a) doklad o neexistenci záznamu v rejstříku trestů, pokud jde o praní peněz, financování terorismu, poskytování finančních nebo datových služeb, podvod nebo zpronevěru, zejména formou úředního osvědčení, nebo v případě, že takové osvědčení není v příslušném členském státě k dispozici, vlastního prohlášení o bezúhonnosti, a povolení pro orgán ESMA vyžádat si od příslušných orgánů informace, zda byl daný člen v souvislosti s praním peněz, financováním terorismu, poskytováním finančních či datových služeb nebo v souvislosti s podvodem či zpronevěrou odsouzen za trestný čin;

b) čestné prohlášení každého člena vrcholného vedení a správní, dozorčí nebo řídící rady o tom:

• i) zda byl tento člen, pokud není k dispozici doklad o neexistenci záznamu v rejstříku trestů, odsouzen za jakýkoli trestný čin;
• ii) zda bylo vůči tomuto členovi vydáno nepříznivé rozhodnutí v jakémkoli řízení disciplinární povahy vedeném regulačním orgánem nebo orgánem státní správy v souvislosti s poskytováním finančních služeb nebo služeb souvisejících s udržitelností;
• iii) zda bylo vůči tomuto členovi vydáno nepříznivé soudní rozhodnutí v občanskoprávním řízení před soudem v souvislosti s poskytováním finančních služeb nebo služeb souvisejících s udržitelností nebo v souvislosti s pochybením či podvodem při řízení právnické osoby;
• iv) zda byl tento člen členem vrcholného vedení nebo správní, dozorčí nebo řídící rady podniku, vůči němuž regulační orgán vydal nepříznivé rozhodnutí nebo jemuž regulační orgán uložil sankci anebo odebral registraci nebo povolení;
• v) zda bylo tomuto členovi odepřeno právo vykonávat činnosti, které vyžadují registraci nebo povolení regulačního orgánu;
• vi) zda byl tento člen podroben posouzení způsobilosti a korektnosti regulačním orgánem, jehož výsledkem bylo záporné rozhodnutí, nebo kladné posouzení za určitých podmínek;
• vii) zda byl tento člen členem vrcholného vedení nebo správní, dozorčí nebo řídící rady podniku, vůči kterému bylo zahájeno insolvenční řízení, který vstoupil do likvidace nebo na který byla nařízena nucená správa, přičemž byl tímto podnikem zaměstnán nebo k insolvenčnímu řízení, likvidaci nebo nucené správě došlo do jednoho roku od doby, kdy přestal být tímto podnikem zaměstnán;
• viii) zda byl tento člen pokutován, suspendován, byla mu zrušena způsobilost nebo mu byla uložena jiná sankce profesním orgánem souvisejícím s finančními nebo obchodními činnostmi;
• ix) zda tento člen ztratil způsobilost vykonávat funkci člena řídícího orgánu, způsobilost vykonávat řídící funkci, byl propuštěn ze zaměstnání nebo jiné funkce v podniku v důsledku pochybení nebo zanedbání povinnosti;
• x) zda tento člen má nebo měl jakékoli vztahy, funkce nebo účast, které by mohly přímo či nepřímo ovlivnit zájmy externího posuzovatele a poctivost jeho posuzovacích činností.

c) Žádající externí posuzovatel zajistí, aby přístup k informacím uvedeným v odst. 2 písm. a) měly pouze osoby odpovědné za žádost. Tyto informace se uchovávají odděleně od ostatních informací týkajících se vrcholného vedení a členů správní, dozorčí nebo řídící rady externího posuzovatele. O přístupu k uvedeným informacím se vedou záznamy. Tyto informace se neuchovávají, pokud se týkají kandidátů na členy vrcholného vedení a správní, dozorčí nebo řídící rady žádajícího externího posuzovatele, kteří nebyli jmenováni.

d) Orgán ESMA zajistí, aby přístup k informacím uvedeným v odst. 2 písm. a) měly pouze osoby odpovědné za posouzení vhodnosti vrcholného vedení a členů správní, dozorčí nebo řídící rady žádajícího externího posuzovatele. Tyto informace se uchovávají odděleně od ostatních informací týkajících se vrcholného vedení a členů správní, dozorčí nebo řídící rady externího posuzovatele. O přístupu k uvedeným informacím se vedou záznamy. Tyto informace se neuchovávají, pokud se týkají kandidátů na členy vrcholného vedení a správní, dozorčí nebo řídící rady žádajícího externího posuzovatele, kteří nebyli jmenováni.

