované části jednotného měsíčního hlášení. O kumulované údaje z individualizované části nejde např. v případě pojistného za zaměstnavatele a slevy na pojistném zaměstnavatele.

Individualizovaná část jednotného měsíčního hlášení se skládá ze součástí obsahujících údaje vztahující se k jednotlivým zaměstnancům a jednotlivým zaměstnáním [§ 6 odst. 3 písm. c) zákona o JMHZ].

Výčet hlášených údajů, které musí obsahovat každá jednotlivá součást individualizované části jednotného měsíčního hlášení (vztahující se ke každému jednotlivému zaměstnání, které je v rámci zaměstnavatele realizováno), je v příloze č. 1 upravena v částech C až I, a to podle typů zaměstnání. Konkrétní části přílohy pro jednotlivé typy zaměstnání jsou klientsky přívětivější, protože obsahují výhradně položky, které jsou u každého typu zaměstnání. Zaměstnavatel tak nemusí vybírat z celkového seznamu položek, jako by tomu bylo v případě jediné tabulky uvádějící přehled údajů pro všechny situace, které mohou nastat.

Přehled typů zaměstnání využívaných pro účely provádění agendy JMHZ včetně stručné charakteristiky je uveden níže. Číselné a písmenné kódy uvedené v závorce za názvem příslušného typu zaměstnání označují konkrétní pracovněprávní nebo jiné vztahy tak, jak jsou používány dle číselníku ČSSZ, který je k dispozici na jejím webu.

Ø Část C – Typ zaměstnání – běžný pracovněprávní nebo služební vztah (druh činnosti 1 až 9 s příznakem 10502 = „žádné“; A až J; T až ZC)

Tato část se použije pro zaměstnání podle § 4 odst. 1 písm. a) a b) zákona o JMHZ, které nespadají do kategorií uvedených v částech D až J.

Zaměstnanec nepatří do žádné z kategorií, které by vyžadovaly specifická pravidla nebo upravené pracovněprávní vztahy (například pěstounská péče, osoby se zdravotním postižením apod.). Jedná se o standardního zaměstnance, jehož pracovní vztah se řídí běžnými ustanoveními zákoníku práce a dalšími obecně platnými právními předpisy.

Jedná se o zaměstnance, u nichž jsou sledovány položky charakterizující pracovní místo, pozici, výkon zaměstnání, položky mzdové statistiky a úplných nákladů práce, položky k průběhu sociálního pojištění v měsíci a v neposlední řadě i položky související s daní z příjmů ze závislé činnosti.

Ø Část D – Typ zaměstnání – pěstoun (druh činnosti M)

Část D se použije pro zaměstnávání pěstounů. Pěstouni jsou osoby vykonávající zprostředkovanou pěstounskou péči podle § 47a odst. 1 písm. b) zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, a jsou účastni důchodového pojištění podle § 5 odst. 1 písm. k) zákona o důchodovém pojištění (č. 155/1995 Sb.).

Tito pěstouni uzavírají s příslušným orgánem sociálně-právní ochrany dětí tzv. dohodu o výkonu pěstounské péče, na jejímž základě jim náleží odměna pěstouna. Tato odměna představuje pravidelný měsíční příjem, který má za cíl kompenzovat čas, náklady a osobní angažovanost, kterou pěstoun věnuje péči o svěřené dítě.

Pěstounská péče a systémy pro hodnocení práce

Do statistik jako jsou např. ISPV (Informace a statistiky o průměrném výdělku), IS PLAT (Informační systém o platech), statistické zjišťování Práce 2-04 nebo statistické zjišťování úplných nákladů práce, není odměna pěstounů zahrnována. Je to dáno tím, že pěstounství není standardní pracovní poměr a jeho výkon se řídí zvláštním právním režimem mimo pracovní právo.

Odměna pěstouna je příjmem ze závislé činnosti – částka podléhá dani z příjmů a pojistnému na sociální zabezpečení a na zdravotní pojištění. Výkon se započítává do doby pojištění pro účely budoucího důchodu. Je proto potřeba sledovat všechny související položky. Naopak, nesledují se charakteristiky ve vztahu k pracovnímu místu, pozici, položky pro mzdovou statistiku a úplné náklady práce.

Ø Část E - Typ zaměstnání – jiný druh pracovní nebo obdobné činnosti (druh činnosti K, N, O, P, Q, R, S nebo 1 až 9 s příznakem 10502 = " pracovní vztah specifické skupiny ")

Nestandardní pracovní nebo obdobné vztahy představují kategorie činností, které nejsou klasickým pracovním poměrem, jak ho definuje zákoník práce. Přesto jsou tyto činnosti relevantní z hlediska zákonů o daních z příjmů, sociálním zabezpečení a zdravotním pojištění, protože i z těchto vztahů může vznikat povinnost platit pojistné, případně nárok na pojistné dávky.

Tato kategorie zahrnuje velmi široké spektrum osob a vztahů vymezených v zákoně o důchodovém pojištění v § 5 odst. 1 písm. c), d), g) až j), n) až t), např.:

Příklady nestandardních pracovněprávních vztahů:

▶ jednatel, společník, komanditista – role v obchodních společnostech (např. s.r.o., komanditní společnost),

▶ likvidátor – osoba pověřená likvidací právnické osoby,

▶ ředitel obecně prospěšné společnosti, osoby pověřené obchodním vedením – často jmenováni bez klasické pracovní smlouvy.

