a) jednoznačnou definici, jasné rozdělení úkolů a oddělení funkcí v dotyčné organizaci, které je dostatečné pro zajištění řádného finančního řízení;

b) účinné systémy, které zajistí, že jsou úkoly vykonávány uspokojivě;

c) v případě zprostředkujících subjektů podávání zpráv příslušnému orgánu o plnění úkolů a použitých prostředcích.

a) pravomoci, které jim jsou svěřeny;

b) rozdělení funkcí v rámci jednotlivých útvarů nebo mezi nimi, včetně rozdělení mezi řídící a platební orgán v případech, kdy náleží k témuž subjektu;

c) postupy pro přijímání, ověřování a potvrzování žádostí o úhradu výdajů a pro schvalování, provádění a účtování plateb příjemcům;

d) ustanovení pro audit řídicích a kontrolních systémů.

a) uvedení potvrzení souhrnných částek oznámených Komisi do souladu s jednotlivými prohlášeními o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a u konečných příjemců, včetně subjektů nebo podniků, které se účastní uskutečňování akcí, pokud nejsou konečnými příjemci finančních prostředků, a

b) ověření rozdělení a převodu prostředků poskytnutých Společenstvím a členským státem.

a) Podklady, jež se týkají výdajů a kontrol uvedených v čl. 38 odst. 6 nařízení (ES) č. 1260/1999, obsahují:

• doklady, které se vztahují na jednotlivé vzniklé a ohlášené výdaje a platby uskutečněné v rámci pomoci a požadované pro dostatečný audit, včetně dokladů, které prokazují skutečné dodání spolufinancovaných produktů nebo služeb,

• zprávy a doklady, jež se týkají kontrol provedených podle článků 4, 9, 10 a 15 tohoto nařízení.

  Příslušné orgány členských států určí, který subjekt uchovává doklady po celou dobu požadované lhůty k uchování.

b) Doklady musí být uchovávány jako originály nebo na obecně uznávaných nosičích dat.

Mezi obecně uznávané nosiče dat patří zejména:

• fotokopie originálů dokladů,

• mikrofiše originálů dokladů,

• elektronické verze originálů dokladů na optických nosičích dat (CD-ROM, hard disk nebo magnetický disk),

• doklady existující pouze v elektronické podobě.

Vnitrostátní orgány stanoví postup ověřování souladu dokladů uchovávaných na obecně uznávaných nosičích dat s originály dokladů, který zajistí, že uchovávané verze splňují podmínky vnitrostátních právních předpisů a jsou pro účely auditu spolehlivé. Pokud doklady existují pouze v elektronické podobě, musí počítačové systémy, na kterých jsou elektronické verze uchovávány, splňovat schválené bezpečnostní normy, které zajišťují, že uchovávané doklady splňují podmínky vnitrostátních právních předpisů a jsou spolehlivé pro účely auditu.

a) existují postupy, které zajistí, že doklady uvedené v odstavci 2a jsou uchovávány v souladu s požadavky čl. 38 odst. 6 nařízení (ES) č. 1260/1999 a přílohy I tohoto nařízení;

b) je zaznamenán subjekt, který tyto doklady uchovává, a jeho umístění;

c) tyto doklady jsou dostupné pro inspekci prováděnou osobami nebo subjekty, které jsou obvykle pověřeny inspekcí takových dokladů.

Osobami a subjekty jsou

• i) zaměstnanci řídícího a platebního orgánu a zprostředkujících subjektů, kteří vyřizují žádosti o platby;
• ii) organizace provádějící audit řídicích a kontrolních systémů;
• iii) osoba nebo útvar platebního orgánu příslušný pro potvrzování žádostí o průběžnou a konečnou platbu podle čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999 a osoba nebo útvar, které vydávají prohlášení podle čl. 38 odst. 1 písm. f);
• iv) pověření úředníci vnitrostátních kontrolních orgánů a Společenství.

a) řídící orgán a zprostředkující subjekty splnily požadavky nařízení (ES) č. 1260/1999, a zejména čl. 38 odst. 1 písm. c) a e) a čl. 32 odst. 3 a 4, a dodržely podmínky rozhodnutí Komise podle článku 28 uvedeného nařízení;

b) prohlášení o výdajích obsahuje pouze výdaje,

• i) které byly skutečně vynaloženy během období způsobilosti stanoveného v rozhodnutí, mají podobu výdajů konečných příjemců ve smyslu odstavců 1.2, 1.3 a 2 pravidla č. 1 přílohy nařízení Komise (ES) č. 1685/2000(Úř. věst. L 193, 29.7.2000, s. 39.), a lze je doložit potvrzenými fakturami nebo jinými účetními doklady stejné důkazní hodnoty;
• ii) které vznikly při akcích, jež byly vybrány pro financování v rámci konkrétního programu pomoci v souladu s jeho kritérii výběru a postupy a které po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, podléhaly pravidlům Společenství, a
• iii) vynaložené na opatření, pro která byla veškerá případná státní podpora formálně schválena Komisí.

a) ověřit, že spolufinancované výrobky a služby byly dodány a že požadované výdaje byly skutečně vynaloženy;

b) zajistit soulad s odpovídajícími pravidly a

c) zachovat pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky.

a) ověřit účinnost zavedených řídicích a kontrolních systémů;

b) výběrovým způsobem na základě analýzy rizik ověřit prohlášení o výdajích připravená na různých úrovních.

a) potřeba kontrolovat vhodnou kombinaci druhů a velikostí akcí;

b) případné rizikové faktory zjištěné vnitrostátními kontrolami nebo kontrolami Společenství;

c) soustředění akcí u některých zprostředkujících subjektů nebo konečných příjemců, tak aby u hlavních zprostředkujících subjektů a konečných příjemců byla provedena alespoň jedna kontrola před ukončením každé pomoci.

a) praktické uplatňování a účinnost řídicích a kontrolních systémů;

b) u dostatečného množství účetních záznamů soulad těchto záznamů s podklady uchovávanými u zprostředkujících subjektů, u konečných příjemců a u dalších subjektů nebo podniků, které akce provádějí;

c) existenci dostatečné pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky;

d) u dostatečného počtu výdajových položek, že povaha a čas dotyčného výdaje vyhovují požadavkům Společenství a vztahují se ke schváleným nákladům akce a ke skutečně provedeným pracím;

e) že využití nebo zamýšlené využití akce je v souladu s popisem využití uvedeným v žádosti o spolufinancování Společenství;

f) že finanční příspěvky Společenství nepřekračují meze stanovené článkem 29 nařízení (ES) č. 1260/1999 nebo jakýmikoli dalšími použitelnými předpisy Společenství a proplácejí se konečným příjemcům bez jakýchkoli srážek nebo neodůvodněných zpoždění;

g) že bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a

h) že spolufinancované akce jsou uskutečňovány v souladu s pravidly a politikami Společenství podle článku 12 nařízení (ES) č. 1260/1999.

a) na určeném řídícím orgánu;

b) na osobě nebo útvaru platebního orgánu příslušném k vystavování potvrzení podle čl. 9 odst. 1;

c) na zprostředkujícím subjektu.