1. Obecně

1.1 Vstupem do procesu sledování jsou veškeré procesy a postupy obsažené v systému řízení, včetně technických, provozních a organizačních opatření ke kontrole rizik.

1.2 Činnosti uvedené v čl. 3 odst. 2 procesu sledování jsou popsány v oddílech 2 až 6.

1.3 Tento proces sledování je procesem, který se neustále opakuje, jak znázorňuje diagram uvedený níže v dodatku.

2. Vymezení strategie, priorit a plánu či plánů sledování

2.1 Každý železniční podnik, provozovatel infrastruktury a subjekt odpovědný za údržbu nese na základě svého systému řízení odpovědnost za vymezení své strategie, priorit a plánu či plánů sledování.

2.2 Při rozhodování o tom, co pokládat za prioritní, se zohlední informace z oblastí, které představují největší riziko a které by v případě, že by nebyly účinně sledovány, mohly mít neblahé důsledky pro bezpečnost. Stanoví se pořadí priorit činností sledování a u každé z nich se uvede požadovaný čas, úsilí a zdroje. Při stanovování priorit se rovněž vezmou v úvahu výsledky z předchozích případů uplatnění procesu sledování.

2.3 V procesu sledování se co nejdříve určí případy nesouladu při uplatňování systému řízení, které by mohly vyústit v nehody, incidenty, nebezpečné situace nebo jiné nebezpečné jevy. Výsledkem procesu musí být zavedení opatření, jimiž se takovéto případy nesouladu odstraní.

2.4 Ve strategii a plánu či plánech sledování jsou definovány kvantitativní nebo kvalitativní ukazatele nebo kombinace obou ukazatelů, které:

• a) včas upozorní na jakoukoli odchylku od očekávaného výsledku nebo zaručí, že bylo dosaženo očekávaného výsledku v souladu s plánem;
• b) poskytnou informace o nežádoucích výsledcích;
• c) napomáhají rozhodování.

3. Shromažďování a analýza informací

3.1 Shromažďování a analýza informací se provádějí v souladu se strategií, prioritami a plánem či plány sledování.

3.2 U jednotlivých definovaných ukazatelů uvedených v bodě 2.4 se provádějí tyto činnosti:

• a) shromáždění nezbytných informací;
• b) hodnocení toho, zda jsou procesy, postupy a technická, provozní a organizační opatření ke kontrole rizik zavedeny správně;
• c) kontrola toho, zda jsou procesy, postupy a technická, provozní a organizační opatření ke kontrole rizik účinné a zda dosahují očekávaných výsledků;
• d) hodnocení toho, zda je celý systém řízení správně používán a zda dosahuje očekávaných výsledků;
• e) analýza a hodnocení zjištěných případů nesouladu s písmeny b), c) a d) a určení jejich příčin.

4. Vypracování akčního plánu

4.1 Pro zjištěné případy nesouladu, jež jsou považovány za nepřijatelné, musí být vypracován akční plán. Tento plán musí:

• a) vést k prosazování správně zavedených procesů, postupů a technických, provozních a organizačních opatření ke kontrole rizik, jež byly stanoveny, nebo
• b) zlepšovat stávající procesy, postupy a technická, provozní a organizační opatření ke kontrole rizik nebo
• c) určit a zavést dodatečná opatření ke kontrole rizik.

4.2 Akční plán zahrnuje zejména tyto informace:

• a) cíle a očekávané výsledky;
• b) požadovaná nápravná, preventivní nebo obojí opatření;
• c) osoby odpovědné za zavedení opatření;
• d) lhůty, v nichž mají být opatření zavedena;
• e) osoby odpovědné za hodnocení účinnosti opatření akčního plánu v souladu s oddílem 6;
• f) přezkum dopadu akčního plánu na strategii, priority a plán či plány sledování.

4.3 Pro účely řízení bezpečnosti na rozhraních železniční podnik, provozovatel infrastruktury nebo subjekt odpovědný za údržbu ve shodě s ostatními zúčastněnými subjekty rozhodne, kdo má být provedením požadovaného akčního plánu nebo jeho částí pověřen.

5. Provedení akčního plánu

5.1 Akční plán vymezený v oddílu 4 se provádí za účelem nápravy zjištěných případů nesouladu.

6. Hodnocení účinnosti opatření akčního plánu

6.1 Správné provedení, vhodnost a účinnost opatření stanovených v akčním plánu jsou kontrolovány pomocí téhož procesu sledování, jaký je popsán v této příloze.

6.2 Hodnocení účinnosti akčního plánu zahrnuje zejména tato opatření:

• a) ověření toho, zda je akční plán správně proveden a dokončen podle harmonogramu;
• b) ověření toho, zda bylo dosaženo očekávaného výsledku;
• c) ověření toho, zda se v průběhu času nezměnily výchozí podmínky a zda jsou opatření ke kontrole rizik, vymezená v akčním plánu, pro danou situaci stále vhodná;
• d) ověření toho, zda jsou nezbytná další opatření ke kontrole rizik.

7. Důkazy o uplatňování procesu sledování

7.1 Aby bylo možné prokázat, že je proces sledování uplatňován správně, musí být zdokumentován. Tato dokumentace musí být k dispozici především pro účely vnitřního posouzení. Na požádání:

• a) železniční podniky a provozovatelé infrastruktury tuto dokumentaci dají k dispozici vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu;
• b) subjekty odpovědné za údržbu tuto dokumentaci dají k dispozici orgánu udělujícímu osvědčení. Jsou-li rozhraní spravována na základě smluv, subjekty odpovědné za údržbu zajistí dostupnost této dokumentace pro příslušné železniční podniky a provozovatele infrastruktury.

7.2 Dokumentace vypracovaná podle bodu 7.1 obsahuje zejména:

• a) popis organizace pověřené výkonem procesu sledování a jejích zaměstnanců;
• b) výsledky různých činností procesu sledování uvedených v čl. 3 odst. 2, a zejména přijatých rozhodnutí;
• c) v případě zjištěných nesouladů, jež jsou považovány za nepřijatelné, seznam všech nezbytných opatření, jež mají být provedena za účelem dosažení požadovaného výsledku.