Představitelé veřejné správy a ústavní činitelé:

▶ Nejvyššího kontrolního úřadu,

▶ Rady pro rozhlasové a televizní vysílání,

▶ Rady Energetického regulačního úřadu,

▶ Národní rozpočtové rady, apod.

Vztah ke sledování pro daňové a pojistné účely

I když tyto vztahy nejsou klasickými pracovními poměry, ČSSZ je sleduje, protože mohou zakládat účast na sociálním a zdravotním pojištění nebo nárok na dávku a mají dopady i do daňových přiznání a odvodů.

Pro tyto účely existuje tzv. Číselník druhů pracovních činností, který je používán při vyplňování formulářů a hlášení (např. přihlášky/odhlášky k pojištění, přehledy zaměstnavatelů apod.).

Vztah ke sledování statistických údajů (ISPV, IS PLAT, Úplné náklady práce, Práce 2-04)

U těchto nestandardních vztahů se nesledují charakteristiky jako mzda, odměna, průměrný výdělek apod., protože nespadají do definovaných sledovaných kategorií:

Podle legislativy nejsou zahrnovány do statistik, jako je:

V případě této skupiny jsou sledovány položky ve vztahu k charakteristice pracovního místa, vykonávané pozici, průběhu pojištění a dani z příjmů ze závislé činnosti. Položky ve vztahu k průběhu výkonu zaměstnání v měsíci se nesledují.

Ø Část F – Typ zaměstnání – zaměstnání ve výkonu trestu odnětí svobody nebo v zabezpečovací detenci (druh činnosti 1 až 9 s příznakem 10502 = "výkon trestu odnětí svobody")

Vězeňská služba České republiky je jedinou institucí, která podle platné legislativy zaměstnává osoby ve výkonu trestu odnětí svobody nebo v tzv. zabezpečovací detenci. Tato možnost vyplývá ze zákona č. 169/1999 Sb., o výkonu trestu odnětí svobody, ve znění pozdějších předpisů, konkrétně z jeho § 30, a dále z prováděcí vyhlášky Ministerstva spravedlnosti č. 345/1999 Sb. a ze zákona č. 129/2008 Sb., o výkonu zabezpečovací detence a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Účast na důchodovém pojištění těmto osobám vzniká podle § 5 odst. 1 písm. l) zákona o důchodovém pojištění.

Sledování pracovních podmínek vězňů není kompatibilní se standardními statistickými systémy, protože:

Odměna osob ve výkonu trestu odnětí svobody nebo zabezpečovací detence je příjmem ze závislé činnosti – částka podléhá dani z příjmů a pojistnému na sociální zabezpečení a na zdravotní pojištění. Výkon se započítává do doby pojištění pro účely budoucího důchodu. Je proto potřeba sledovat všechny položky související s daní z příjmu ze závislé činnosti a se sociálním pojištěním. Naopak, nesledují se položky pro mzdové statistiky a úplné náklady práce. Nesledují se ani údaje týkající se pojistného na sociální zabezpečení a slev na pojistném. Charakteristiky ve vztahu k pracovnímu místu, pozici, jsou sledovány pouze v omezeném rozsahu. Z uvedených důvodů nejsou tyto osoby zahrnuty do výkaznictví.

Ø Část G – Typ zaměstnání – oprávněný ze zvláštního zdanitelného příjmu (druh činnosti 11, 13, 14)

Individualizovaná část jednotného měsíčního hlášení v části G se vztahuje na situace, kdy:

Neuvolněným členům zastupitelstva může být za výkon funkce poskytnuta měsíční odměna. Její maximální výše je upravena ve stejném nařízení vlády jako u uvolněných zastupitelů. Rozdíl však spočívá v tom, že její výplata je dobrovolná a závisí na vůli zastupitelstva.

Zúčtovaný příjem podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti, při které lze uplatnit slevy (na poplatníka, invaliditu …) a zvýhodnění na děti. Příjem nepodléhá pojistnému na sociální zabezpečení. U těchto zaměstnanců se nesledují charakteristiky pracovního místa, pozice, položky mzdové statistiky a úplných nákladů práce a průběh pojištění.⁠‌​​‌‌‌​‌​‌‌​​​​‌⁠

Ø Část H – Typ zaměstnání – mezinárodní pronájem pracovní síly (druh činnosti 12)

V některých případech zaměstnanec pracuje na území České republiky, ale je mu vyplácen příjem prostřednictvím zahraniční osoby – tedy firmy nebo agentury se sídlem (nebo trvalým pobytem) mimo Českou republiku. Tento typ situace označujeme jako mezinárodní pronájem pracovní síly.

Typickým příkladem je:

Mzdu mu ale vyplácí zahraniční agentura, která s ním má uzavřenou smlouvu (např. pracovní nebo obchodní smlouvu podle práva státu, kde sídlí).

Z hlediska povinnosti platby pojistného na soc. zabezpečení se tito pracovníci mohou nacházet jak v situaci, kdy pojištění v ČR podléhají a zaměstnavatel je povinen jej odvádět, tak v situaci, že se na ně české předpisy o pojistném na SZ nevztahují.

Pokud tito pracovníci podléhají českým předpisům o odvodech pojistného na soc. zabezpečení, použije se na ně obecná část C (viz výše), pokud jde o povinnosti hlášení uložené jejich právnímu zaměstnavateli (zahraniční agentuře) a zároveň část H, pokud jde o hlášení vztahující se k „pronajímajícímu subjektu“, který je ve smyslu JMHZ zaměstnavatelem dané osoby pro účely právních předpisů o daních z příjmů.

