1. Obecné informace

1.1. Databáze Unie poskytuje konsolidovaný přehled údajů uvedených v osvědčeních o kvalifikacích a v plaveckých služebních knížkách uvedených v čl. 25 odst. 1 směrnice (EU) 2017/2397, které jsou uchovávány v národních registrech členských států zřízených a spravovány v souladu s čl. 25 odst. 1 uvedené směrnice.

1.2. Databáze Unie rovněž poskytuje informace o osvědčeních o kvalifikacích a plaveckých služebních knížkách uznaných podle čl. 10 odst. 2 nebo 3 směrnice (EU) 2017/2397, pokud k ní Komise umožnila přístup orgánu třetí země v souladu s čl. 25 odst. 4 směrnice (EU) 2017/2397.

1.3. Databáze Unie poskytuje uživatelské rozhraní (dále jen „internetový portál databáze Unie“), jehož prostřednictvím mají oprávnění uživatelé přístup k údajům v souladu s jejich přístupovými právy.

2. Uživatelé a přístupová práva

2.1. Komise udělí jednotlivým uživatelům přístupová práva, která odpovídají uživatelským profilům stanoveným v tabulce 1, na základě seznamu poskytnutého členskými státy.

2.2. Komise může rovněž umožnit přístup do databáze Unie mezinárodním organizacím a orgánům třetí země v souladu s čl. 25 odst. 4 směrnice (EU) 2017/2397, zejména za předpokladu, že jsou splněny požadavky stanovené v článku 46 nařízení (EU) 2018/1725. Uživatelské profily uvedené v tabulce 1 nebo jejich přístupová práva mohou být omezena na základě výsledku daného posouzení, které se týká úrovně ochrany osobních údajů fyzických osob.

Tabulka 1

3. Funkce

3.1. Ověření registrace člena posádky v databázi Unie:

Databáze Unie umožňuje orgánům zodpovědným za osvědčení a donucovacím orgánům ověřit, zda je již člen posádky v systému zaregistrován. Toto ověření lze provést na základě identifikačního čísla člena posádky (CID) nebo údajů uvedených na dokladu totožnosti poskytnutých členem posádky. U on-line služeb probíhá identifikace člena posádky s využitím souboru údajů stanoveného nařízením (EU) 2015/1501.

Nenalezne-li orgán zodpovědný za osvědčení v systému žádnou osobu s podobným souborem údajů týkajících se identity, bude člen posádky zaregistrován v systému.

3.2. Ověřování údajů o osvědčeních o kvalifikaci a plaveckých služebních knížkách:

Databáze Unie poskytuje přístup k údajům týkajícím se osvědčení o kvalifikacích a plaveckých služebních knížkách poskytovaným vnitrostátními registry.

3.3. Ověřování a úprava stavu osvědčení o kvalifikaci:

Databáze Unie poskytne přístup pro čtení ke stavu osvědčení o kvalifikacích a přístup umožňující zápis pozastavení platnosti osvědčení o kvalifikaci v databázi Unie.

Standardní stavy osvědčení jsou tyto: „aktivní“, „platnost ukončena“, „platnost pozastavena“, „odebráno“, „ztraceno“, „odcizeno“ nebo „zničeno“.

3.4. Odesílání a přijímání oznámení:

Databáze Unie umožní orgánům zodpovědným za vydávání a pozastavování platnosti osvědčení přijímat oznámení o změnách nebo o žádostech v registrech, které se týkají osvědčení nebo zvláštního povolení, jež vydaly nebo pozastavily.

3.5. Vytváření statistik:

Databáze Unie obsahuje funkce umožňující oprávněným uživatelům provádět dotazy pro statistické účely.

3.6. Aktualizace metadat:

Komise aktualizuje metadata databáze Unie po oznámení o změně příslušných údajů ve vnitrostátním registru.

3.7. Informace o neprovedené transakci:

V případě, že systém není schopen provést funkci, musí tato skutečnost a její příčina být oznámeny příslušnému uživateli. Tato žádost nebo údaje se uloží do vyrovnávací paměti databáze Unie a transakce se automaticky opakuje, dokud nedojde k odstranění chyby nebo nedostatku a funkce není úspěšně provedena.

3.8. Správa přístupu uživatelů:

Uživatelé mají přístup do databáze Unie prostřednictvím ověřovací služby Komise (EU Login).

3.9. Sledování přihlášení a transakcí:

Databáze Unie zaznamenává veškeré informace o přihlášení a transakce pro účely sledování běhu a odstraňování chyb a umožňuje vytváření statistik o těchto přihlášeních a transakcích pro potřeby služeb Komise.

4. Údaje z databáze Unie

4.1. Aby databáze Unie mohla vykonávat své funkce, musí uchovávat tyto údaje:

• a) metadata pro směrování;
• b) přístupové tabulky;
• c) identifikační čísla člena posádky s:
  • i) seznam druhů osvědčení a zvláštních oprávnění držitele s jejich příslušným vydávajícím orgánem a statusem;
  • ii) případně sériové číslo plavecké služební knížky držitele;
  • iii) ukazatel do vnitrostátního registru, v němž jsou uloženy nejnovější osobní údaje držitele.