e) Externí posuzovatelé a orgán ESMA uchovávají osobní údaje týkající se dobré pověsti vrcholného vedení a členů správní, dozorčí nebo řídící rady externího posuzovatele po dobu nezbytnou pro posouzení prvotní registrace a případně průběžný dohled, nejdéle však pět let poté, co daný člen přestal vykonávat svou funkci, nebo po odnětí registrace daného externího posuzovatele.

a) aktuální životopis každého člena vrcholného vedení a správní, dozorčí nebo řídící rady externího posuzovatele, který obsahuje podrobné informace relevantní pro úkoly požadované po externích posuzovatelích podle nařízení (EU) 2023/2631, včetně:

• i) údajů o vzdělání, včetně akademických a odborných osvědčení a další relevantní odborné přípravy;
• ii) historie zaměstnání, včetně rozsahu a doby trvání vykonávaných funkcí, se zdůrazněním všech činností relevantních pro činnost externích posuzovatelů;

b) relevantnost znalostí získaných v rámci vzdělávání a odborné přípravy pro finanční služby nebo služby související s udržitelností pro činnost externích posuzovatelů;

c) relevantnost odborné praxe získané při činnostech souvisejících s úkoly, které má externí posuzovatel vykonávat, jako je zajišťování kvality, kontrola kvality, provádění předemisních a poemisních posouzení a posouzení zpráv o dopadu, poskytování stanovisek druhé strany nebo finančních služeb;

d) kolektivní a aktuální dovednosti, odborné kvalifikace a zkušenosti vrcholného vedení a členů správní, dozorčí nebo řídící rady, které jsou relevantní pro úkoly požadované po externích posuzovatelích podle nařízení (EU) 2023/2631, a související rizika.

a) celkový počet analytiků, zaměstnanců a dalších osob, které se přímo podílejí na posuzovacích činnostech, jejich služební zařazení, popis jejich práce, trvalý nebo dočasný charakter jejich pracovních smluv a důvody, proč externí posuzovatel považuje počet a funkce za přiměřené;

b) předpokládaný počet a dobu trvání externích posouzení, která mají být provedena v následujících 24 měsících, a důvody, proč se externí posuzovatel domnívá, že počet zaměstnanců a dalších osob, které se přímo podílejí na posuzovacích činnostech, je přiměřený počtu a době trvání budoucích externích posouzení.

a) druh posuzovacích činností, jež mají osoby, které se přímo podílejí na posuzovacích činnostech, vykonávat v následujících 24 měsících;

b) pracovní historii osob uvedených v písmenu a), včetně povahy služeb poskytovaných na předchozích pracovních místech a délky jejich poskytování a zastávaných funkcí;

c) zkušenosti osob uvedených v písmenu a), které souvisejí se zajišťováním kvality, kontrolou kvality, prováděním předemisních a poemisních posouzení a posouzení zpráv o dopadu a s poskytováním stanovisek druhé strany nebo finančních služeb;

d) vzdělání osob uvedených v písmenu a) a veškerá příslušná odborná osvědčení nebo získané kvalifikace;

e) další odborné a akademické úspěchy osob uvedených v písmenu a), které jsou relevantní pro povahu jejich funkcí;

f) plán odborné přípravy a rozvoje osob uvedených v písmenu a);

g) případné použití automatizační technologie při posuzovacích činnostech.

a) systémy správy a řízení společnosti specifikují alespoň organizaci, rozsah působnosti, účel a fungování řídících orgánů externího posuzovatele, včetně jasných hierarchických vztahů, povinností jednotlivých funkcí a komunikačních kanálů;

b) existuje rámec vnitřní kontroly;

c) organizační opatření zajišťují kontinuitu a správnost provádění posuzovacích činností, ochranu důvěrnosti a bezpečnost záznamů o poskytovaných službách, řádné administrativní a účetní postupy a odpovídající systémy zpracování informací;

d) je zajištěna anonymita oznamovatelů a jsou zakázána odvetná opatření;

e) transakce se spřízněnými stranami, uzavírání osobních obchodů zaměstnanci, mimopracovní aktivity a přijímání darů a projevů pohostinnosti jsou důsledně přezkoumávány;

f) je zajištěna nezávislost zaměstnanců, kteří mají dohody o pohyblivé složce odměny;

g) správní, dozorčí nebo řídící rada externího posuzovatele přijímá politiky a postupy v souladu s tímto nařízením.

a) vnitřní kontrolní mechanismy jsou přizpůsobeny povaze, rozsahu a složitosti externího posuzovatele;

b) osoby odpovědné za vnitřní kontrolu jsou schopny získat informace potřebné k výkonu své funkce a podat zprávu o svých zjištěních správní, dozorčí nebo řídící radě externího posuzovatele;

c) funkce vnitřní kontroly jsou nezávislé a jasně oddělené od obchodních funkcí provádějících posuzovací činnosti.