V případě, že se na ně české předpisy o odvodech pojistného nevztahují, podléhá jejich zúčtovaný příjem pouze dani z příjmů ze závislé činnosti a hlášení se podává pouze podle části H. Není možné uplatnit některé slevy na dani a zvýhodnění na děti. Slevu na poplatníka může tento zaměstnanec uplatnit v průběhu roku i po jeho skončení v rámci ročního zúčtování, ale pouze za předpokladu, že je z jeho strany učiněno prohlášení k dani. U těchto zaměstnanců se nesledují charakteristiky pracovního místa, pozice, položky mzdové statistiky a úplných nákladů práce a průběh pojištění.

Výše uvedené platí výhradně pro případy, kdy se nejedná o smluvního zaměstnance podle § 3 písm. n) zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, tedy kdy zaměstnanec není v České republice povinně účasten nemocenského a důchodového pojištění. Na osoby považované za „smluvní zaměstnance“ se použije celkově pouze část C, protože v jejich případě se subjekt, který sráží příslušné částky podle daňových předpisů a podle předpisů o pojistném neliší, celé hlášení podá pouze přijímající český subjekt.

Ø Část I – Typ zaměstnání – Teoretická a praktická příprava pro zaměstnání (druh činnosti 10)

Zaměstnavatelé a vzdělávací zařízení, u nichž osoby se zdravotním postižením vykonávají teoretickou nebo praktickou přípravu na budoucí povolání, mají zákonnou povinnost tyto osoby evidovat pro účely důchodového pojištění.

Tato povinnost vyplývá z ustanovení § 37 odst. 9 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. Evidence musí být vedena v takovém rozsahu, aby bylo možné správně určit nároky těchto osob v oblasti důchodového pojištění – započtení doby přípravy jako tzv. náhradní doby pojištění.

Tato příprava není považována za zaměstnání nebo jiný pracovněprávní vztah, přestože vztah mezi účastníkem přípravy a zaměstnavatelem je neekonomického charakteru, má sociálně integrační a vzdělávací funkci.

Nevzniká z ní žádný příjem – osoba nedostává mzdu ani jinou formu výdělku, nevznikají ani povinnosti k odvodům daní, zdravotního či sociálního pojištění.

Z uvedených důvodů se nesledují ani pracovní ukazatele.

Jediné sledované údaje se tedy týkají výhradně důchodového pojištění – zejména doby účasti a formální potvrzení, že osoba absolvovala příslušnou formu přípravy.

Pro účely důchodového pojištění je potřeba sledovat dobu zapojení OZP do teoretické a praktické přípravy pro zaměstnání nebo jinou výdělečnou činnost.

Ø Část J – Typ zaměstnání – příslušník bezpečnostního sboru neuvedeného v § 31 odst. 1 zákona

Tato část se bude vztahovat na příslušníky Celní správy České republiky a Vězeňské služby České republiky.

Vězeňská služba ČR

Vězeňská služba ČR má v rámci bezpečnostních sborů speciální postavení. Kromě skutečnosti, že jako bezpečnostní sbor je podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění služebním orgánem také ve vztahu k příslušníkům, současně podle zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti neodvádí Vězeňská služba ČR pojistné ČSSZ, které je tak příjmem státního rozpočtu v kapitole Ministerstva spravedlnosti. ČSSZ není plátcem důchodů příslušníků Vězeňské služby ČR, tím je od 1. 9. 2025 Ministerstvo vnitra ČR. Na základě těchto skutečností, je třeba vykazovat příslušníky Vězeňské služby ČR odděleně od zaměstnanců. Obdobně specifické postavení má ve vztahu k zaměstnávání vězněných osob (viz výše u části F).

Celní správa ČR

Celní správa České republiky je podle zákona č. 17/2012 Sb., o Celní správě České republiky, ve znění pozdějších předpisů, ozbrojeným bezpečnostním sborem. Generální ředitelství cel, jež je orgánem Celní správy České republiky, je podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, orgánem nemocenského pojištění ve vztahu k příslušníkům Celní správy České republiky. Podle zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, nevykonává vůči příslušníkům Celní správy České republiky působnost ČSSZ, ale Generální ředitelství cel. Pojistné za příslušníky Celní správy České republiky se neodvádí ČSSZ, ale jeho správcem je Generální ředitelství cel, přičemž příjmy z pojistného jsou součástí rozpočtu kapitoly Ministerstvo financí (příjmy a výdaje Generálního ředitelství cel jsou podle zákona č. 17/2012 Sb. součástí rozpočtové kapitoly Ministerstva financí). Od 1. září 2025 nebude orgánem sociálního zabezpečení pro příslušníky Celní správy České republiky ČSSZ, ale od tohoto data bude orgánem sociálního zabezpečení pro příslušníky Celní správy České republiky Ministerstvo vnitra. Z výše uvedeného vyplývá, že výkon některých agend, pro které bylo konstruováno jednotné měsíční hlášení, nebudou pro příslušníky Celní správy České republiky provádět příjemci údajů definovaní zákonem o JMHZ, ale jiné orgány. V důsledku této skutečnosti je nezbytné upravit rozsah a strukturu údajů vykazovaných v rámci jednotného měsíčního hlášení za příslušníky Celní správy České republiky.