4.2. Databáze Unie může rovněž uchovávat údaje uvedené v článku 25 směrnice (EU) 2017/2397 o osvědčeních o kvalifikacích a plaveckých služebních knížkách uznaných podle čl. 10 odst. 3, pokud Komise odepřela přístup orgánu třetí země v souladu s čl. 25 odst. 4 směrnice (EU) 2017/2397.

5. Komunikace mezi databází Unie a registry

5.1. Propojení mezi databází Unie a vnitrostátními registry je založeno na zabezpečené službě elektronického doporučeného doručování Komise (eDelivery CEF).

5.2. Výměna informací se zakládá na standardních metodách strukturování údajů pomocí formátu XML.

5.3. Časový rámec služeb musí být nepřetržitý (24 hodin denně/7 dnů v týdnu), s mírou dostupnosti systému nejméně 98 %, s výjimkou plánované údržby.

6. Referenční údaje databáze Unie

6.1. Referenční údaje, jako jsou seznamy kódů, kontrolované slovníky a glosáře, se uchovávají v Evropském systému pro správu referenčních údajů (ERDMS), případně včetně překladu do úředních jazyků EU.

7. Ochrana osobních údajů

7.1. Veškeré zpracování osobních údajů oprávněnými uživateli v členských státech se provádí v souladu s právními předpisy Unie o ochraně osobních údajů, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679.

7.2. Komise provádí veškeré zpracovávání osobních údajů uskutečněné podle této směrnice v souladu s nařízením (EU) 2018/1725.

7.3. Osobní údaje uvedené v čl. 25 odst. 1 směrnice (EU) 2017/2397 se zpřístupňují a zpracovávají pouze pro výkon funkcí uvedených v oddíle 3 oprávněnými uživateli.

7.4. Osobní údaje uvedené v oddíle 4 nesmějí být uchovávány v databázi Unie po dobu delší, než je nezbytné pro dosažení účelů, pro něž jsou osobní údaje zpracovávány, a po odchodu členů posádky do důchodu. Seznam druhů osvědčení a zvláštních povolení držitele nezahrnuje osvědčení a povolení, která pozbyla platnosti, byla odebrána nebo zničena, nahlášena jako ztracená nebo odcizená, jakmile byla nahrazena novým osvědčením nebo povolením.

7.5. Osobní údaje zpracovávané pro účely funkce popsané v bodě 3.9 nesmí být uchovávány v databázi Unie po dobu delší než šest měsíců.

7.6. Osobní údaje jiné než uvedené v bodech 7.4 a 7.5 se neuchovávají v databázi Unie déle, než je nezbytně nutné pro uskutečnění transakce.

7.7. Údaje, které jsou k dispozici pro statistické účely, jsou anonymizovány a sloučeny. Statistické informace, které byly řádně anonymizovány a sloučeny, mohou být uchovávány neomezeně dlouho.

8. Jednotná kontaktní místa

8.1. Pro účely související s provozem databáze Unie udržuje Komise kontakt s členskými státy prostřednictvím jednotného kontaktního místa určeného jednotlivými členskými státy v rámci příslušných orgánů uvedených v čl. 26 písm. g) směrnice (EU) 2017/2397.

1. Údaje týkající se lodních deníků jsou zobrazované a zpracovávané pouze oprávněnými uživateli uvedenými v tabulce 1.

2. Komise udělí uživatelům přístupová práva, která odpovídají uživatelským profilům stanoveným v tabulce 1 na základě seznamu poskytnutého členskými státy prostřednictvím jednotných kontaktních míst uvedených v nařízení v přenesené pravomoci 2020/474(Nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2020/474 ze dne 20. ledna 2020 o Evropské databázi trupů plavidel (Úř. věst. L 100, 1.4.2020 , s. 12).) , jakož i mezinárodním organizacím a orgánům třetí země, v souladu s čl. 25 odst. 4 směrnice (EU) 2017/2397.

3. Pro stanovení úplného přístupu, přístupu pouze pro čtení a pro zpracování údajů uvedených v EHDB se použijí pokyny uvedené v příloze III a příloze IV nařízení v přenesené pravomoci 2020/474 o EHDB.

4. Veškeré zpracování osobních údajů oprávněnými uživateli se provádí v souladu s právními předpisy Unie o ochraně osobních údajů, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679.

5. Komise provádí veškeré zpracovávání osobních údajů uskutečněné podle této směrnice v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725.

Tabulka 1

1. Členské státy zastoupené příslušnými orgány stanoví účel a prostředky zpracování osobních údajů ve vnitrostátních registrech. Komise jako provozovatel/správce unijní databáze, která umožňuje výměnu údajů mezi členskými státy, je rovněž správce. Členské státy a Komise jsou společnými správci pro zpracovávání osobních údajů v databázi EU.

