Obvykle ombudsmana volí parlament, event. jen jeho dolní komora, většinou na fixně stanovené funkční období. Do funkce je v demokratických státech zpravidla ustanovován zkušený právník, který je znám svou objektivitou, nestranností (včetně politické) a ovšem i odbornou erudicí. Přestože je ombudsman parlamentem volen, zpravidla mu není výslovně odpovědný či podřízený.
Zvláště v posledních desetiletích, v souvislosti s nárůstem množství, komplikovanosti i značné různorodosti případů dochází k ustanovování jednoho či více zástupců ombudsmana, event. samostatných, zvláštních ombudsmanů pro konkrétně, úžeji vymezenou oblast (např. ombudsman pro oblast vojenství, pro vězeňství, pro ochranu dat, dětský ombudsman atp.). Obdobné důvody vedly někde ke zřizování ombudsmanů místních, kteří na rozdíl od ombudsmanů "ústředních", tj. celostátně působících, vyvíjejí činnost pouze na určité části území a zabývají se pouze stížnostmi na místní orgány. V některých zemích se ovšem působnost celostátního ombudsmana vztahuje i na místní správu (např. v Dánsku).
Ve své činnosti je ombudsman relativně nezávislý, což se také (vedle nestrannosti) považuje za profilující znak instituce. Někdy jde o stav faktický, vycházející z tradicí ověřené autority, řada zákonů nicméně přímo nezávislost a neodvolatelnost ombudsmana parlamentem stanoví; jindy je z funkce odvolatelný jen pomocí komplikované procedury, resp. pouze ze zákonem stanovených důvodů. Styk ombudsmana s parlamentem se především uskutečňuje ve formě pravidelně předkládaných výročních zpráv.
Ombudsman zahajuje činnost na základě podání (stížnosti) občana nebo z vlastní iniciativy (včetně neohlášených inspekcí, např. ve věznicích), zřídkakdy z podnětu parlamentu. Ve většině států kontinentální Evropy se stěžovatel svým podáním obrací přímo na ombudsmana (skandinávský model). Vyskytují se ovšem státy, kdy se ombudsman smí stížností zabývat v zásadě pouze tehdy, pokud jí obdržel od poslance, tedy zprostředkovaně (britský model). Občanova stížnost se tak k ombudsmanovi dostává oklikou, přes poslance (tzv. poslanecký filtr).
Ombudsman nejprve provádí předběžnou analýzu věci, kdy posuzuje, zda jde o problém spadající do jeho působnosti, je-li dodržena lhůta, jež může uplynout od aktu úřadu (zhusta jeden rok), zda věc není předmětem jednání soudu atp. Jestliže dojde k závěru, že není důvodu, proč se stížností nezabývat, zahájí vlastní šetření. Pro tyto účely disponuje vůči úřadům, na jejichž činnost dozírá, vyšetřovacími oprávněními (právo vstupu, právo vyžadovat materiály, vyjádření a stanoviska k věci aj.). Ostatní státní orgány jsou zavázány mu poskytovat "úřední pomoc".
Výsledkem zevrubného, závěrečného posouzení věci je doporučení, adresované příslušnému úřadu, který má povinnost ve stanovené lhůtě zaujmout stanovisko. Buď jedná v souladu s doporučením, nebo vysvětlí svůj zamítavý postoj. Nutno zdůraznit, že ombudsman nemá oprávnění nějak přímo zasahovat či ovlivňovat činnost úřadů (jde o pouhou iniciační pravomoc), jeho doporučení není příkazem nadřízeného podřízenému. Jde "toliko" o vyjádření názoru, doporučení nápravy, nicméně vyslovené názory požívají značné autority a většinou jsou bez námitek akceptovány. V opačném případě se ombudsman obrací na nadřízený orgán, a pokud ani pak není úspěšný, může v konečné fázi věc předložit parlamentu, informovat veřejnost atp.
Ombudsmanova činnost se zpravidla nevyčerpává jen prací se stížnostmi. Kromě doporučování změn předpisů a obecnějších návrhů na zlepšení fungování veřejné správy někdy disponuje oprávněním navrhovat ústavnímu soudu přezkum ústavnosti právních předpisů; někde může ústavní nebo nejvyšší soud žádat i o výklad právních předpisů.