Jednotné měsíční hlášení pro příslušníky bezpečnostních sborů a vojáky v činné službě obsahuje samostatnou souhrnnou část podání (část A přílohy č. 2) a individualizovanou část podání (část B přílohy č. 2) obsahující údaje vztahující se k jednotlivým zaměstnancům. Pojistná část se v tomto případě neuvádí. Tato podání speciálně vytvořená pro příslušníky bezpečnostních sborů a vojáky v činné službě je dána jak jiným organizačním zajištěním sociálního pojištění příslušníků bezpečnostních sborů a vojáků z povolání, tak zejména nezbytností ochrany utajovaných informací, kdy příslušnost k některým bezpečnostním sborům je utajovanou informací podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. Důsledkem této skutečnosti je, že údaje o příslušnících bezpečnostních sborů a vojácích z povolání nejsou využívány pro všechny okruhy agend, pro které bylo konstruováno jednotné měsíční hlášení.

V rámci podání JMHZ jsou údaje zasílány buď ve frekvenci jednou měsíčně (§ 6 odst. 2 zákona o JMHZ) ve lhůtě do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, ke kterému se daný údaj vztahuje, nebo může být zvláštním právním předpisem stanoveno jiné období, např. jednou ročně, jednou čtvrtletně atd. Období, za které jsou hlášené údaje zaměstnavatelem sdělovány, je stanoveno v přílohách č. 1 a 2 k tomuto nařízení. V příslušném sloupci těchto příloh je uveden pouze údaj o frekvenci sběru odlišné od měsíční; v případě údajů hlášených měsíčně je pole v příslušném sloupci nevyplněno (což se týká naprosté většiny hlášených údajů).

Přílohy k registraci zaměstnavatele obsahují veškeré relevantní údaje o zaměstnavateli nezbytné pro vedení evidence zaměstnavatelů a sdílených s uživateli údajů podle zákona o JMHZ.

V části A přílohy č. 3 (přihláška zaměstnavatele nebo mzdové účtárny do evidence zaměstnavatelů podle § 17 zákona o JMHZ) jsou uvedeny identifikační údaje zaměstnavatele nebo mzdové účtárny, které slouží k jednoznačné identifikaci subjektu, jenž hlásí informace o svých zaměstnancích. Mezi tyto údaje patří zejména datum vzniku zaměstnavatele nebo mzdové účtárny (je-li jich více, uvede všechny mzdové účtárny), název firmy, identifikační číslo organizace (IČO), přesnou adresu sídla, a případně i další kontaktní údaje, jako je telefonní číslo či e-mailová adresa. Dále hlásí počet zaměstnanců, název peněžního ústavu, přesné údaje o číslu účtu.

Kromě těchto základních identifikačních údajů je součástí přihlášky také specifikace dalších informací, které jsou nezbytné pro vedení registru zaměstnavatelů. Sem spadají údaje, které jsou potřebné pro správnou administraci a zpracování dat, jako například údaje o právní formě zaměstnavatele, zda se jedná o fyzickou nebo právnickou osobu, a informace o mzdové účtárně.

Zaměstnavatelé a mzdové účtárny jsou také povinni tyto údaje v případě změny aktualizovat a doplňovat.

Přihláška zaměstnavatele nebo mzdové účtárny se podává při jejich vzniku. Změny údajů jsou prováděny ad hoc dle data rozhodných skutečností, které nastanou u zaměstnavatele u příslušné správy sociálního zabezpečení.

V rámci odhlášky zaměstnavatele nebo mzdové účtárny z evidence zaměstnavatelů jsou uvedeny rovněž identifikační údaje zaměstnavatele nebo mzdové účtárny, datum zániku a dále informace o právním nástupci (pokud je tento údaj v daném případě relevantní) nebo o archivaci dokladů.

Odhláška zaměstnavatele, tj. oznámení zasílané po skončení zaměstnání posledního zaměstnance, se podává pouze jednou, při jeho skončení.

Část A přílohy č. 3 vymezuje údaje, které se předávají při vzniku zaměstnavatele nebo mzdové účtárny po datu účinnosti nové právní úpravy evidence zaměstnavatelů. Část C přílohy č. 3 oproti tomu slouží k doplnění dat pro účely JMHZ u již existujících zaměstnavatelů, kteří se znovu již nebudou registrovat. Jedná se o údaje, které se před účinností zákona o JMHZ neevidovaly. Tyto položky tedy budou hlásit již evidovaní zaměstnavatelé, kteří budou převedení do systému JMHZ automaticky a nejsou povinni podávat přihlášku do evidence se všemi údaji (§ 39 odst. 4 zákona o JMHZ). Je třeba jasně vymezit, které údaje o sobě má zaměstnavatel podle § 39 odst. 4 zákona o JMHZ dohlásit, tj. odlišit tyto údaje od těch, které již ČSSZ eviduje z doby před účinností zákona o JMHZ, kdy se zaměstnavatel přihlašoval do registru zaměstnavatelů vedeného podle zákona o nemocenském pojištění, popřípadě údaje od těch, kteří byli vedeni v evidenci finanční správy jako plátci daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a byli v souladu s § 39 odst. 1 zákona o JMHZ přihlášeni z moci úřední (ex offo) ze strany ČSSZ.

Je nezbytné umožnit zaměstnavatelům provádět opravy a změny již evidovaných údajů, neboť v praxi může docházet k situacím, kdy původně nahlášené informace již neodpovídají skutečnosti nebo byly původně nahlášeny s chybou. Pokud by nebyla dána možnost tyto údaje korigovat, vedlo by to k udržování nesprávných či neaktuálních informací v evidenci zaměstnavatelů, což by mohlo mít negativní dopady jak na samotné zaměstnavatele a zaměstnance, tak i na orgány veřejné správy, které s těmito daty budou dále pracovat. Umožnění opravy a změny údajů v registraci zaměstnavatele proto zajišťuje správnost, aktuálnost a právní jistotu při vedení evidence.