a) existuje politika pro oblast střetů zájmů;

b) existuje účinný proces zajišťování souladu, který je vhodný pro sledování provádění politiky pro oblast střetů zájmů, včetně dohledu správní, dozorčí nebo řídící rady;

c) existují postupy pro odbornou přípravu a zvyšování informovanosti vrcholného vedení, členů správní, dozorčí nebo řídící rady, analytiků, zaměstnanců a všech dalších fyzických osob, které poskytují služby externím posuzovatelům nebo podle jejich příkazů, o obsahu politiky pro oblast střetů zájmů, a to i předtím, než tyto osoby začnou poprvé plnit své povinnosti;

d) je veden soupis skutečných nebo potenciálních střetů zájmů, které se týkají externího posuzovatele, včetně navrhovaných opatření na jejich zmírnění;

e) jsou zavedeny postupy řízení rizik a kontroly zaměřené na prevenci a odhalování ve vztahu k identifikaci, odstranění, řízení a zveřejňování střetů zájmů;

f) jsou identifikovány střety zájmů, aby mohly být odstraněny nebo řízeny a transparentně zveřejněny;

g) je zajištěna nezávislost analytiků, zaměstnanců a dalších osob, které se přímo podílejí na posuzovacích činnostech.

a) poskytovatel služeb, který je třetí stranou, má odborné znalosti v oblasti externě zajišťovaných činností;

b) poskytovatel služeb, který je třetí stranou, je k dispozici pro poskytování externě zajišťovaných činností po dobu plánovaného externího zajišťování;

c) poskytovatel služeb, který je třetí stranou, má zavedený rámec vnitřní kontroly, aby byl zajištěn odpovídající výkon externě zajišťovaných činností.

a) obchodní model, nabízené služby, vlastnictví, struktura skupiny a postavení jako regulovaný subjekt nebo jako subjekt podléhající dohledu;

b) kvalifikace pracovníků zapojených do externě zajišťovaných posuzovacích činností;

c) zavedené politiky a postupy pro výkon externě zajišťovaných činností, včetně používání přesných a spolehlivých informací a údajů;

d) zavedené kontroly a monitorovací činnosti pro účinné uplatňování politik a postupů pro výkon externě zajišťovaných činností;

e) případné použití automatizační technologie při posuzovacích činnostech;

f) právní a regulační požadavky vztahující se na činnost poskytovatele služeb, který je třetí stranou.

a) očekávaný počet a druh posuzovacích činností, které mají být zajišťovány externě, nevedou k přílišné závislosti na poskytovateli služeb, který je třetí stranou;

b) jsou zavedena ochranná opatření k řízení rizik spojených s externím zajišťováním, včetně rizik závislosti při poskytování externě zajišťovaných posuzovacích činností;

c) jsou zavedena opatření pro zajištění kontinuity služeb, včetně plánů pro nepředvídané události a pravidelného testování záložních zařízení;

d) jsou zavedena opatření pro zabezpečení dat a systémů, včetně případného využívání cloudových technologií;

e) jsou zavedena taková ochranná opatření, aby byl externí posuzovatel schopen externě zajišťované posuzovací činnosti sledovat a dohlížet na ně;

f) pokud je poskytovateli služeb, který je třetí stranou, smluvně povoleno dále externě zajišťovat výkon posuzovacích činností, splňují tyto činnosti kritéria stanovená v písmenech a) až e).

a) dokumentace a evidence všech jmen a funkcí osob odpovědných za schvalování a sledování externě zajišťovaných činností jsou vedeny na odpovídající úrovni;

b) poskytovatel služeb, který je třetí stranou, je schopen poskytnout externímu posuzovateli všechny nezbytné informace týkající se externě zajišťovaných posuzovacích činností, které externí posuzovatel potřebuje k prokázání, že dodržuje nařízení (EU) 2023/2631;

c) pokud jsou posuzovací činnosti zajišťovány externě poskytovatelem služeb, který je třetí stranou ze třetí země, mají externí posuzovatel a poskytovatel služeb, který je třetí stranou, zavedeny postupy pro řízení rizik vyplývajících:

• i) z rozdílných regulatorních požadavků nebo právních systémů;
• ii) z neexistence nebo nevhodného načasování výstupních strategií v případě přerušení nebo selhání služeb;
• iii) z incidentů v oblasti bezpečnosti informací a dat;
• iv) z porušení ochrany důvěrných informací;
• v) z nedostatečně rychlého přístupu orgánu ESMA a externího posuzovatele k záznamům třetí strany, včetně případů, kdy jsou tyto záznamy vedeny v jurisdikcích třetích zemí.