Ombudsman by měl sloužit průměrnému, obyčejnému občanovi, bohatstvím neoplývajícímu a právnicky "nedotčenému" individuu, ztracenému v houšti arogantní byrokracie, jako jednoduchá, nenáročná, a přitom relativně účinná forma domáhání se ochrany. Pomoc přitom může spočívat i "jen" v poskytnutí relevantní informace (právního charakteru). Vedlejším pozitivním efektem pak může být posílení důvěry ve veřejnou správu, pokud se stížnost ukáže lichou. Ombudsman by ovšem mohl napomoci v práci i poslancům, kteří dostávají různá podání a buď si s nimi nevědí rady nebo prostě nemají dostatečné prostředky a pravomoci k šetření. Odlehčit by tato instituce mohla i soudům, zejm. pak soudu ústavnímu, jež dostává řadu podání, které není oprávněn řešit.
Po listopadu 1989 byly v tehdejším Československu rozšířeny některé prostředky ochrany subjektivních práv, zejména prostředky ochrany soudní (znovu vytvořeno správní soudnictví, opět zavedeno dovolání jako další opravný prostředek v občanském soudním řízení, umožněna ústavní stížnost k ústavnímu soudu atd.). Veřejná správa - a ovšem i soudnictví - se však nacházejí v procesu hluboké a dlouhodobé přeměny organizační, personální i funkční. Správní rozhodování v individuálních věcech je nyní téměř výlučně v rukou úřednického aparátu, jehož postavení však dosud není vyhovujícím způsobem obecně upraveno, takže mnohé otázky související s odborností a etikou správy zůstávají otevřeny; nevyjasněna je ostatně i obecná otázka postavení státní správy vzhledem k proměnlivé parlamentní většině, míra její závislosti na aktuální politické konstelaci.
Ombudsman by měl plnit funkci základní pomoci občanům v ochraně před státní byrokracií. Občan se nejčastěji dostává do styku s orgány veřejné správy a protože právě veřejná správa je soustavou nadmíru složitou a už proto - ve smyslu právním, politickém, hospodářském i etickém - zvláště zranitelnou i zraňující, zdá se, že je to právě ona, kdo vyžaduje mimořádnou pozornost. Především tímto směrem má být proto zaměřena působnost ombudsmana.
Zřízení instituce ombudsmana (veřejného Ochránce práv) nutně nevyžaduje změnu platné ústavy, protože nejde o orgán, který by disponoval samostatnou mocenskou pravomocí a mohl tak ingerovat do existující dělby státní moci. Jsou zcela mylná občas se vyskytující tvrzení, že ombudsman by narušoval systém dělby moci (ostatně to bývala oblíbená námitka např. v USA). Vytvoření této instituce může sotva narušovat rovnováhu mezi mocí zákonodárnou, výkonnou a soudní, jde jen o zefektivnění obvyklých kontrolních funkcí moci zákonodárné (parlamentu) vůči moci výkonné.
Pokud jde o inspirační zdroje využité při přípravě návrhu, je třeba především zmínit texty příslušných zákonů. Zvláště posloužily úpravy Velké Británie, Francie, Německa, Portugalska, Dánska, Nizozemí a Polska. V určité míře se přihlédlo i k textu někdejšího návrhu zásad ústavního zákona o ochránci lidských a občanských práv České a Slovenské Federativní Republiky.