Pro účely zákona o JMHZ a prováděcího nařízení vlády k rozlišení jednotlivých typů zaměstnání je využíván Číselník druhů činnosti ČSSZ (dostupný na webu ČSSZ). Číselník obsahuje 45 položek, které jsou pro tyto účely JMHZ rozděleny do tří základních kategorií s označením „OST“, „10“ a „SPEC“.

Zaměstnanci v kategorii „10“ jsou osoby se zdravotním postižením v teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání.

Zaměstnanci v kategorii „SPEC“ , tedy kategorie zvláštních druhů činnosti, jsou osoby pracující ve výkonu trestu odnětí svobody, osoby s příjmem v důsledku škod vzniklých při plnění pracovních úkolů, osoby s příjmem vypláceným na základě smluvního vztahu prostřednictvím osoby se sídlem nebo bydlištěm v zahraničí, osoby s příjmem ze závislé činnosti vyplácené plátcem, u kterého není závislá činnost vykonávána, neuvolněný člen zastupitelstva a pěstouni/osoby pečující a osoby v evidenci ve zvláštních případech, tj. pěstouni na přechodnou dobu.

Zaměstnanci v kategorii „OST“ jsou všechny ostatní osoby, jež jsou zaměstnanci podle zákona o JMHZ, např. zahrnuje mj. položky číselníku ČSSZ 1 (tj. první pracovní poměr), B (tj. druhá dohoda o pracovní činnosti u téhož zaměstnavatele), O (tj. člen družstva) a řadu dalších.

Každé ze tří základních kategorií odpovídají samostatné části přílohy č. 4 označující konkrétní akci, kterou má zaměstnavatel povinnost hlásit (např. přihlášení do evidence zaměstnanců, odhlášení z evidence zaměstnanců apod.).

Konkrétní části přílohy pro jednotlivé kategorie zaměstnanců jsou klientsky přívětivější, protože obsahují výhradně položky, které jsou u každé kategorie nezbytné. Zaměstnavatel tak nemusí vybírat z celkového seznamu položek, jako by tomu bylo v případě jediné tabulky uvádějící přehled údajů pro všechny situace, které mohou nastat.

Ø Přihlášení do evidence zaměstnanců

[„OST“] Přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. a) bodu 1 tohoto nařízení vlády (část A)

Jedná se o nahlášení nástupu do zaměstnání u zaměstnance, který patří do nejběžnějších kategorií, kterými jsou pracovní poměr, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce (u těchto pracovněprávních vztahů se uvádí i jeho pořadí u stejného zaměstnavatele, pokud jich u něj zaměstnanec má více), dobrovolný pracovník pečovatelské služby, smluvní zaměstnanec, člen družstva, prokurista, člen kolektivního orgánu právnických osob, likvidátor, společník, jednatel, komanditista, ředitel obecně prospěšné společnosti, osoba pověřená obchodním vedením na základě smluvního zastoupení.

Používá se i pro oznámení nástupu studenta do školy po ukončení základního vzdělání v případech, kdy studenti vykonávají odbornou praxi.

[„10“] Přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. a) bodu 2 tohoto nařízení vlády (část B)

Jedná se o nahlášení nástupu osoby se zdravotním postižením k teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání.

[„SPEC“] Přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. a) bodu 3 nebo 4 tohoto nařízení vlády (část C)

Jedná se o nahlášení nástupu do zaměstnání u zaměstnance, který patří do kategorie „SPEC“, tedy kategorie zvláštních druhů činnosti, mezi které patří osoby pracující ve výkonu trestu odnětí svobody, osoby s příjmem v důsledku škod vzniklých při plnění pracovních úkolů, osoby s příjmem vypláceným na základě smluvního vztahu prostřednictvím osoby se sídlem nebo bydlištěm v zahraničí, osoby s příjmem ze závislé činnosti vyplácené plátcem, u kterého není závislá činnost vykonávána, neuvolněný člen zastupitelstva a pěstouni/osoby pečující a osoby v evidenci ve zvláštních případech.

Ø Odhlášení z evidence zaměstnanců

[„OST“] Odhlášení zaměstnance z evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. b) bodu 1 tohoto nařízení vlády (část D)

Jedná se o nahlášení skončení zaměstnání u zaměstnance, který patří do nejběžnějších kategorií (viz výše). Používá se i pro oznámení ukončení studia jiného než základního vzdělání.

[„10“] Odhlášení zaměstnance z evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. b) bodu 2 tohoto nařízení vlády (část E)

Jedná se o nahlášení skončení teoretické a praktické přípravy pro zaměstnání u osoby se zdravotním postižením.

[„SPEC“] Odhlášení zaměstnance z evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. b) bodu 3 tohoto nařízení vlády (část F)

Jedná se o nahlášení skončení zaměstnání u zaměstnance, který patří do kategorie „SPEC“ (viz výše).

Ø Změna evidovaného údaje

[„OST“] Změna evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. c) bodu 1 tohoto nařízení vlády (část G)

Jedná se o nahlášení změny údajů u zaměstnance, který patří do nejběžnějších kategorií (viz výše).