2. Každý společný správce musí dodržovat příslušné právní předpisy Unie a vnitrostátní právní předpisy, které se na dotčeného správce vztahují.

3. Komise odpovídá za:

• a) zajištění, aby databáze Unie splňovala požadavky platné pro komunikační a informační systémy Komise, včetně požadavků týkajících se ochrany osobních údajů a uplatňování pravidel pro ochranu údajů týkajících se bezpečnosti zpracování(Rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi (Úř. věst. L 6, 11.1.2017, s. 40) a rozhodnutí Komise ze dne 13. prosince 2017, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článkům 3, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14 a 15 rozhodnutí (EU, Euratom) 2017/46 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Komisi.). Komise provede posouzení rizik v oblasti bezpečnosti informací a zajistí odpovídající úroveň bezpečnosti;
• b) odpovídání na žádosti subjektů údajů, které jsou jí adresovány přímo, v souvislosti s databází Unie a za zveřejnění oznámení o ochraně údajů pro splnění požadavků na poskytování informací. Je-li to vhodné, a zejména pokud se žádost týká opravy a výmazu osobních údajů, Komise žádost subjektu údajů předá příslušnému jednotnému kontaktnímu místu (příslušným jednotným kontaktním místům), která jej adresují. V případech, kdy je žádost adresována přímo Komisi, informuje subjekt údajů o opatřeních přijatých v návaznosti na žádost;
• c) sdělování veškerých případů porušení bezpečnosti osobních údajů v databázi Unie jednotným kontaktním místům uvedeným v oddíle 8.1 přílohy I evropskému inspektorovi ochrany údajů a příslušným osobám, pokud existuje vysoké riziko v souladu s články 34 a 35 nařízení (EU) 2018/1725;
• d) určení kategorií zaměstnanců a dalších osob, kterým může být udělen přístup do databáze Unie, a zajištění toho, aby přístup všech dotčených osob byl v souladu s platnými pravidly pro ochranu údajů;
• e) zajištění, aby zaměstnanci Komise, kteří mají přístup k osobním údajům členů posádky v databázi Unie, byli odpovídajícím způsobem vyškoleni k tomu, aby mohli plnit své úkoly v souladu s pravidly pro ochranu osobních údajů, a aby se na ně vztahovala povinnost zachovávat profesní tajemství podle práva Unie.

4. Příslušné orgány členských států odpovídají za:

• a) shromažďování a zpracovávání osobních údajů žadatelů a zpracování osobních údajů získaných z databáze Unie/vyměněných pomocí databáze Unie. Sběr a zpracování osobních údajů probíhá v souladu s nařízením (EU) 2016/679, zejména s cílem zajišťování zákonného shromažďování údajů, poskytování náležitých informací, zajišťování přesnosti údajů (včetně výmazu zastaralých údajů nebo profilů, je-li to relevantní) a zajišťování náležitého zabezpečení údajů ve vnitrostátních registrech;
• b) provoz kontaktního místa pro členy posádky, a to i pro vykonávání jejich práv, reagování na žádosti členů posádky a zajišťování, aby členové posádky, jejichž údaje jsou zpracovávány prostřednictvím databáze Unie a vnitrostátních registrů, měli možnost vykonávat svá práva v souladu s právními předpisy o ochraně údajů. V této souvislosti spolupracují s příslušnými orgány jiných členských států prostřednictvím jednotných kontaktních míst a s Komisí, aby se náležitě zabývaly žádostmi subjektů údajů, které jsou určeny danému členskému státu, jiným členským státům nebo Komisi. Příslušné orgány členských států, které obdržely žádost od subjektu údajů, informují subjekt údajů o opatřeních přijatých v návaznosti na tuto žádost;
• c) sdělování veškerých případů narušení bezpečnosti osobních údajů týkajících se údajů členů posádky a zpracovávaných prostřednictvím databáze Unie Komisi jednotnému kontaktnímu místu uvedenému v oddíle 8.1 přílohy I, příslušnému dozorovému úřadu na vnitrostátní úrovni, a je-li to požadováno, příslušným členům posádky v souladu s články 33 a 34 nařízení (EU) 2016/679 nebo na žádost Komise;
• d) v souladu s přístupovými právy uživatelů odpovídajícími uživatelským profilům stanoveným v tabulce 1 přílohy I určení zaměstnanců, kterým má být umožněn přístup k osobním údajům členů posádky v databázi Unie, a sdělení tohoto určení Komisi;
• e) zajištění, aby jejich zaměstnanci, kteří mají přístup k osobním údajům členů posádky v databázi Unie, byli odpovídajícím způsobem vyškoleni k tomu, aby mohli plnit své úkoly v souladu s pravidly pro ochranu osobních údajů, a aby se na ně vztahovala povinnost zachovávat profesní tajemství v souladu s vnitrostátními právními předpisy nebo pravidly stanovenými příslušným národním orgánem.