Návrh zákona vychází z řady používaných a osvědčených principů instituce, jak jsou známy v zahraničí, kupř. šetření na základě podání i z vlastní iniciativy, vyšetřovací oprávnění apod. Sleduje určitou, z hlediska komparace ve světě zřejmě převažující tendenci, která spočívá ve stanovení "omezenější" kompetence ombudsmana. Zcela vědomě není ombudsman postaven do role "velkého pečovatele" o (ubohého) občana. Ombudsman se tedy může zabývat jen otázkami souvisejícími s veřejnou správou a nikoliv věcmi v širším záběru, věcmi soukromoprávního rázu. Ombudsman nemůže za občana sepisovat žaloby, zastupovat ho v řízení před soudy atp. To je totiž trochu jiný problém - problém občanů, kteří nemají dostatek prostředků a potřebují kvalifikovanou právní poradu nebo přímo zastoupení v právním řízení. K řešení této situace by měl sloužit jiný, taktéž právně reglementovaný systém, soustava bezplatného poradenství a zastupování před soudy, kupř. obdobný tomu, jaký dnes existuje ve Velké Británii; tyto funkce u nás - do určité míry - plní advokacie, resp. její zájmová samospráva. Veřejný Ochránce práv (dále jen "Ochránce") má tedy plnit úlohu komplementárního prvku v systému pomoci občanům a dalšími soukromým subjektům zvláště v případech, kdy neexistuje jiná účinná právní ochrana proti jednání (nečinnosti) správních úřadů a dalších veřejnoprávních subjektů.
Vyřizování stížností na veřejnou správu je v současné době dosti problematické, neboť vyhláška č. 150/1958 Ú. l., o vyřizování stížností, oznámení a podnětů pracujících, zřejmě nemá a ani nikdy neměla závaznost právního předpisu a ani zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním, nemůže dostatečně garantovat přešetření záležitosti. Kromě věcí správy soudů jiné právní předpisy problematiku vyřizování stížností v zásadě neupravují. I v tomto směru tedy, pokud by v dané věci šlo o nesprávné, nespravedlivé, protiprávní jednání v oblasti veřejné správy, by instituce ombudsmana měla svoje opodstatnění. Je vhodné v této souvislosti připomenout tzv. všeobecný dozor prokuratury, který do jisté míry mohl suplovat funkci ombudsmana, avšak instituce mohla takto pozitivně začít fungovat v podstatě až od r. 1990, kdy byla oproštěna od vlivu "vedoucí úlohy". V r. 1993 prokuratura a s ní i funkce všeobecného dozoru v souvislosti se zřízením státního zastupitelství zanikla. Právě zánikem všeobecného dozoru se obnažily oblasti, které z hlediska ochrany práv občanů, ale i veřejného zájmu zůstaly nepokryté. Především se jedná o kontrolu ochrany práv občanů v místech výkonu trestu, vazby, ochranné výchovy a ochranného léčení, ale také v prostorách zajištění, zadržení nebo zatčení (zařízení policie). To potvrzují i některé, z poslední doby známé úspěšné ústavní stížností podané k Ústavnímu soudu, týkající se právě policejních zásahů. Nicméně Ústavní soud nemůže bezprostředně a operativně věci ovlivnit - rozhoduje, resp. konstatuje (toliko protiústavnost) post festum, což nedostačuje.
Působnost Ochránce může někdy zdánlivě koincidovat s kompetencí jiných ochraňujících systémů. Ombudsmanovy aktivity bývají často srovnávány s výkonem soudnictví, vesměs spíše ve prospěch ombudsmana. Soudní ochrana občana bývá obvykle sice účinnější (vynutitelnost rozhodnutí), procesně ale podstatně právně formalizovanější, a tudíž časově i finančně náročnější (zastupování, náklady řízení). Ombudsman nabízí rychlejší, prakticky neformální a poplatkům nepodléhající postup, jež zpravidla přináší obdobné výsledky. Navíc se může zabývat i věcmi, které třeba ani soudně napadat nelze. Ačkoliv ombudsman sám nemůže přímo aktivně zasáhnout do způsobu vyřízení konkrétní, stěžovatelem napadnuté záležitosti, autorita jeho názorů a doporučení bývá nicméně respektována. Ve vztahu k soudnictví tedy nemá ombudsman postavení instituce konkurenční, ale komplementární.
Návrh neodporuje ústavnímu pořádku České republiky ani mezinárodním smlouvám podle čl. 10 Ústavy.
Finanční dosah navrhované úpravy (nároky na státní rozpočet) lze pouze odhadnout, protože s institucí podobného druhu zatím nejsou v České republice zkušenosti. Předpokládá se, že celkový počet pracovníků nepřevýší 40 a že výdaje státního rozpočtu nepřevýší 30 mil. Kč ročně; počáteční zřizovací výdaje lze odhadnout na 20 mil. Kč.