Zaměstnavatel je povinen ohlásit změnu údajů uvedených při hlášení „Nástupu zaměstnance do zaměstnání“, pokud k nim došlo a zaměstnanec mu je oznámil. Hlášení změny údajů je jednorázovým hlášením změn údajů zaměstnance, tj. aplikuje se v případě, kdy v průběhu trvání zaměstnání došlo u zaměstnance ke změně v údajích, které má zaměstnavatel povinnost hlásit (např. změna příjmení, bydliště apod.).

[„10“] Změna evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. c) bodu 2 tohoto nařízení vlády (část H)

Jedná se o nahlášení změny údajů u osoby se zdravotním postižením v teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání. Hlášení změny údajů se podává pouze při hlášení změn údajů zaměstnance (studenta), tj. v případě, kdy v průběhu trvání zaměstnání došlo ke změně v údajích, které má zaměstnavatel povinnost hlásit (např. změna příjmení, bydliště apod.).

[„SPEC“] Změna evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. c) bodu 3 tohoto nařízení vlády (část I)

Jedná se o nahlášení změny údajů u zaměstnance, který patří do kategorie „SPEC“ (viz výše).

Hlášení změny údajů se podává pouze při hlášení změn údajů zaměstnance, tj. v případě, kdy v průběhu trvání zaměstnání došlo ke změně v údajích, které má zaměstnavatel povinnost hlásit (např. změna příjmení, bydliště apod.)

Ø Oprava chyby evidovaného údaje

[„OST“] Oprava chyby evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. d) bodu 1 tohoto nařízení vlády (část J)

Jedná se o nahlášení opravy údajů u zaměstnance, který patří do nejběžnějších kategorií (viz výše).

Hlášení opravy údajů se podává pouze pro hlášení opravy údajů zaměstnance, tj. v případě, že na “Oznámení o nástupu nebo skončení“ zaměstnance, popř. jiném typu oznámení týkajícím se zaměstnance, byly uvedeny chybné údaje zaměstnance. Hlášení opravy údajů a změny údajů nelze zaměnit ani provést současně jedním společným tiskopisem.

[„10“] Oprava chyby evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. d) bodu 2 tohoto nařízení vlády (část K)

Jedná se o nahlášení opravy údajů u osoby se zdravotním postižením v teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání. Hlášení opravy údajů se podává pouze pro hlášení opravy údajů zaměstnance (studenta), tj. v případě, že na “Oznámení o nástupu nebo skončení“ zaměstnance, popř. jiném typu oznámení týkajícím se zaměstnance, byly uvedeny chybné údaje zaměstnance.

[„SPEC“] Oprava chyby evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. d) bodu 3 tohoto nařízení vlády (část L)

Jedná se o nahlášení opravy údajů u zaměstnance, který patří do kategorie „SPEC“ (viz výše).

Hlášení opravy údajů se podává pouze pro hlášení opravy údajů zaměstnance, tj. v případě, že na “Oznámení o nástupu nebo skončení“ zaměstnance, popř. jiném typu oznámení týkajícím se zaměstnance, byly uvedeny chybné údaje zaměstnance.

Ø Změna evidovaného údaje podle § 4 odst. 1 písm. e) tohoto nařízení vlády (část M)

Jedná se o nahlášení převodu zaměstnance, který patří do nejběžnějších kategorií (OST), na jinou mzdovou účtárnu evidovanou v systému JMHZ.

Oznámení se podává v případě, kdy dochází k převodu zaměstnance k jiné mzdové účtárně u téhož zaměstnavatele a kdy současně zaměstnanci nekončí pracovní vztah a nevzniká nový pracovní vztah, ale dochází pouze ke změně pracovní smlouvy. Dále se toto oznámení podává ve všech případech, kdy dochází k převodu zaměstnance k jinému zaměstnavateli se současným přechodem práv a povinností z pracovněprávních vztahů, a to při zániku zaměstnavatele a vzniku nového subjektu, sloučení subjektů, rozdělení subjektů, odkoupení subjektů, převzetí subjektu (právní nástupnictví) apod. Toto oznámení se nepodává v případě, kdy dochází pouze ke změně názvu zaměstnavatele a v případě, kdy dochází ke změně sídla zaměstnavatele či mzdové účtárny.

Ø Storno přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle § 4 odst. 1 písm. f) tohoto nařízení vlády (část N)

Jedná se o nahlášení storna nástupu do zaměstnání u zaměstnance (OST).

Použije se v případě, kdy zaměstnanec (student) do zaměstnání (do přípravy pro zaměstnání) vůbec nenastoupil.

Ø Vznik/skončení příslušnosti k českým právním předpisům podle § 4 odst. 1 písm. g) bodu 1 tohoto nařízení vlády (část O – vznik, část P – skončení)

Jedná se o nahlášení vzniku a skončení příslušnosti k českým právním předpisům zaměstnance („OST“).

Údaj se hlásí v případě, kdy zaměstnanec podléhal českým právním předpisům, následně byl z důvodu výkonu práce v jiném smluvním státě po určité období účasten pojištění v tomto smluvním státě a poté opět začal podléhat českým právním předpisům.

Údaj se hlásí v případě, kdy zaměstnanec, který byl účasten pojištění podle českých právních předpisů, začne podléhat cizím právním předpisům. Jedná se např. o případy, kdy zaměstnanec začal trvale pracovat v jiném státě Evropské unie nebo smluvní ciziny a nejedná se o vyslání. Rovněž se jedná o případy, kdy zaměstnanec je trvale převeden na práci v některém ze států mimo Evropskou unii a s nimiž nemá Česká republika uzavřenou smlouvu o sociálním zabezpečení.

Část C přílohy č. 2 slouží k nahlášení nástupu do zaměstnání u zaměstnance, který je příslušníkem bezpečnostních sborů nebo vojákem v činné službě. Odlišné údaje pro přihlášení tohoto typu zaměstnance jsou dány jak jiným organizačním zajištěním sociálního pojištění příslušníků bezpečnostních sborů a vojáků z povolání, tak zejména nezbytností ochrany utajovaných informací, kdy příslušnost k některým bezpečnostním sborům je utajovanou informací podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. Důsledkem této skutečnosti je, že údaje o příslušnících bezpečnostních sborů a vojácích z povolání nejsou využívány pro všechny okruhy agend, pro které bylo konstruováno jednotné měsíční hlášení.

Jednotná měsíční hlášení jsou ČSSZ přijímána výhradně elektronicky. Datovou větu v předepsaném formátu a struktuře bude možno zaslat přímo prostřednictvím ePortálu ČSSZ (na kterém bude JMHZ přímo vyplňováno nebo nahráváno jako XML soubor), nebo jako přílohu datové zprávy (XML, nikoliv PDF) zaslané do určené datové schránky ČSSZ, nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní (APEP/VREP). Nebude umožněna listinná podoba.

Pouze registrace zaměstnavatele nebo mzdové účtárny do evidence zaměstnavatelů jsou přijímány do datové schránky prostřednictvím přílohy datové zprávy ve formátu PDF. Tento postup je umožněn s ohledem na skutečnost, že novému zaměstnavateli není dosud přidělen žádný identifikátor (variabilní symbol), pod kterým bude zaměstnavatel v registrech ČSSZ evidován, ani přiřazena příslušná územní správa sociálního zabezpečení, a není možné automatické zpracování registrace.

Unifikovaný formát předávaných souborů je základem pro co nejefektivnější přenos dat. Z toho důvodu byl stanoven formát XML s danou strukturou. Formát XML je kompatibilní s různými systémy a vhodný pro výměnu dat mezi aplikacemi a různými databázemi více subjekty. Není omezen na konkrétní typy dat a tím je flexibilní. Současně umožňuje ověřit, zda dokument splňuje danou strukturu a pravidla.

Návrh nařízení vlády stanoví formát a tzv. obsahovou strukturu ke každému typu podání. Okruh údajů je uveden ve zvláštních právních předpisech, a to buď výčtem nebo obecnou formulací. Výčet údajů stanovený v návrhu nařízení vlády je definován v mezích těchto předpisů. Pro případné rozšíření povinností zaměstnavatele hlásit údaje by byla třeba vždy změna příslušného zvláštního zákona.

Výčet údajů uvedených v jednotném měsíčním hlášení je v návrhu nařízení vlády vymezen podle toho, o jaký typ zaměstnání se jedná. Typy zaměstnání (např. běžný pracovněprávní nebo služební vztah) jsou definovány přímo v návrhu nařízení vlády (§ 1 odst. 3). Ke každému typu zaměstnání odpovídá jedna z částí příloh č. 1, 3 nebo 4. Pro některé definované skupiny zaměstnanců je uveden zúžený okruh údajů, protože pro některá zaměstnání část údajů zaměstnavatelé nejsou povinni sdělovat. Jedná se např. o nestandardní vztahy (např. pěstouni), které nejsou sledovány v rámci Integrovaného systému pro platy a výkony a mzdových statistik poskytovaných českým statistickým úřadem (ISPV, IS PLAT, Úplné náklady práce, Práce 2-04). U těchto zaměstnanců právní předpisy jejich sledování nevyžadují.

Příloha č. 5 je v podstatě doplňkem příloh č. 1 až 4. Jsou v ní uvedeny údaje napříč všemi přílohami č. 1 až 4 a jsou seřazeny numericky podle čísla údaje. Tabulka neobsahuje všechny údaje vyskytující se v tabulkách 1 až 4, ale jen ty, u kterých základní název údaje není zcela výstižný a bylo uznáno za potřebné doplnit k němu podrobnější informaci o obsahovém zaměření údaje (v rámci datového slovníku jsou údaje členěny do tříd a podtříd). Nařízení tedy obsahuje jak (zjednodušené) názvy přesně korespondující s datovým slovníkem, tak jejich upřesnění, které přispívá ke specifikaci obsahu uváděných údajů, ke zlepšení srozumitelnosti právní úpravy pro adresáty a posílení vymahatelnosti stanovených povinností.

Nezbytnost zvláštní obsahové struktury je dána jak jiným organizačním zajištěním sociálního pojištění příslušníků bezpečnostních sborů a vojáků z povolání, tak zejména nezbytností ochrany utajovaných informací, kdy příslušnost k některým bezpečnostním sborům je utajovanou informací podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. Důsledkem této skutečnosti je, že údaje o příslušnících bezpečnostních sborů a vojácích z povolání nejsou využívány pro všechny okruhy agend, pro které bylo konstruováno jednotné měsíční hlášení.

Z výše uvedeného důvodu je nezbytné definovat pro tyto skupiny zaměstnanců odlišnou strukturu podání, která neobsahuje údaje, které nelze v rámci systému jednotného měsíčního hlášení pro příslušníky bezpečnostních sborů a vojáky z povolání využít.

Jednotné měsíční hlášení pro tuto skupinu zaměstnanců obsahuje souhrnnou část podání (část A) a individualizovanou část podání (část B) obsahující údaje vztahující se k jednotlivým zaměstnancům. Pojistná část se v tomto případě neuvádí. Část C přílohy č. 2 stanoví zvláštní obsahovou strukturu pro přihlášení zaměstnance.

Každé podání musí být jednoznačně identifikováno. Proto je nutno u podání uvést kromě údajů vyžadovaných zvláštními právními předpisy rovněž informace umožňující jednoznačné přiřazení jednotného měsíčního hlášení nebo opravného hlášení k zaměstnavateli, ke konkrétnímu podání a k jeho části a součásti (tzv. metadata).

Při vyplňování podání prostřednictvím elektronické aplikace portálu ČSSZ dle § 8 odstavec 1 písm. b) zákon o JMHZ musí být uvedeno u každého podání, zda se jedná o řádné nebo o opravné podání, datum a čas vyplnění podání a u jednotného měsíčního hlášení měsíc a rok, za který se podání podává. Uvádí se rovněž jednoznačný systémový identifikátor podání (GUID).

Pokud je podání učiněno způsobem podle § 8 odstavec 1 písm. a) nebo c) zákon o JMHZ, musí být pro jednoznačnou identifikaci podání uvedeny dále nad rámec údajů uváděných při podání prostřednictvím elektronické aplikace portálu ještě údaje

V jednotlivých typech podání se vyplňují všechny položky. Podrobná definice XSD schématu (tj. datová struktura), technická dokumentace, podrobnosti a metodické postupy pro vyplnění jednotlivých podání jsou zveřejněny na webových stránkách ČSSZ (§ 9 odst. 3 zákona o JMHZ).

V souladu s § 37 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, musí být z podání patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje. Z tohoto důvodu jsou definovány i základní technické požadavky na jednoznačnou identifikaci každého podání, aby bylo eliminováno riziko záměny a s ním spojené administrativní komplikace a nepříznivé právní důsledky. V případě JMHZ se jedná o tzv. metadata podání, která například identifikují subjekt, za který je podáváno (variabilní symbol), datum a čas podání, jednoznačný systémový identifikátor podání (GUID), informace o rozdělení do dílčích podání dle technických požadavků apod. Jelikož se jedná o elementární údaje pro přijetí a zpracování všech podání JMHZ podávaných prostřednictvím určených komunikačních kanálů ČSSZ, nejsou tyto požadavky jednotlivě popsány v nařízení vlády, ale jsou detailně popsány v technické dokumentaci, která bude zveřejněna na webových stránkách ČSSZ.

Odkaz uvedený v nařízení vlády je kompatibilní s ustanovením § 9 odst. 3 zákona o JMHZ. V ustanovení § 8 tohoto nařízení jsou řešena tzv. metadata, která nejsou konkrétně uvedena v tabulkách nařízení vlády. ČSSZ je tedy zveřejňuje na svém webu jako součást datové struktury podání.

Údaje, jejichž nevyplnění nebo nepřesné či neúplné vyplnění se považuje za méně závažnou formální vadu podání (§ 11 odst. 6 zákona o JMHZ), která nezpůsobí neúčinnost části jednotného měsíčního hlášení nebo součásti jeho individualizované části (tzv. propustné chyby), jsou označeny v přílohách č. 1 a 2, a to uvedením identifikačního čísla méně závažné formální vady v příslušném sloupci tabulky.

V příloze č. 6 je uveden číselník a popis těchto méně závažných formálních vad podání a údajů.

Význam této přílohy pro jednotné měsíční hlášení a registraci zaměstnance je zásadní pro případy, kdy dojde k chybnému vyplnění položek, u nichž nepřesný údaj nezpůsobí významný dopad na agendu a jejichž absence či chybné vyplnění proto není důvodem pro nepropustnost podání a tím způsobení jeho neúčinnosti. Tyto údaje sice jsou právními předpisy vyžadovány, ale uvedení nepřesných údajů nemá závažný dopad, proto nejsou nezbytné pro účinnost podání a mohou být upřesněny až po podání výzvy k opravě. To znamená, že méně závažné formální vady nezpůsobí odmítnutí podání a jejich případný výskyt neovlivní účinnost (propustnost, či zamítnutí) celého podání nebo jeho části, bude-li jinak v souladu se zákonem o JMHZ a návrhem nařízením vlády.

Z uvedeného vyplývá, že všechny ostatní automatizovaně zjištěné formální vady podání, které nejsou uvedeny v příloze č. 6, jsou nepropustné a způsobí nepropustnost podání do systémů ČSSZ a podání se stane neúčinným. Seznam kontrol směřujících k odhalení nepropustných vad zveřejní ČSSZ na svém webu podle § 11 odst. 2 zákona o JMHZ.

V jednotlivých přílohách je odkazováno na zvláštní právní předpisy, na jejichž základě je zaměstnavatel povinen sdělovat údaje prostřednictvím JMHZ. Přehled těchto právních předpisů, jejich číselník a seznam jejich zkratek je uveden v příloze č. 7.

Pro účely obsahu tabulek bylo třeba zavést v přílohách č. 1 až 6 též jiné zkratky. Jejich kompletní seznam je uveden v příloze č. 8.

Datum nabytí účinnosti tohoto nařízení vlády se stanovuje stejné, jako obecné datum nabytí účinnosti zákona o JMHZ, k jehož provedení slouží.